Resumo do livro Getting Things Done by David Allen

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1. Temos menos tempo e você pode culpar a sociedade moderna

A maioria de nós tem uma vida muito melhor do que anos atrás, mas também estamos muito mais estressados ​​e incapazes de aproveitá-la! Dizemos “sim” com muita frequência, portanto, assumindo tarefas que simplesmente não conseguimos realizar, e estamos constantemente conectados e nos comunicando, achando difícil atingir o equilíbrio ideal entre trabalho e vida doméstica. Como resultado, o estresse bate, ficamos confusos e não sabemos por onde começar.

Por exemplo, mídia social basicamente significa que você pode falar com qualquer pessoa, a qualquer hora, em qualquer lugar. Portanto, se alguém lhe pede um favor, você se sente obrigado a concordar, esteja você muito ocupado ou não. Você não quer desapontá-los, seja ajudando-os com um projeto escolar ou simplesmente fazendo um bolo para o aniversário de alguém. Tudo isso se soma a muitas coisas em sua lista interna de tarefas.

As listas de tarefas podem deixá-lo mais estressado se você não conseguir marcar nada.

O trabalho é o mesmo. Não entramos mais em funções de trabalho claramente definidas, pois as coisas estão sempre mudando e mudando. As informações chegam constantemente ao longo do dia, e são tantas pessoas envolvidas com a forma colaborativa de trabalhar que fica difícil focar em apenas uma coisa.

David Allen encontrou uma resposta para tudo isso. Desenvolver a ideia de um sistema que elimina o ruído permite que você se concentre e se concentre e organize suas tarefas de forma personalizada. Isso reduz as reações adversas a tudo simplesmente porque estamos estressados ​​e permite clareza e tempo para o progresso ser feito. Os capítulos a seguir irão ajudá-lo a descobrir como ser mais produtivo e viver uma vida plena.

O foco não simplifica sua vida, ele dá sentido e direção. ~David Allen

2. Entrar na “zona” é o primeiro passo para a produtividade

Para gerenciar suas tarefas de forma eficaz e sistemática, você precisa entrar na “zona”. Este é um estado que esvazia sua mente e permite que você progrida. Você pode comparar isso com uma mentalidade usada no karatê, chamada “mente como a água”.

Quando você está nesse estado, sua mente está pronta para aceitar qualquer coisa, mas se recusa a pensar demais, reagir de forma insuficiente ou mesmo exagerada a qualquer coisa. Em vez disso, simplesmente pega o que aparece, lida com isso e retorna a um estado calmo. David Allen dá o exemplo de jogar uma pedra em um corpo de água. A pedra espirra, a água ondula um pouco e depois volta a um estado calmo, quase imóvel. Esta é “a zona”, e é assim que você precisa que sua mente seja.

Uma mente calma permite que você processe as informações com mais clareza. Uma mente desordenada simplesmente o manterá preso.

Simplificando, se você se permitir reagir de forma exagerada ou insuficiente a qualquer coisa, isso rapidamente assumirá o controle de seu próprio ser. Por ser mais parecido com o corpo de água que acabamos de mencionar, você fica livre para lidar com qualquer coisa que aparecer em seu caminho.

Parte de entrar na “zona” é limpar sua mente. Sempre que você tem várias tarefas puxando sua atenção, é impossível pensar com clareza. Isso geralmente se deve a compromissos que ainda não foram concluídos, mensagens que não foram devolvidas, trabalhos pela metade ou responsabilidades que você aceitou e sabe que não tem tempo. Eles são chamados de “loops abertos” e destroem sua produtividade.

A chave para fechar esses ciclos é coletar informações sobre tudo o que você precisa fazer e elaborar sistematicamente um plano para concluir tudo no momento certo. Este é o seu fluxo de trabalho e David Allen explica como organizar seu fluxo de trabalho personalizado na próxima seção.

Sua capacidade de gerar energia é diretamente proporcional à sua capacidade de relaxar. ~David Allen

Para limpar sua mente e foco, você simplesmente precisa reconhecer o compromisso, descobrir qual ação precisa ser executada para completá-lo e, em seguida, planejar um horário específico e oportuno para fazê-lo. Ao fazer isso, você evita que um acúmulo de tarefas se acumule em sua mente, anotando tudo e coletando regularmente suas tarefas em seu sistema de fluxo de trabalho. O resultado? Mais tempo para passar com os entes queridos e, claro, consigo mesmo!

Um equilíbrio cuidadoso entre casa e vida profissional é fundamental para a saúde e a felicidade.

3. Assuma o controle de seu fluxo de trabalho introduzindo categorias

Se você deseja controlar seu fluxo de trabalho, primeiro precisa limpar sua mente e reunir todas as suas tarefas em um só lugar. Para fazer isso, você precisa estabelecer seu fluxo de trabalho.

