Resumo do livro Extreme Productivity by Robert Pozen

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1. Aumente sua produtividade ao máximo.

As pessoas tendem a pensar que o aumento da produtividade será exaustivo. Eles acreditam que terão que trabalhar o tempo todo, em plena capacidade, para realizar as suas ambições.

Mas na verdade o oposto é verdadeiro. Quanto mais produtivo você for, mais rápido poderá terminar seu trabalho. Isso significa mais tempo para fazer as coisas que são importantes para você. E, como consequência, você ficará mais feliz e revigorado, o que o tornará ainda mais produtivo.

Então, como podemos entrar neste ciclo positivo? É realmente tudo uma questão de simplicidade. Produtividade consiste em desenvolver um certo senso Zen de ocupação, despendendo o mínimo de esforço para obter o máximo de resultados.

Nesse resumo, você aprenderá

• Como planejar seu trabalho de forma eficiente;
• Como parar de perder tempo e encontrar foco; e
• Por que você realmente consegue trabalhar menos de oito horas por dia.

2. Priorize suas tarefas e invista seu tempo de acordo.

Planejar com antecedência, seja para o próximo ano, para o próximo mês ou mesmo para a próxima semana, pode ser uma tarefa difícil quando você está afogado no trabalho. Mas olhar para o futuro terá uma grande recompensa no longo prazo.

Para começar a pensar no longo prazo, comece a organizar seu trabalho. Divida as tarefas em metas, objetivos e metas para que você possa começar a priorizar. Uma boa estratégia é dividir as tarefas de acordo com o tempo que levam para serem realizadas.

Por exemplo, os objetivos de carreira levam cinco anos ou mais. São coisas como expandir sua rede de negócios ou conseguir uma promoção de nível executivo.

Os objetivos duram entre três e 24 meses. Por exemplo, se você trabalha para uma empresa de calçados, o objetivo pode ser reformular a marca de uma linha de tênis.

E, finalmente, metas são qualquer coisa que leve três meses ou menos, como redigir relatórios de progresso ou terminar parte de um grande projeto. Objectivos e metas são essenciais. Afinal, se você não se concentrar nesses esforços básicos, nunca alcançará seus objetivos profissionais mais amplos.

Mas também é importante priorizar metas, objetivos e metas com as quais você e seu empregador estejam de acordo. Você deve primeiro se concentrar nas coisas que você e seu chefe desejam alcançar; uma vez feito isso, você pode resolver as tarefas que dizem respeito apenas a você.

Por exemplo, digamos que você queira conhecer mais pessoas em seu setor e também mudar a marca da linha de tênis de sua empresa para aumentar os lucros. Como seu empregador também deseja que a segunda coisa aconteça, seria melhor se concentrar primeiro na reformulação da marca.

Então, depois de analisar suas tarefas, é hora de definir algumas prioridades principais, ou seja, os projetos nos quais você gastará a maior parte do seu tempo. Para garantir que você está fazendo isso de forma eficaz, você deve monitorar seus dias de trabalho, monitorando como você aloca seu tempo.

Você pode descobrir que gasta muito tempo em atividades que não têm muito a ver com seus objetivos ou metas. Talvez você esteja participando de muitas reuniões internas e deixando de priorizar as importantes.

A forma como você aloca seu tempo é crucial para sua produtividade, o que nos leva a outro problema: a procrastinação.

3. Combata a procrastinação com miniprazos que responsabilizam você.

Você já se viu com muito trabalho para fazer e não sabe por onde começar? Situações como essa podem ser paralisantes, por isso é fundamental saber como lidar com elas.

Uma abordagem é dividir seus projetos em metas menores, para as quais você pode definir miniprazos. Afinal, se você for como a maioria das pessoas, só começará a trabalhar quando a pressão começar a aumentar.

Mas em vez de esperar até o último minuto para produzir um trabalho desleixado movido a cafeína, uma abordagem melhor é definir prazos menores que dividam as tarefas em partes mais gerenciáveis. Dessa forma, você pode terminar seu trabalho passo a passo, bem antes do prazo.

Ao usar essa abordagem, você deve definir seus prazos em intervalos semelhantes e evitar que todos se acumulem no final. Por exemplo, digamos que você precise escrever um relatório de 6.000 palavras em quatro semanas. Seus prazos podem ser escrever 2.000 palavras todas as semanas durante as primeiras três semanas e passar a semana final revisando e ajustando.

A partir daí, você pode cumprir seus prazos compartilhando-os com seu chefe, o que adiciona pressão extra e torna você mais responsável. Por exemplo, você poderia dizer ao seu chefe que está trabalhando em uma análise dos concorrentes da sua empresa e que dividiu a tarefa em quatro capítulos.

A partir daí, você poderia dizer que começará na segunda-feira e que terá o relatório na caixa de correio dela na sexta-feira. Você pode até criar um evento na agenda para convidar sua chefe, para que ela receba um lembrete sobre a data de vencimento.

