Resumo do livro Effective Decision-Making by Edoardo Binda Zane

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1. As decisões são as sementes do sucesso

Todo mundo sabe que vivemos em um mundo acelerado. É bom em alguns aspectos porque podemos desfrutar de mais conforto e velocidade do que as pessoas que estavam aqui séculos antes de nós. Mas com todo mérito vem um demérito.

A natureza do nosso mundo exige que as decisões sejam tomadas rapidamente. Isto é especialmente verdadeiro para aqueles na gestão. Aqueles que conhecem seus negócios e indústria de dentro para fora estarão mais bem posicionados para tomar boas decisões quando surgir a necessidade.

Diariamente, nos deparamos com situações que exigem decisões imediatas. Somos inteligentes o suficiente para saber que é difícil tomar boas decisões quando estamos sob pressão. Mas como não está em nosso poder diminuir o ritmo dos negócios, a pergunta óbvia se torna: como gerenciamos esse paradoxo e garantimos que tomamos as melhores decisões possíveis em tempo recorde?É disso que trata este resumo. Os capítulos que você está prestes a ler ensinarão estratégias e técnicas para ajudá-lo a tomar decisões impressionantes em qualquer período de tempo disponível.

Você vai aprender:

• Quatro diferentes quadros de referência para a tomada de decisões
• Estratégias para definir e atingir metas
• Análise SWOT e PEST e como elas podem ajudar sua organização
• Duas estratégias complementares para encontrar a causa raiz de problemas de negócios confusos e muito mais.

2. A observação cuidadosa e o tempo para pensar sobre as coisas o ajudarão a tomar ótimas decisões

Os quadros de referência referem-se aos processos pelos quais o cérebro passa ao tomar decisões. Existem vários tipos de frames, discutiremos dois deles neste capítulo e dois no próximo. Observe todos eles e veja qual framework funcionará melhor para você.

A observação criativa e o aprendizado de tudo o que puder sobre seu negócio ou setor farão de você um melhor tomador de decisões.

Ciclo OODA

Essa estratégia foi inicialmente projetada pelo Coronel John Boyd para ser usada como modelo de tomada de decisão militar para combate aéreo. Mas pode ser aplicado a qualquer decisão de negócios que você esteja tomando contra seus concorrentes. O loop OODA significa Observar, Orientar, Decidir e Agir.

O estágio de observação exige que você se conscientize de seu ambiente – físico, mental ou comercial. Observe os vários elementos do ambiente para ver se eles estão no lugar. Por exemplo, se você estiver em uma reunião de diretoria, poderá observar os membros a bordo. Alguma pessoa nova se juntou a você? O que o olhar em seus rostos diz? O clima está tenso ou não?

Basicamente, o que você está fazendo no estágio de observação é absorver os fatos ao seu redor. Lembre-se, isso foi desenvolvido pela primeira vez para pilotos de combate. Quando os pilotos chegam a este estágio, eles tentarão entender seu ambiente para que possam atacar melhor os oponentes.

Após a observação, você passa para o estágio de orientação, que tem muito a ver com sua personalidade. A grande questão aqui é, diante das informações observadas, o que você vai fazer? Seu sucesso nesta fase é determinado em grande parte por suas experiências, riqueza de conhecimento e quão verdadeiro ou eficaz é esse conhecimento. É por isso que as pessoas em posições de tomada de decisão são aconselhadas a nunca parar de aprender.

Na fase de decisão, você comparará todas as opções disponíveis e fará imagens mentais de seus possíveis resultados, então você agirá de acordo com suas decisões e o ciclo OODA será concluído.

Modelo de decisão preparado para reconhecimento (RPD)

Esse modelo de tomada de decisão foi desenvolvido por Gary Klein em 1989. É uma estratégia muito comum que você pode estar aplicando inconscientemente, mesmo sem saber. O modelo de decisão baseado em reconhecimento envolve pensar sobre um problema e elaborar uma única solução com base em suas habilidades e experiências anteriores.

O modelo RPD só é útil quando você encontrou o mesmo problema ou um semelhante no passado.

3. Definir metas e planejar adequadamente são necessários para a tomada de decisões a longo prazo

Consideramos dois quadros de tomada de decisão no capítulo anterior, aqui abordaremos os dois restantes.

