Resumo do livro The Pomodoro Technique by Francesco Cirillo

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1. Faça as coisas sem estresse mental.

Procrastinação é um termo que se popularizou nas últimas décadas. E também não é nenhuma surpresa. Muitos de nós podem se identificar com o problema da procrastinação e conhecê-lo intimamente:

É início da noite, você está sentado em frente à tela do computador e sabe que aqueles 50 slides vazios do PowerPoint não serão preenchidos sozinhos. E, no entanto, em vez de enfrentar esse projeto gigantesco, você passa horas folheando o Facebook, olhando as fotos das férias dos amigos.

Você nem gosta disso e, de fato, se sente bastante culpado por isso e, no entanto, simplesmente não consegue se conter. Cada 5 minutos é marcado pela abertura de sua caixa de entrada de e-mail, esperando que você tenha a chance de excluir alguns e-mails de spam e dar a si mesmo um breve alívio da culpa da procrastinação.

As horas passam e depois de 7 cappuccinos a apresentação ainda está longe de terminar.

O autor Francesco Cirillo enfrentou esse mesmo problema na universidade. Sua salvação veio na forma de um tomate, mais precisamente: um timer de cozinha em forma de tomate.

Desde então, ele usa essa ferramenta simples para dividir cada tarefa em unidades menores, gerenciáveis e motivadoras chamadas pomodori.

Sua técnica ajudou muitos procrastinadores crônicos a se livrarem de sua culpa e aprenderem a gostar de seu trabalho. Todos que verificaram seus e-mails mais de duas vezes hoje devem considerar uma tentativa.

2. Divida seu trabalho em pomodori para torná-lo gerenciável.

Para muitos, quando se trata de fazer o trabalho, o tempo é nosso maior inimigo: parece se estender infinitamente enquanto você tenta terminar o primeiro slide de sua apresentação chata e depois voa quando você perde tempo navegando na web.

Antes mesmo de terminar o primeiro slide, é hora de ir para casa. Você olha para sua lista de tarefas e vê que nada foi feito; mais uma vez, seu dia foi desperdiçado tomando café, conversando com seus colegas e verificando seu e-mail.

Se é isso que caracteriza seu dia de trabalho, provavelmente você se considera ineficiente e seu trabalho um fardo. A culpa e a frustração de não cumprir suas tarefas o acompanham até em casa e, como o trabalho deve ser feito, você decide trabalhar no “turno da noite” – mesmo assim, passa a maior parte do tempo navegando na Internet e verificando o Facebook.

Depois de mais uma longa noite sem fazer nada, você vai para a cama frustrado e cansado, apenas para acordar na manhã seguinte e repetir esse ciclo vicioso. Esta é uma rotina que a maioria de nós conhece.

Felizmente, estudos mostraram que podemos facilmente superar esses hábitos de trabalho pouco saudáveis: tudo o que você precisa fazer é dividir seu trabalho em tarefas pequenas e gerenciáveis de 20 a 45 minutos cada, e trabalhar nesses pequenos blocos sem pausas ou interrupções.

Este mesmo conceito foi usado para criar a Técnica Pomodoro.

A ideia é esta:

• Defina um cronômetro para 25 minutos (se quiser ser fiel ao método, use um cronômetro em forma de tomate) e gaste esse tempo concentrando-se em uma única tarefa que você escolheu de antemão – não importa o quê. Esse pedaço de 25 minutos é chamado de pomodoro.
• Quando o cronômetro tocar, faça uma pausa de 5 minutos para relaxar, beber um copo d'água ou movimentar-se um pouco.
  Após o intervalo, você estará revigorado e pronto para o seu próximo pomodoro!

3. Pomodori ajuda você a se manter motivado para que você faça as coisas e se livre do estresse.

Estruturar seu trabalho em pequenos pomodori é tão fácil e benéfico que não há razão para não tentar: você não precisa aprender técnicas sofisticadas nem comprar equipamentos caros, mas pode ajudar qualquer pessoa a se livrar da culpa e da ansiedade da procrastinação. enquanto torna o trabalho gratificante e motivador.

