Resumo do livro The Procrastination Cure by Damon Zahariades

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1. Acabe com a procrastinação... agora mesmo!

Algum dos seguintes cenários parece familiar?

Você constantemente subestima a quantidade de tempo que as tarefas levam para serem concluídas, deixando-o lutando para terminar o trabalho no prazo. Muitas vezes, você adia o pagamento das contas até que sejam cobrados juros e não vai ao médico até que uma pequena queixa se torne um grande problema.

Se você está concordando, pode sofrer de procrastinação crônica. Mas isso não é motivo para se envergonhar. Os seres humanos têm uma tendência inata para procrastinar. E isso não é necessariamente uma coisa ruim. Simplesmente não fomos feitos para sermos produtivos o tempo todo.

Mas a procrastinação pode ser um problema quando se torna um hábito. É por isso que não há melhor momento do que agora para aprender estratégias comprovadas para controlá-lo.

Nesse resumo, você aprenderá

• como parar de navegar pelas mídias sociais em vez de trabalhar;
• por que sua lista de tarefas provavelmente é muito longa; e
• quais ferramentas de gerenciamento de tempo você precisa em sua vida.

2. Enfrente por que você procrastina para finalmente largar o hábito.

Imagine que você tenha que fazer uma grande apresentação em uma semana e tenha uma tarde livre. Faz sentido dedicar esse tempo à sua apresentação. Seu futuro eu certamente agradecerá por isso. Mas o seu eu atual? Esse eu prefere assistir Netflix.

Seu eu presente e seu eu futuro desejam gratificação. Mas eles não estão na mesma página. Seu eu atual deseja gratificação instantânea sem considerar benefícios ou custos a longo prazo. Seu eu do futuro deseja gratificação de longo prazo ao concluir tarefas que trazem satisfação pessoal e sucesso profissional, mesmo que essas tarefas não sejam tão atraentes quanto assistir ao seu programa de TV favorito agora.

Então, como você convence seu eu presente a agir de acordo com os melhores interesses de seu eu futuro? Você precisa cair na real sobre por que seu eu atual é atraído pela procrastinação.

A mensagem-chave aqui é: Enfrente o motivo pelo qual você procrastina para finalmente se livrar do hábito.

Não faz sentido engessar um hábito crônico de procrastinação com hacks de produtividade se você não entender por que procrastina em primeiro lugar.

Uma das razões pelas quais abandonamos tarefas é porque o medo do fracasso nos faz desistir, às vezes antes mesmo de começar. Afinal, se você não tentar, não pode falhar! Para resolver isso, lembre-se de que o fracasso não é uma falha de caráter. Em vez disso, reformule a falha como dados. É apenas um feedback de que sua abordagem atual precisa ser melhorada.

Se você sofre de perfeccionismo, pode procrastinar sempre que sentir que seus esforços resultarão em um resultado não muito perfeito. Nesse caso, pergunte-se por que você precisa alcançar a perfeição e, se não alcançá-la, seria o desastre que você imagina. Por exemplo, um resultado de teste de 95% não é tão bom quanto 100%. Mas é muito melhor que zero!

Às vezes, a ansiedade em relação à tomada de decisões e o medo de fazer a escolha errada podem levar à procrastinação. Mas a maioria das tarefas, mesmo as básicas, exige que você tome decisões. Por exemplo, se você está limpando sua casa, pode estar se perguntando se é melhor começar lavando a roupa ou esfregando o chão.

Se você passar muito tempo se preocupando com decisões como essas, poderá perder rapidamente o ímpeto necessário para concluir a tarefa. Para evitar isso, primeiro reconheça que qualquer decisão é melhor do que nenhuma decisão. Em segundo lugar, aceite que às vezes você pode fazer a escolha errada. Contanto que você avance com confiança, não será o fim do mundo.

3. Encontre a melhor maneira de começar.

Existe uma tarefa em sua lista de tarefas que o enche de pavor? Talvez seja enviar um e-mail estranho ou preencher um formulário complicado. Não importa o que seja, tarefas como essas quase sempre consomem menos tempo e são menos dolorosas do que imaginamos. O truque é apenas para começar. Mas como?

Bem, você poderia seguir o conselho do escritor Mark Twain. Certa vez, ele disse: “Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazer isso logo pela manhã”. Para ele, as tarefas pouco atraentes eram “sapos” e deveriam ser resolvidas rapidamente.