CRESCER

Isso significa Objetivos, Realidade, Opções/Obstáculos e Vontade. As metas são as mais importantes neste modelo. Toda organização que busca ter sucesso deve ter objetivos finais claros. As metas de negócios devem ser SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado).

Alcançar seus objetivos não é tão importante quanto o crescimento que você experimentará no processo.

Tendo definido seus objetivos, pergunte qual é a sua realidade atual? Se as metas foram definidas antes do momento atual de tomada de decisão, até onde você foi para alcançá-las? Analise sua situação atual e vá para Opções/Obstáculos. Aqui você toma conhecimento de suas possíveis opções e seus vários obstáculos. Em seguida, escolha a opção mais promissora cujos obstáculos você pode superar facilmente. Isso nos leva à Vontade. Basicamente, esta última fase faz a pergunta: o que você fará, considerando todos os fatores disponíveis? Este modelo é mais um sistema de coaching do que uma estratégia de tomada de decisão. Não é eficaz quando as decisões precisam ser tomadas rapidamente.

Ciclo PDSA

Este ciclo é comum entre a maioria dos sistemas de saúde. É uma estratégia eficaz e bem estruturada, mas demorada e não pode ser usada como um sistema pontual. O P em PDSA significa Plano – um estágio muito importante no ciclo. Durante o planejamento, você estuda os fatores disponíveis que podem influenciar seus objetivos finais (supondo que você já os tenha definido). Esses fatores lhe dirão qual a melhor estratégia para alcançar os resultados desejados. Depois disso, você passa para Do. Nesta etapa, você age com base nas informações coletadas no Planejamento. Estude seus resultados e veja o quão bem sucedido você tem sido. Sua estratégia funcionou? Você é capaz de alcançar os resultados desejados ou há necessidade de redefinir a estratégia?

A resposta a essas perguntas determina como você agirá.

Você basicamente tem três opções na fase Agir:

• Continue com o plano
• Ajuste o plano
• Encerrar o plano

Lembre-se, uma decisão real é medida pelo fato de que você tomou uma nova ação. Se não houver ação, você ainda não decidiu. ~Tony Robbins

4. Os proprietários de empresas aproveitam várias ferramentas analíticas para tomar melhores decisões

Você precisa ter cuidado ao tomar decisões de negócios. Algumas decisões podem ser sérias o suficiente para custar sua participação no mercado. Se isso acontecer, pode levar anos de trabalho e enormes quantias de dinheiro para recuperar as posições ocupadas por seus concorrentes. Infelizmente, algumas empresas nunca se recuperam de certos erros. Você economizará a si mesmo e à sua organização toda a dor e arrependimento se dedicar um tempo para analisar as principais decisões antes de tomá-las. A análise SWOT é um método testado e comprovado para analisar decisões de negócios. Vamos considerá-lo.

Toda decisão de negócios envolve fatores externos e internos. Considerar criticamente esses dois é a chave para o sucesso.

ANÁLISE SWOT

Isso significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. A análise SWOT funciona melhor quando os indivíduos dentro da organização podem fornecer contribuições orgânicas individuais ao processo, em oposição aos dados abstratos. Vamos usar um exemplo prático para explicar essa análise. Se você possui uma linha de roupas com uma média de US$ 100.000 em vendas anuais e deseja dobrar esse número no próximo ano, sua análise SWOT pode ser assim:

Strenghts - Forças

Esses são os fatores internos que farão com que você alcance seu objetivo mais rapidamente. Exemplos para a linha de roupas podem ser:

• Você tem uma vantagem competitiva que faz você se destacar no mercado
• Seus produtos são de alta qualidade. Eles duram muito e são muito acessíveis

Weaknesses - Fraquezas

Esses são fatores internos que podem frustrar seus objetivos. Descrevendo-os, você terá novos insights sobre como superá-los:

• Uma de suas equipes mais competentes acabou de se demitir porque tem problemas de saúde
• Você está muito endividado

Opportunities - Oportunidades

Estes são fatores externos que podem ajudá-lo a alcançar seu objetivo:

• Alguém está disposto a investir em sua linha de roupas!
• Seu estado anunciou no mês passado que o próximo ano está isento de impostos para todas as PMEs

Threats - Ameaças

Fatores externos que podem impedir você de alcançar seus objetivos. Exemplos:

• Um grande concorrente está pensando em expandir seus negócios de roupas para sua região
• O custo de transporte é incrivelmente alto, dificultando a entrega de produtos aos clientes que fazem pedidos online.