O uso da técnica Pomodoro ajuda você a recuperar o controle sobre o seu dia por meio do trabalho focado.

De fato, como um pomodoro é tão pequeno, é quase impossível não manter o foco durante esse tempo. E sabendo que você pode parar de trabalhar em sua apresentação chata depois de apenas 25 minutos, você não tem motivos para procrastinar.

Isso, por sua vez, torna mais fácil manter-se motivado e aproveitar melhor o seu dia.

Você não pode escalar o Monte Everest em um salto. Tentar realizar qualquer tarefa grande de uma só vez é assustador e leva à procrastinação: você passa a maior parte do tempo sem fazer nada e, então, pouco antes do prazo, tenta fazer tudo de uma vez.

No entanto, definir uma meta de 10 pomodori por dia – ou seja, apenas 250 minutos – torna cada passo da subida mais fácil de administrar e o levará muito mais longe na montanha do que uma corrida total no último minuto!

O pomodori também ajuda a manter o ânimo, já que cada pomodoro é gerenciável por si só para começar e você não precisa pensar em todo o projeto que precisa terminar. Além disso, o ritmo constante de intervalos de 25 minutos evita que você se canse, economizando energia e sanidade.

Usando a técnica Pomodoro, você pode ir para casa com a sensação de dever cumprido, sabendo que realmente fez algo. Em vez de trabalhar no turno da noite no sofá, você pode usar seu tempo livre para relaxar, passar um tempo com sua família ou fazer o que quiser.

4. Não existe “meio-pomodoro”: os pomodori têm sempre 25 minutos de duração.

Por mais simples que seja a Técnica Pomodoro, ela só funciona se você seguir as regras. A primeira e mais importante dessas regras: existem apenas pomodori completos - sem metades, sem 80% completos e, especialmente, nenhum que você termine faltando um minuto para o cronômetro tocar.

Depois de iniciar o cronômetro, você se compromete a 25 minutos de trabalho focado nessa apresentação. Não pare em nenhuma circunstância antes que esses 25 minutos terminem. Isso significa não ceder à tentação de fazer um lanche rápido, nem verificar seu e-mail, por mais breve que seja.

A única desculpa é se você ou sua casa estiver pegando fogo - caso contrário, siga as regras e continue trabalhando por 25 minutos completos.

Caso você abra sua caixa de entrada para espiar seus e-mails em um momento de fraqueza, cancele imediatamente seu pomodoro e comece de novo. Pomodori incompleto não conta!

A esta altura você deve estar se perguntando: Por que preciso ser tão rigoroso comigo mesmo?

Essencialmente, você deseja internalizar esses hábitos para que, eventualmente, trabalhe no estilo pomodoro sem nem mesmo pensar nisso. O cumprimento estrito das regras é a única maneira de se disciplinar para fazer essa mudança acontecer.

Mas então o que você faz se terminar uma tarefa em apenas 20 minutos em vez de 25?

Simples: você continua. Pergunte a si mesmo se há algo que você poderia revisar ou aperfeiçoar em sua apresentação. Tem certeza de que usou a melhor fonte?

Se você “terminar” cedo, não termine o pomodoro, não comece seu intervalo e nem pense em checar seu e-mail antes dos 25 minutos terminarem! Se realmente não há nada que você possa fazer para melhorar seu trabalho e ainda restam 2 minutos em seu cronômetro, revise seu trabalho de qualquer maneira e recapitule o que você fez para gravá-lo em sua memória.

5. Você deve fazer uma pausa após o seu pomodori; pausas não são opcionais!

Depois de terminar o seu pomodoro, salvar todo o seu novo trabalho e riscar a tarefa da sua lista de tarefas, você deve observar a segunda – mas igualmente importante – regra: as pausas são obrigatórias.