Então, todos os dias, encontre seu sapo – seja enviando faturas ou se preparando para um exame – e risque-o primeiro da sua lista. Todas as outras tarefas serão mais agradáveis em comparação depois disso!

Aqui está a mensagem principal: Encontre a melhor maneira de começar.

Comer o sapo é uma maneira de vencer a procrastinação. Aqui estão mais dois.

A primeira técnica para ganhar impulso com uma tarefa pela qual você não está ansioso é simplesmente se concentrar nos primeiros dez minutos.

Por exemplo, se você prometeu a si mesmo que vai à academia, não se concentre no tempo e esforço para concluir toda a tarefa; concentre-se apenas em vestir suas roupas de ginástica e pegar suas chaves. Isso não é tão assustador, é? Ao enfrentar os primeiros dez minutos, você já começou a reunir energia e impulso, então é melhor sair pela porta e ir para a academia.

Esta técnica pode ser aplicada a qualquer tipo de tarefa. Precisa limpar o banheiro? Comece com dez minutos esfregando a pia. Tem uma grande apresentação chegando? Dedique dez minutos para esboçar seu primeiro slide. Com esses primeiros dez minutos fora do caminho, você achará mais fácil continuar.

A segunda técnica é ainda mais simples: comece as tarefas quando souber que terá energia para elas. Se você é uma pessoa matinal, por exemplo, programe tarefas importantes para as primeiras horas da manhã, quando elas forem mais fáceis para você. No entanto, se sua produtividade atinge o pico à noite, não faz sentido começar um projeto importante no início do dia. Você terá muito menos probabilidade de adiar se mudar para a noite, quando estiver se sentindo revigorado.

4. Simplifique sua lista de tarefas e você concluirá mais tarefas.

Uma lista de tarefas típica pode se estender por algumas páginas – incluindo grandes projetos com prazos apertados e pequenas tarefas sem prazo. Infelizmente, quanto mais pesada sua lista de tarefas se torna, maior a probabilidade de você procrastinar. Mas se você encurtar sua lista de tarefas, poderá fazer mais.

Quão curto estamos falando? Bem, o número mágico é sete ou menos. Sete tarefas podem ser conquistadas ao longo de um dia, o que resolve o problema de acúmulo de tarefas incompletas. Além disso, limitar sua lista a sete tarefas obriga você a reduzir o trabalho e se concentrar no essencial.

A mensagem principal é esta: simplifique sua lista de tarefas e você concluirá mais tarefas.

Seguir a regra de sete tarefas ou menos é a maneira mais simples de controlar sua lista de tarefas. Menos simples é decidir quais tarefas fazem o corte. Então, se você quiser saber quais tarefas fazer e quando fazê-las, você precisa ser proativo quanto à priorização.

Se sua vida já está organizada em torno de prioridades e objetivos, ótimo! Se não, sente-se com um pedaço de papel e faça três listas. Uma é para objetivos de curto prazo, como reorganizar a prateleira de temperos. Uma delas é para metas de médio prazo, como conseguir uma promoção. E uma é para objetivos de longo prazo, como viajar pelo mundo.

Depois disso, volte para sua lista de tarefas. Priorize cada tarefa em termos de como concluí-la o aproximará de seus objetivos. Você pode fazer isso atribuindo a cada tarefa um número em uma escala de um a cinco, sendo um de alta prioridade.

Obviamente, nem todas as tarefas da sua lista serão de alta prioridade. Você pode, por exemplo, precisar lidar com trabalhos administrativos sem prazo definido. Mas, desde que inclua várias tarefas de alta prioridade em sua lista de tarefas diárias, você pode se sentir confiante de que o trabalho de cada dia o deixará mais perto de alcançar seus objetivos.

Finalmente, quando você se sentar para trabalhar, tome cuidado para não fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Tentar se concentrar em mais de uma coisa ao mesmo tempo diminui a qualidade do seu foco, tornando muito fácil cair na armadilha da procrastinação. Portanto, em vez de terminar muitas tarefas pela metade, seja um único responsável por fazer uma coisa do começo ao fim antes de passar para a próxima.