Essa abordagem garante que você cumprirá suas promessas, já que não vai querer decepcionar seu chefe.

Mas lembre-se, também é fundamental recompensar-se depois de cumprir um prazo com sucesso. Portanto, mime-se com uma boa refeição ou um livro interessante para saber que você se saiu bem.

4. Lide rapidamente com tarefas de baixa prioridade, mantendo seu perfeccionismo sob controle.

Em um momento ou outro, você provavelmente gastou tanto tempo em tarefas pequenas e simples que nunca conseguiu concluir as tarefas que realmente importam. É por isso que, ao trabalhar, é importante tirar as peças menores do caminho logo de cara.

Afinal, gastar muito tempo em uma tarefa pequena e de baixa prioridade desperdiçará seu tempo e sua paciência. Portanto, em vez de alocar muito tempo para trabalhos que não são muito importantes, faça as coisas simples rapidamente para liberar mais tempo para as tarefas mais importantes.

Por exemplo, todos os dias você se deparará com solicitações diferentes de seus colegas, de seu chefe e de sua família. À medida que essas tarefas surgem, é importante decidir o mais rápido possível se você vai ou não lidar com elas. Se estiver, cabe a você fazê-lo apressadamente.

Uma boa abordagem aqui é aplicar o princípio OHIO, também conhecido como “Trate apenas uma vez”. Por exemplo, digamos que você receba um e-mail convidando você para uma conferência. Você navega rapidamente pelo e-mail e o deixa de lado. Três dias depois, você se lembra da mensagem, mas não lembra o nome do remetente. Como resultado, você gasta incontáveis minutos navegando pela sua caixa de entrada. A partir daí, você terá que ler novamente, perdendo ainda mais tempo!

Por outro lado, se você estivesse usando o princípio OHIO, você verificaria se a data era gratuita e o tema interessante e tomaria uma decisão imediatamente.

Outra forma de avançar com seu trabalho é lutar contra a tentação de ser perfeito quando se trata de tarefas de baixa prioridade. Lembre-se de que nem tudo precisa ser feito perfeitamente. Você deve reservar esse privilégio para o seu trabalho de alto nível, pois é isso que seu chefe verá e julgará.

Ninguém ficará satisfeito se você gastar muito tempo respondendo e-mails sem sentido, então lide com essas tarefas de acordo: resolva-as rapidamente e passe para as coisas importantes.

5. Escreva com eficiência, encontrando estrutura e tranquilidade.

Sempre que você lê qualquer coisa, seja um romance ou uma postagem de blog, você tem uma visão da mente do autor. Rapidamente, você pode verificar se essa mente está bem ordenada ou dramaticamente caótica. E, se você for um escritor, seus leitores aprenderão muito sobre o funcionamento interno do seu cérebro com o fluxo de sua prosa.

Portanto, para melhorar a eficiência e a qualidade da sua escrita, você precisa adicionar estrutura ao processo. Você pode fazer isso por meio de brainstorming, categorização e, em seguida, delineamento.

Na fase de brainstorming, anote todos os pensamentos que vierem à mente sobre o assunto. Não se preocupe com ordem e estrutura; pinte com os traços mais amplos possíveis.

Por exemplo, imagine que você recebeu a tarefa de escrever um discurso aos executivos da sua empresa sobre como tornar a empresa mais ecologicamente correta. Você pode começar pensando em coisas como imagem da empresa, redesenho da embalagem do produto, custos de energia, emissões de carbono e lâmpadas LED.

A partir daí vem a fase de categorização, durante a qual você adiciona alguma ordem às suas ideias. Agrupe suas ideias em categorias e depois em subcategorias. No caso do pitch ambiental, suas categorias podem ser ganhos intangíveis, como imagem e valores da empresa; resíduos e energia, nos quais cairiam embalagens e LEDs; e lucros e perdas, que cobrem custos de energia, emissões de carbono e posicionamento estratégico.

Depois de fazer isso, você estará pronto para delinear sua peça, organizando suas categorias em uma sequência lógica. No exemplo acima as categorias já estão na ordem correta e basta escrevê-las, acrescentando uma introdução e uma conclusão.

Mas a escrita eficiente não envolve apenas estrutura. Também requer tempo e silêncio.

Afinal, como você deve se concentrar com o telefone tocando, e-mails chegando constantemente à sua caixa de entrada e colegas incomodando você?

Experimente ir para o escritório mais cedo, quando não há ninguém por perto, ou ficar um pouco mais tarde, depois que seus colegas de trabalho já tiverem saído. Ou se o seu trabalho envolve viajar de trem ou avião, aproveite esta excelente oportunidade para escrever um pouco mais focado!

6. O produto que você entrega é mais importante do que o tempo que você gasta nele.

Você avalia a qualidade de um livro pelo tempo que o autor levou para escrevê-lo? Claro que não. E o mesmo se aplica ao trabalho.