Você deve levar isso muito a sério; se você deseja manter a mente focada, precisa dar um tempo. Isso significa que você não deve desperdiçar seu intervalo de 5 minutos verificando seu e-mail ou fazendo algo extenuante.

Em vez disso, relaxe e se distraia. Afaste da cabeça a tarefa que acabou de concluir e desfrute da agradável sensação de realização. Permita que sua mente se recalibre para que ela possa se concentrar na próxima tarefa que você precisa realizar.

Se, por algum motivo, você não seguir essa regra, ficará mais difícil se manter motivado.

Seguindo uma programação de 25 minutos de foco seguidos de 5 minutos de descanso, você mostra à sua mente que ela precisa manter o foco por curtos intervalos, facilitando assim a motivação.

Se você diluir esse ritmo, não há razão para sua mente não procrastinar, porque não há mais uma divisão clara entre o tempo para se concentrar e o tempo para relaxar.

Além das pausas de 5 minutos após cada pomodoro, há outro tipo de pausa muito importante: depois de terminar 4 pomodori, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.

Esse método de estruturar seu tempo provou funcionar especialmente bem tanto em termos de eficácia quanto de motivação sustentada durante todo o dia de trabalho, ajudando você a realizar mais com menos estresse.

Como você viu, as regras da técnica são bem simples. Agora vamos dar uma olhada nas ferramentas que você precisa para utilizar a Técnica Pomodoro e ver se elas são igualmente simples e diretas...

6. Tudo o que você precisa para começar é um cronômetro e duas listas.

As ferramentas simples costumam ser as melhores; felizmente, as ferramentas necessárias para a Técnica Pomodoro são tão simples que você as encontrará em quase todas as casas.

Primeiro, você precisa de um temporizador. Não precisa ser o cronômetro de cozinha em forma de tomate da Técnica Pomodoro original – qualquer coisa, desde um cronômetro até seu smartphone, serve.

Idealmente, seu cronômetro marcará a contagem regressiva e tocará quando os 25 minutos terminarem. Esses sinais acústicos ajudam sua mente a internalizar a mudança de um estado de trabalho focado para relaxamento e vice-versa.

Em seguida, você precisa de 2 listas simples: sua lista “To Do Today” e seu inventário.

To Do Today inclui tudo o que você deseja fazer naquele dia. Pode ser algo assim:

• esboço da estrutura da apresentação - 4 pomodori
• encontre um local para o seminário – 2 pomodori
• pagar contas – 1 pomodoro
• etc.

Mas de onde vêm todas essas tarefas? Eles são do seu inventário exaustivo, onde você coletou todas as tarefas que deseja realizar em algum momento agora ou no futuro.

Uma coisa que você terá que aprender é como estimar quantos pomodori são necessários para uma determinada tarefa. Embora suas estimativas não sejam precisas no começo, você ficará melhor com o tempo.

Em breve, você será muito bom em estimar intuitivamente quantos blocos de 25 minutos precisará para esboçar sua apresentação ou classificar sua caixa de entrada ou qualquer outra coisa que precise fazer.

Então, como você mantém motivação suficiente para concluir sua lista de tarefas de hoje? Você simplesmente varia suas tarefas: se sua apresentação sobre “técnicas de gerenciamento de tempo” levará aproximadamente 20 pomodori para ser concluída, apenas corte-a em unidades menores.

Trabalhar um dia inteiro nessa tarefa enorme e única sem nunca terminar é muito menos gratificante (e, portanto, menos motivador) do que terminar a tarefa de 4 pomodori “esboçar a estrutura da apresentação” após suas primeiras duas horas de trabalho.

7. Seus maiores inimigos: interrupções internas e externas.

A esta altura, você já deve ter visto que o tempo não é seu adversário quando você o usa da maneira certa – ou seja, utilizando a Técnica Pomodoro. No entanto, existem inimigos ocultos à espreita, esperando para atrapalhar sua produtividade se você não proteger ativamente seu pomodori.