5. Use ferramentas e técnicas de gerenciamento de tempo para aproveitar ao máximo o seu dia.

Um calendário pode ser o melhor amigo ou o pior inimigo do procrastinador. Usada de forma inteligente, esta ferramenta de gerenciamento de tempo pode mantê-lo no caminho certo e no topo de sua lista de tarefas. Mas encha-o demais – ou de menos – e isso pode prejudicar ativamente seus esforços para ser produtivo.

Um calendário sobrecarregado, como uma lista de afazeres sobrecarregada, prepara você para o fracasso. Quando você agenda muitas tarefas, simplesmente não as conclui, e seu calendário será um lembrete desanimador de que você não atingiu suas metas do dia.

Um calendário mal preenchido deixa você com muito tempo livre. Por exemplo, se você agendar três tarefas que levam uma hora para serem concluídas e deixar cinco horas livres no dia de trabalho, é tentador gastar seu tempo navegando nas mídias sociais ou enviando mensagens de texto para um amigo. A próxima coisa que você sabe é que o dia se foi sem que você tenha feito nenhum trabalho.

A principal mensagem aqui é: Use ferramentas e técnicas de gerenciamento de tempo para aproveitar ao máximo seu dia.

Para aproveitar seu calendário para obter o máximo de produtividade, preencha cada dia com tarefas suficientes para ocupar o tempo disponível. Você provavelmente saberá por experiência própria quanto tempo precisa para concluir as tarefas diárias. Se você não sabe quanto tempo uma tarefa precisa, cronometre-a para que você saiba para o futuro. O truque é agendar apenas tarefas suficientes para limitar grandes blocos de tempo livre, mas não tantos que não façam sentido iniciá-los.

Ao fazer isso, não se esqueça de aplicar a Lei de Parkinson, a regra que afirma que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Se você leva três horas para escrever um relatório, mas se dá oito horas, levará oito horas para escrevê-lo. Portanto, sem ser muito sádico, estabeleça um limite de tempo para cada tarefa e não se demore mais do que realmente precisa para realizá-la.

Obviamente, algumas tarefas exigirão muito tempo para serem concluídas. Digamos que você esteja apresentando um novo cliente promissor e precise de pelo menos seis horas para elaborar a proposta. Uma tarefa de seis horas parece assustadora – talvez tão assustadora que você continua adiando.

Para evitar isso, divida a tarefa em um cronograma de blocos de tempo ou períodos mais curtos. Por exemplo, você pode pegar um cronômetro, configurá-lo para 45 minutos e começar a trabalhar. Quando tocar, faça uma pausa de 15 minutos. Enxágue e repita nas próximas seis horas e você terminará a tarefa!

6. Elimine as distrações que levam à procrastinação.

A procrastinação é uma batalha entre o seu eu presente e o seu eu futuro.

Seu eu atual tem tudo a ver com gratificação imediata. Mas se você deseja atingir seus objetivos de longo prazo, precisa manter seu eu futuro em mente. Especificamente, você precisa parar de dar ao seu eu presente a oportunidade de sabotar o que seu eu futuro deseja alcançar.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é controlando seu ambiente. Como seu eu atual é facilmente tentado por diversões, você precisa garantir que seu espaço e sua mente estejam configurados para se concentrar quando você se sentar para trabalhar.

Aqui está a mensagem principal: elimine as distrações que levam à procrastinação.

Seu foco é um recurso precioso. É o que permite cultivar relacionamentos, atingir metas pessoais e alcançar o sucesso profissional. Mas também é um recurso que precisa ser canalizado.

Se você se sentar para trabalhar em um espaço cheio de distrações ambientais – como uma televisão alta, uma pilha de desordem ou colegas de trabalho barulhentos – você está efetivamente tentando canalizar seu foco através de uma peneira. Existem simplesmente muitas saídas para explorar.

Em vez disso, configure seu espaço de forma a eliminar ou minimizar as distrações ambientais. Se possível, trabalhe em um espaço de trabalho dedicado e livre de desordem. Você também pode investir em uma máquina de ruído branco ou em um par de fones de ouvido de qualidade para bloquear o ruído. Quanto menos distrações você tiver ao seu redor, mais fácil será para você se concentrar na tarefa em questão.

Claro, o século XXI deu origem a toda uma nova série de distrações. Muitos deles são facilmente acessíveis através do seu computador ou smartphone – os mesmos dispositivos que você provavelmente usa para trabalhar.