A análise SWOT só funciona bem quando feita de forma abrangente, então não se apresse e realmente analise os fatores individuais.

6. Identificar os fatores externos que afetam o seu negócio pode posicioná-lo para o crescimento

A análise SWOT basicamente considera fatores internos e alguns fatores externos, mas a análise PEST é sobre aqueles fatores externos que você não pode controlar, mas que podem prejudicar seu negócio, se você não considerar e navegar por eles. PEST significa análise política, econômica, social e tecnológica.

Todo líder de negócios que deseja ter sucesso por muito tempo deve aprender a continuar aprimorando sua previsão.

1. Fatores Políticos: Esses são todos os fatores políticos que podem ajudá-lo ou impedi-lo de alcançar seus objetivos de negócios. Exemplos são regulamentações governamentais, estabilidade política, leis trabalhistas e ambientais.
2. Fatores Economicos: Exemplos incluem impostos, inflação, deflação e o estado geral da economia.
3. Fatores Sociais: Exemplos de fatores sociais que podem afetar sua empresa ou organização são a fidelidade do cliente, a demografia, a cultura e a mídia.
4. Fatores Tecnológicos: Este é o último da lista. Fatores tecnológicos comuns que afetam os negócios são inteligência artificial e inovação.

A razão pela qual a análise PEST é importante, especialmente para grandes organizações, é que ela ajuda a identificar os fatores de risco que podem afetar seus negócios, posicionando-o melhor para uma tomada de decisão eficaz. Se você é um grande tomador de decisões em sua organização, reserve um tempo sozinho (ou com sua equipe) e analise o estado de sua organização à luz de todos os fatores PEST.

Outros modelos sob PEST incluem: PESTEL, agregando fatores legais e ambientais; STEEP, acrescentando fatores éticos; e STEEPLED, agregando fatores éticos, ambientais, demográficos e legais.

7. Análise da concorrência e rentabilidade são importantes para manter um negócio saudável

Nos negócios, muitas de suas decisões serão influenciadas pela natureza do mercado ou setor em que você atua. Por exemplo, Apple e Samsung são grandes concorrentes no espaço de tecnologia móvel. As séries Galaxy e Note da Samsung são responsáveis ​​pela maior parte da queda nas vendas do iPhone ao longo dos anos. Como resultado dessa competição, ambas as empresas são cuidadosas ao tomar decisões de fabricação, caso contrário, uma das duas perderá facilmente participação de mercado para a outra.

Mas nem todas as indústrias são tão competitivas. É por isso que você precisa conhecer sua própria indústria.

Quão competitiva e lucrativa é a sua indústria? Ter a resposta correta para essa pergunta o ajudará a tomar decisões sábias. E há uma ferramenta para ajudá-lo. É uma estratégia chamada cinco forças de Porter, em homenagem ao seu desenvolvedor, Michael Porter.

Realizar análises regulares da situação é a melhor maneira de acompanhar as tendências em constante mudança em seu setor.

As cinco forças que Porter observou como indicadores da lucratividade da indústria são as seguintes:

• Grau de rivalidade competitiva: Quanto mais concorrência em uma indústria, menos lucrativa ela se torna; e quanto menos concorrência, maiores as chances de obter altos lucros. Os indicadores de concorrência a serem observados incluem inovação, transparência da indústria e concentração de mercado.
• Ameaças de novos participantes: Quão fácil é para uma nova empresa entrar no seu setor? Muito fácil? Então você precisa apertar o cinto e ser mais esperto, ou começará a perder participação de mercado. Geralmente, as indústrias com pouca ou nenhuma barreira de entrada correm o risco de se tornarem facilmente saturadas.
• Ameaças de substitutos: Você estará em alta demanda se não for facilmente substituível. Seus produtos ou serviços são substituíveis? Por que os clientes devem comprar de você e não de sua concorrência no outro setor? Você precisa resolver isso rapidamente.
• Poder de barganha do comprador: Isso é semelhante ao fator anterior. Se os compradores tiverem várias opções, eles terão o poder de influenciar os preços. Todo empresário sabe que isso não é bom.
• Poder de barganha do fornecedor: Os fornecedores também influenciam o preço quando são muitos. O grau de especialização de um fornecedor e a dificuldade de trocar de fornecedor afetam o poder de barganha de um fornecedor.