Existem cinco etapas principais para criar seu fluxo de trabalho personalizado:

• Organize suas tarefas, ou seja, anote as tarefas que você precisa fazer ou qualquer coisa que esteja incomodando sua mente.
• Descubra o que são essas tarefas, o que elas significam e o que você precisa fazer a respeito delas.
• Organize as tarefas uma a uma.
• Revise regularmente seu sistema para garantir que tudo seja feito no momento certo.
• Realize tarefas de acordo com a programação que você configurou.

Um fluxo de trabalho permite que você veja o caminho a seguir para cada tarefa específica. Sem isso, você corre o risco de procrastinar.

Ao executar tarefas, você tem três opções: fazer, delegar ou adiar. Se você optar por fazer uma tarefa, deve ser porque levará menos de dois minutos para ser concluída. Adiar significa que você decide um horário específico no futuro para concluir a tarefa, não que você simplesmente a coloque de volta na bandeja de entrada e a esqueça. As tarefas delegadas levarão mais de dois minutos e podem ser melhor executadas por outra pessoa com mais tempo ou habilidades específicas para concluir o trabalho. Olhar para uma tarefa e dividi-la em pontos menores ajudará. Este trabalho precisa de habilidades específicas para concluí-lo? Quanto tempo vai demorar? Quanto trabalho você já planejou e tem tempo e energia no momento para concluí-lo da melhor maneira possível? Qual a importância do tempo? A partir daí, você pode fazer uma escolha sensata entre fazer isso sozinho, pedir a alguém para fazer isso por você ou planejá-lo para um momento posterior, desde que não seja uma tarefa urgente.

O planejador mais experiente do mundo é o seu cérebro. ~David Allen

4. Reserve um tempo para estabelecer seu fluxo de trabalho adequadamente para garantir a eficiência

Para tirar todas as suas tarefas da cabeça, colocá-las no papel e organizá-las em um fluxo, você precisa de um espaço para realizá-las e das ferramentas para concluí-las. Como mencionado anteriormente, David Allen sugere dois dias para estabelecer seu fluxo. Ao dedicar esse tempo, você reduz o estresse porque sua mente ficará totalmente clara. Você também precisa de um lugar para fazer tudo isso, que será seu centro de trabalho a partir deste ponto. Identifique esse espaço antes de começar.

Investir o tempo que você precisa para organizar seu espaço de trabalho e sistema significa um caminho mais claro à frente.

Em seguida, você precisa coletar todas as ferramentas para começar. As sugestões para estes são:

• Bandejas de entrada, por exemplo, bandejas que acomodam confortavelmente papel de tamanho A4
• Um suprimento de papel para fazer anotações
• Canetas e lápis
• Post-it
• Clipes de papel
• Um grampeador e grampos sobressalentes
• Elásticos
• Máquina de etiquetar ou fita se você quiser criar sua própria
• Pastas de arquivamento
• Para o calendário
• Cesta de lixo

Em seguida, você precisa organizar seus sistemas de arquivamento, e é melhor ter apenas um organizado de uma forma que faça sentido para você. A maioria das pessoas usa um sistema alfabético e deve ser limpo pelo menos uma vez por ano para garantir que você não esteja segurando coisas desnecessárias. Você também deve certificar-se de que seu sistema de arquivamento nunca ultrapasse três quartos da capacidade, para que você possa encontrar itens facilmente.

Seu sistema de arquivamento nunca deve ser um depósito de lixo para coisas com as quais você não sabe o que fazer. Organize-o e use-o com cuidado.

Você sabia? O Método Pomodoro é um dos métodos de gerenciamento de tempo mais populares e ajuda você a dividir grandes períodos de tempo em períodos menores e mais gerenciáveis.

5. A arte de check-ins regulares mantém seu sistema organizado

Não é bom organizar todas as suas tarefas em seu sistema se você não verificar seu fluxo e continuar progredindo regularmente. Os check-ins regulares podem ser tão grandes ou pequenos quanto você quiser e podem até durar alguns minutos todos os dias, apenas verificando as coisas e realizando ações rápidas sempre que necessário.

David Allen sugere um check-in semanal como uma sessão de revisão sobre o que precisa ser feito a seguir. Primeiro, observe seu calendário e sua lista de ações subsequentes para obter informações sobre o que deve ser concluído a seguir. Depois disso, limpe sua mente de quaisquer outras tarefas ou ideias e inclua-as em seu fluxo de trabalho, ou seja, identifique o que são, o que precisa ser feito e incorpore-as na seção correta.

A ideia básica é revisar suas tarefas, movê-las para o próximo estágio, excluir o que foi feito e processar novas tarefas e ideias. Fazer isso continuamente ajudará a clarear sua mente, permitir que as tarefas sejam realizadas no prazo e efetivamente libertá-lo do estresse que o impede.