Plataformas de mídia social e aplicativos de celular são projetados especificamente para roubar seu foco e mantê-lo por horas a fio. Na verdade, um estudo do psicólogo e autor Timothy Pychyl descobriu que, em média, 47% do tempo online é gasto procrastinando. Mas como você pode eliminar essas distrações digitais quando elas estão sempre a um clique de distância?

Bem, tentar ignorar as distrações online não funciona. Uma opção melhor é colocar o telefone no modo avião. Você também pode instalar um bloqueador de internet como Freedom ou StayFocused. E se você estiver escrevendo em seu laptop quando precisar verificar algo, faça uma anotação física para procurá-lo mais tarde. Em seguida, volte ao trabalho até a hora de ficar online novamente.

7. Consiga mais fazendo menos.

Pode haver muitas causas psicológicas subjacentes ao seu hábito de procrastinação, incluindo medo do fracasso e diálogo interno negativo. Mas às vezes a razão pela qual você procrastina é muito mais simples do que isso: a tarefa que você precisa concluir é chata.

Somos naturalmente inclinados a adiar trabalhos tediosos ou desnecessários. Felizmente, se você não quiser fazer algo, talvez não precise fazê-lo. Na verdade, é quase garantido que remover tarefas monótonas ou inúteis de sua lista de afazeres aumentará sua produtividade.

A mensagem principal é esta: Consiga mais fazendo menos.

Ao revisar sua lista de tarefas, você pode perceber que algumas das tarefas são completamente desnecessárias. Por exemplo, se uma tarefa não se relaciona com seus objetivos e se descartá-la não decepcionaria ninguém, provavelmente não vale a pena fazê-la. Mais do que isso, deixá-lo em sua lista pode impedir que você se concentre em tarefas de alta prioridade e alto impacto. Portanto, seja implacável: corte todas as tarefas desnecessárias da sua lista de tarefas imediatamente.

Mas e as tarefas necessárias que são chatas? Mesmo que pareçam alcançáveis, você sempre encontrará maneiras de adiá-los a ponto de afetar negativamente sua produtividade. Se for esse o caso, delegue a responsabilidade a outra pessoa sempre que possível. Portanto, se você odeia declarar seus impostos, contrate um contador. E se você evita cortar a grama toda semana, contrate alguém para cortá-la para você.

Na medida do possível, não concorde em assumir tarefas que você sabe que o aborrecerão. Se você é um freelancer, por exemplo, e tem uma boa carteira de clientes, diga não ao trabalho que não te envolve. Em vez disso, aceite apenas projetos que capturem seu interesse. Você pode se sentir compelido a assumir mais do que precisa. Mas lembre-se de que eliminar tarefas desnecessárias e chatas sempre que possível agiliza sua lista de tarefas e otimiza sua produtividade.

Claro, como qualquer professor com uma pilha de papéis para corrigir lhe dirá, nem toda tarefa chata é evitável. Portanto, se você tiver que fazer isso sozinho, transforme-o em um jogo. Defina um limite de tempo e veja o quanto você pode fazer antes que o tempo acabe. Contanto que a pressa não afete negativamente a qualidade do seu trabalho, torná-lo divertido aumentará a probabilidade de concluí-lo.

8. Recrute outras pessoas para ajudá-lo a combater a procrastinação.

Deve estar claro agora que existem muitas causas de procrastinação. Infelizmente, ainda existe a tendência de associar a procrastinação à preguiça e à fraqueza mental. Não é de admirar que seja difícil admitir que você tem um problema de procrastinação!

Mas você não deve se sentir envergonhado de compartilhar o fato de que luta contra a procrastinação. Você certamente não está sozinho. Na verdade, a procrastinação é um hábito ao qual todos os seres humanos são propensos. Além do mais, compartilhar suas lutas pode tornar a procrastinação muito mais fácil de superar. E isso é especialmente verdadeiro quando você pede ajuda a outras pessoas para lidar com isso.

A mensagem principal aqui é: recrute outras pessoas para ajudá-lo a combater a procrastinação.

A procrastinação é um impulso comportamental que muitas vezes age contra nós. Mas há outro impulso comportamental que você pode usar a seu favor.

O fato é que é muito mais provável que você realize uma tarefa se disser a alguém que planeja fazê-la. Por exemplo, é mais provável que você corra uma maratona se compartilhar seus planos no Facebook, assim como é mais provável que escreva um romance se contar a seus amigos que está trabalhando em um livro. Em outras palavras, se você prestar contas a outra pessoa, terá muito mais chances de atingir seus objetivos.