Geralmente, quanto mais forte qualquer uma das cinco forças acima, menos atraente (lucrativa) a indústria é, e mais inteligente uma empresa precisará ser para ter sucesso.

8. Encontrar a causa raiz do seu problema é a chave para resolvê-lo

Existem duas técnicas complementares que você pode usar para encontrar a causa raiz de qualquer problema de negócios. A primeira é chamada de "análise de espinha de peixe". A ideia básica por trás dessa técnica é dividir as causas do seu problema em diferentes categorias, de modo a se concentrar ao decidir uma solução adequada. Por exemplo, se você estiver enfrentando um problema de marketing, poderá dividi-lo nas seguintes categorias: produto, preço, praça, promoção, pessoas, processo, evidência física. O próximo passo é concentrar seus pensamentos em encontrar os problemas em cada categoria. Faça isso até terminar e descobrir exatamente qual é o seu problema, bem como uma boa causa de ação.

Tudo bem se uma categoria o levar a uma categoria diferente que você não sabia que existia. Basta persegui-lo diligentemente.

Um problema é uma chance para você fazer o seu melhor. ~Duque Ellington

Defina seus problemas corretamente usando a técnica acima, antes de tentar resolvê-los para evitar a solução do sintoma em vez da causa raiz.

Pesquisas regulares de mercado e contatos com clientes ajudarão a evitar a maioria dos problemas de negócios.

A segunda técnica é chamada de “A técnica dos 5 porquês”, desenvolvida pelo inventor japonês Sakichi Toyoda. É uma técnica simples que envolve perguntar cinco porquês antes de chegar a uma conclusão. Vamos imaginar que sua empresa não está fazendo vendas como você espera. Comece perguntando por que isso está acontecendo. Come-se com uma resposta, em seguida, perguntar outro porquê. Se a primeira razão, por exemplo, é que seu marketing não é forte o suficiente, pergunte por que isso acontece. Continue perguntando até chegar à quinta resposta.

As técnicas da espinha de peixe e dos 5 porquês são complementares. Depois de realizar uma análise espinha de peixe, passe seus resultados pelos 5 porquês.

8. Conclusão

Quando houver um problema para resolver, comece certificando-se de que você está confortável o suficiente para pensar de forma direta e clara. Seus estados físicos e mentais devem estar em níveis ótimos. Isso quer dizer que você não deve tomar decisões sérias quando estiver fisicamente exausto ou lidando com emoções fortes.

A próxima coisa a fazer depois de garantir que você está em condições ideais é estudar o problema em questão. Olhe para ele de todos os ângulos possíveis antes de chegar a uma conclusão. É importante ouvir todos da equipe se você estiver tomando uma decisão em grupo. Se você for o líder, certifique-se de que todos a bordo estejam confortáveis ​​antes de começar a tomada de decisão. Você não aproveitará ao máximo o exercício se os membros da equipe tiverem medo de expor suas opiniões por medo de críticas.

Seu cérebro nem sempre é seu amigo no processo de tomada de decisão. E se você não sabe como o cérebro funciona, você não vai aproveitá-lo para tomar boas decisões. Por exemplo, ao tentar resolver um problema, muitos de nós filtramos as ideias que vêm à nossa mente e selecionamos apenas as boas para refletir. Essa ação limita muito o cérebro. O que você deve fazer é permitir que suas ideias fluam livremente. Anote todos eles durante o processo de ideação e escolha os melhores quando terminar de pensar. Isso evitará que você corte o fluxo de boas ideias. Além disso, faça questão de pedir aos membros do grupo que venham com materiais de escrita. Isto é para documentar todos os seus pensamentos durante o processo de ideação.

Tente isso

Use o loop OODA para tomar sua primeira decisão e veja como funciona para você! Lembre-se da ordem – Observe seu ambiente, Oriente o problema para sua pessoa única, Decida um curso de ação, Aja de acordo com sua decisão.