As tarefas devem se mover continuamente pelo fluxo de trabalho estabelecido. Quando algo não se move, precisa ser resolvido.

Uma das situações mais comuns é que você organizou seu fluxo de trabalho, está feliz, sentindo-se elevado, progredindo, e então uma tarefa urgente surge em seu caminho e atrapalha seu fluxo. Isso é normal e acontece com todos regularmente. A chave é não entrar em pânico.

A ansiedade pode se instalar rapidamente quando você é forçado a se concentrar em uma tarefa urgente e começa a pensar em todas as coisas que estão na sua bandeja de entrada, sem serem feitas. Exatamente por esse motivo, revisões regulares são para reajustar seu fluxo de trabalho e corrigir cronogramas e ações que não foram realizadas devido a tarefas urgentes. Você deve se concentrar na tarefa urgente, não há como contornar isso, mas você deve sempre manter a calma e simplesmente se reajustar.

Tarefas urgentes sempre aparecerão. Aprenda a abraçar o desafio em vez de permitir que eles o desviem do caminho.

6. Aproveite os benefícios de estar “na zona” e tenha mais tempo para você

Organizar seu trabalho nesse tipo específico de fluxo significa que nada é esquecido, você fica livre para ter novas ideias e tem tempo livre para passar com os entes queridos, além de progredir lenta e constantemente em seus projetos, sejam eles quais forem. eles podem ser.

Isso significa que você também está progredindo em suas listas de “um dia” ou “talvez”, aproximando-se de seus objetivos na vida.

É uma boa ideia manter uma caneta e papel à mão, para que você possa rabiscar as coisas quando elas surgirem em sua mente.

Estar “na zona” traz muitos benefícios, mas você se sentirá mais positivo e elevado, com certeza. Isso acontece não porque você está assumindo muito ou fazendo muitos acordos consigo mesmo, mas porque você tem que quebrá-los porque simplesmente não tem tempo ou simplesmente procrastinou um pouco demais.

Se você estiver fazendo muitos acordos, por exemplo, dizendo “sim” com muita frequência, tente dizer “sim” menos, faça o que concordou em fazer e aproveite a sensação de conclusão, ou pode renegociar a linha do tempo.

Lembre-se de que criar um fluxo de trabalho como esse não significa que sua mente ficará completamente vazia. Ainda assim, significa que você está firmemente “na zona”, portanto, dando a si mesmo mais espaço mental e emocionalmente. Você se sentirá mais fortalecido, mais confiante e mais capaz de conquistar seus objetivos. Ninguém nunca está totalmente organizado e nunca se preocupa com as tarefas que precisa fazer. Ainda assim, a diferença entre estar na zona e fora dela é que você se sente confiante de que pode superar qualquer desafio que surja.

Comprometa-se a ser organizado deste ponto em diante e observe que seus níveis de estresse diminuem drasticamente.

7. Conclusão

Aprender a organizar seu fluxo de trabalho e eliminar o estresse traz inúmeros benefícios, mas principalmente para sua saúde mental acima de tudo. Você certamente se sentirá mais livre e terá mais tempo para fazer as coisas que antes não tinha tempo. A vida é muito curta para ficar constantemente estressado com sua lista de tarefas, e é simplesmente uma questão de ser sistemático e organizar melhor seu fluxo de trabalho.

O problema número um que retém a maioria das pessoas em relação ao gerenciamento do tempo é a tentação de realizar várias tarefas ao mesmo tempo ou procrastinar, talvez até as duas coisas. Nenhum dos dois o levará muito longe. Ter uma abordagem positiva em relação a cada tarefa que aparecer significa que você será capaz de organizá-la adequadamente e concluí-la no prazo.

Claro, isso também significa que você precisa reservar algum tempo para colocar sua situação de trabalho nos trilhos. Isso não é tempo perdido; ele pagará dez vezes mais em um curto período de tempo. Então, você notará que não apenas terá mais tempo para passar com seus entes queridos, mas também estará mais confiante em sua capacidade de fazer as coisas.

Uma longa lista de tarefas pode ser um desafio no bom sentido. Não precisa ser algo que cause uma quantidade excessiva de estresse. As tarefas podem levá-lo a trabalhar mais e aprender novas habilidades, mas quando você está sobrecarregado com um número ridículo de itens em sua lista de tarefas, é difícil ver a floresta para as árvores. Fazer as coisas com eficiência é mais do que apenas trabalhar o tempo todo. Significa ser produtivo e aproveitar o processo ao mesmo tempo.

Tente isso

• Esvazie sua mente agora e escreva uma lista de todas as coisas que você precisa fazer — como é bom ter menos agitação em sua cabeça?
• Reserve dois dias em sua agenda e procure estabelecer seu fluxo de trabalho; a intenção é metade do negócio!
• Assuma o compromisso consigo mesmo de estabelecer um fluxo e ter muito mais controle sobre sua vida.