Portanto, se você deseja fazer algo, recrute alguém que o responsabilize por realmente fazê-lo. Lembra daquela novela? Diga a alguém que você vai escrevê-lo, inclusive quando gostaria de terminá-lo. Peça-lhes para verificar seu progresso de tempos em tempos. Isso lhe dará o empurrãozinho necessário até que você finalmente digite as palavras Fim.

Quer outra tática eficaz? Não estabeleça seus próprios prazos. Raramente respeitamos prazos auto-impostos porque não nos sentimos muito mal por quebrar as promessas que fizemos a nós mesmos. Mas respeitamos as promessas que fazemos aos outros.

Um estudo do MIT de 2002 pediu a dois grupos de estudantes que apresentassem um artigo dentro de um prazo específico. Mas havia um porém. Os do primeiro grupo trabalharam com um prazo imposto pelos pesquisadores. Os membros do segundo grupo foram autorizados a estabelecer seus próprios prazos.

Talvez sem surpresa, as pessoas do segundo grupo eram muito mais propensas a entregar seus documentos depois do prazo. É por isso que, se você quiser evitar a procrastinação que surge quando seus prazos são auto-impostos, peça a outra pessoa – um professor, um gerente, um amigo – para defini-los para você.

9. Para vencer a procrastinação, torne-se sua própria líder de torcida.

Há um ciclo vicioso no qual muitos procrastinadores habituais podem facilmente cair.

Você pretende concluir uma tarefa. Você procrastina a ponto de ser forçado a abandoná-lo, ou então termina de maneira descuidada. Você está infeliz com seu trabalho e se sente um fracasso.

Por se sentir um fracasso, você aborda sua próxima tarefa com menos confiança. Sua baixa confiança o leva a procrastinar ainda mais, e você também não conclui essa tarefa de maneira satisfatória. Sua crença de que você é um fracasso é reforçada ainda mais e você se torna ainda mais vulnerável às tentações da procrastinação.

O problema aqui não é realmente que você tem tendência a procrastinar. É que a procrastinação leva você a uma conversa interna negativa, o que o leva a procrastinar mais. Para interromper o ciclo, você precisa parar com a negatividade e começar a acreditar em si mesmo.

Aqui está a mensagem principal: para vencer a procrastinação, torne-se seu próprio líder de torcida.

A conversa interna negativa pode se infiltrar em sua consciência de muitas formas diferentes.

Você pode se envolver em autocrítica, comparando-se com os outros ou se culpando por suas falhas percebidas. Você pode ser um preocupado constante que imagina os piores cenários com base em muito pouca evidência. Finalmente, você pode ser um perfeccionista que estabelece padrões impossivelmente altos, apenas para se repreender quando não consegue cumpri-los.

Então o que você pode fazer? Primeiro, ensine a si mesmo a reconhecer o diálogo interno negativo. Você se culpa quando algo dá errado? Você atribui erros perfeitamente compreensíveis à sua própria preguiça e inaptidão? Você espera falhar em uma tarefa antes mesmo de iniciá-la? Todos esses são exemplos de conversa interna negativa.

Em segundo lugar, dê um toque positivo à sua negatividade. Se você cometer um erro aqui e ali, lembre-se de que todos cometem erros. E se você está convencido de que não adianta começar um projeto porque ele nunca vai sair do jeito que você quer, diga a si mesmo que ninguém é perfeito. Nem mesmo Picasso estava satisfeito com suas pinturas!

Por fim, cerque-se de pessoas positivas – o tipo de amigos e colegas de trabalho que o fortalecem com feedback de apoio quando você não consegue lidar com uma conversa interna positiva por conta própria.

Você não eliminará a conversa interna negativa imediatamente. Na verdade, sempre pode haver uma voz em sua cabeça dizendo que você não é bom o suficiente. Mas fazer um esforço real para calar essa voz o ajudará a cultivar otimismo e autoconfiança, duas armas poderosas na luta contra a procrastinação.

10. Conclusão

Se a procrastinação está impedindo você de alcançar todo o seu potencial, existem estratégias para acabar com esse hábito. Incentive seu eu presente a trabalhar pelos melhores interesses de seu eu futuro, otimizando seu gerenciamento de tempo, simplificando sua lista de tarefas e conquistando o diálogo interno negativo.

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