Os resultados são o que contam. O número de horas gastas em qualquer projeto é irrelevante. Afinal, você consegue pensar em um único cliente ou colega que gostaria que você gastasse mais tempo em algo se esse tempo extra levasse a resultados piores?

Por exemplo, digamos que você escreva dois relatórios. O primeiro, no qual você passou oito horas, acabou ruim porque você começou tarde e ficou ansioso ao escrevê-lo. O segundo, que você levou apenas três horas para escrever, é excelente porque você se preparou e sabia exatamente o que escrever. Qual você acha que seu chefe preferirá?

A questão é que é totalmente irracional valorizar o número de horas que você gasta em algo em detrimento da qualidade do resultado. Dito isto, embora trabalhar mais rápido não signifique que você sempre saia mais cedo do escritório, significa que você deve se sentir à vontade para tirar uma folga.

Não faz sentido abraçar uma cultura que favorece longas horas em detrimento da produtividade. Infelizmente, muitos gestores ainda dão mais ênfase às horas trabalhadas do que aos resultados produzidos.

Eles tendem, muitas vezes inconscientemente, a valorizar os trabalhadores que fazem horas extras e horas de fim de semana. Como resultado, muitos gestores afirmam favorecer os resultados, mas na prática preferem funcionários que trabalham muitas horas.

Dado o que você sabe agora sobre produtividade, isso é obviamente um problema. No entanto, é algo que você pode mudar, evitando que tal cultura se enraíze. Para isso, basta evitar fazer comentários que reforcem a importância de trabalhar muitas horas.

Por exemplo, se um colega sair mais cedo, não diga coisas como: “Ei, horário bancário?” E, se um colega de trabalho chegar atrasado, evite comentários do tipo: “Olha quem finalmente decidiu aparecer!”

Ao evitar esses comentários sarcásticos, você estará melhorando a cultura do seu local de trabalho. Claro, há outros benefícios em reduzir longas horas de trabalho. Por um lado, dá-lhe mais tempo para a sua vida privada, quer isso signifique um passeio com a família ou fazer algum exercício.

7. Priorize sua vida privada e encontre um local flexível para trabalhar.

A maioria das pessoas apenas trabalha, trabalha e trabalha, pensando que essa é a abordagem mais produtiva. Mas a produtividade envolve muito mais do que trabalho. Também está intimamente ligado à sua vida pessoal e estilo de vida geral.

Afinal, o objetivo de ser eficiente no trabalho é reservar tempo para sua vida fora do trabalho.

É importante priorizar atividades não relacionadas ao trabalho e seguir os padrões definidos. Isso é essencial para proteger seu tempo pessoal e familiar.

Por exemplo, você pode estabelecer uma regra de que sempre estará em casa em uma determinada hora. Se surgir algo urgente que não possa ser adiado, combine com seu chefe para terminar em casa ou chegue mais cedo para terminar.

Lembre-se de que é essencial ter tempo para ficar com sua família, seja isso significa cozinhar juntos, conversar durante o jantar ou, se você tiver filhos, ler uma história para eles antes de dormir. Seja como for, é fundamental ter certeza de que você está ao lado de quem você ama.

Mas para tornar esse objetivo uma realidade, você precisa mostrar ao seu chefe que você é confiável. Conquiste a confiança dela e ela permitirá que você vá para casa mais cedo ou ganhe tempo no dia seguinte.

Se possível, aprenda a dizer não às reuniões tardias. Simplesmente adie-os, enfatizando que você precisa jantar com sua família.

E na melhor das hipóteses, basta aceitar um emprego em uma empresa com horário flexível. Uma pesquisa de 2008 descobriu que horários flexíveis são o fator determinante mais importante para os funcionários quando consideram uma oferta de emprego, o que, como esperamos que essas piscadas tenham deixado claro, faz todo o sentido.

Por exemplo, imagine que seu parceiro adoece repentinamente ou que seu filho está participando de uma peça que começa às 17h. Você não gostaria de ficar preso no trabalho em momentos tão importantes e, a verdade é que não precisa ficar.

8. Resumo final

A mensagem principal deste livro:

A produtividade depende da eficiência. Isso significa que nada o impedirá de se tornar um trabalhador mais rápido e inteligente se definir metas e prioridades claras. Esta abordagem orientada para resultados acabará com a procrastinação, interromperá grandes projetos e definirá claramente o seu horário de trabalho.

Conselhos acionáveis

Aumente sua produtividade lendo mais rápido.

A chave para ler mais rápido não é ler mais palavras por minuto. É ler menos palavras no total. Para experimentar, basta escolher um livro sobre um assunto de seu interesse. Leia a introdução, depois a conclusão e termine folheando o corpo em busca das informações desejadas. É quase certo que você terá obtido as informações mais importantes que procurava. E economizou muito tempo.

Leitura adicional sugerida: Getting Things Done, de David Allen

Em Getting Things Done (2001), David Allen apresenta seu famoso sistema de produtividade, que visa ajudar as pessoas a trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo – e a fazê-lo com confiança, objetivos claros e senso de controle.