São interrupções - qualquer coisa que tire seu foco da tarefa em questão e o desloque para outra coisa.

Pode ser difícil de acreditar, mas os dias de trabalho da maioria das pessoas consistem principalmente em uma interrupção após a outra – eles estão em todos os lugares, o tempo todo, esperando para arruinar sua produtividade.

Cada telefonema ou e-mail que você recebe, cada vez que você cede à tentação de verificar os resultados do jogo da noite anterior ou cada vez que você faz um lanche ou pede uma pizza: tudo isso tira você do seu modo de trabalho concentrado e interrompe seu pomodori e, portanto, torná-lo menos eficiente.

Basicamente, existem dois tipos principais de interrupções:

Existem interrupções internas que vêm de dentro – o fluxo de pensamentos que surgem em sua mente o tempo todo, interrompendo sua linha de pensamento e tirando você do caminho certo. São coisas como:

• uma ideia repentina para um projeto no qual você queria trabalhar mais tarde;
• o impulso de pedir pizza ou ver fotos de gatos na internet;
• a lembrança espontânea de que você precisa comprar um presente de aniversário para sua cara-metade;
• e assim por diante.

Então, há interrupções externas – forças externas que exigem sua atenção imediata, como:

• o colega que liga reclamando do tempo;
• correio de spam recebido;
• ou o entregador que trouxe a pizza de pepperoni que você pediu no pomodoro anterior.
  Essas interrupções não são apenas um incômodo; eles também contribuem para a produtividade reduzida e aqueles terríveis sentimentos de culpa e frustração que os acompanham. Se ao menos houvesse uma maneira de controlar essas interrupções...

8. Você pode gerenciar qualquer tipo de interrupção para manter seu foco.

Felizmente, você não precisa ser escravo dessas interrupções. Basta seguir estes passos simples para proteger seu pomodori:

Inevitavelmente, algo, alguma interrupção interna, surgirá em sua mente enquanto você está tentando se concentrar em sua tarefa e exigirá sua atenção imediata e total, como uma criança choramingando por um doce.

Quando isso acontecer, simplesmente anote em algum lugar e volte para o seu pomodoro. Contanto que você não sinta o cheiro de suas calças queimando, isso pode esperar até que você termine a tarefa em mãos.

Depois que seu pomodoro estiver completo, reserve um momento e examine o pensamento que você anotou anteriormente; muitas vezes, o que parecia extremamente urgente enquanto você estava em seu pomodoro acaba no lixo depois.

Se ainda parecer importante, coloque-o em sua lista de inventário ou em sua lista de tarefas para hoje.

Em caso de interrupção externa, tente não se meter nos negócios dos outros: assuma o volante e faça com que os outros respeitem o seu horário:

• Quem está ligando pode apenas falar com seu correio de voz.
• Desative as notificações por e-mail e verifique os e-mails raramente (e nunca durante um pomodoro).
• Se alguém vier para dizer "olá", será recebido com um "adeus" amigável, mas firme.
• Você só pode interromper seu pomodoro em caso de emergência real – por exemplo, se alguém cortar um dedo e sujar seu cronômetro com sangue. Se a mesma pessoa quiser apenas uma caneta emprestada, ela terá que esperar até que o cronômetro toque.

Se alguém tentar interrompê-lo, uma resposta como “Estou no meio de um pomodoro e ligo de volta” ou “Apenas 10 minutos, depois posso ajudá-lo” são perfeitamente apropriadas. Você ficaria surpreso, mas a maioria das pessoas entenderá e até respeitará seu desejo de manter o foco. . .

Exceto talvez não o entregador de pizza, e é por isso que você não deveria ter pedido pizza em primeiro lugar!

9. Conclusão

A mensagem principal deste livro:

A técnica Pomodoro é tão simples quanto eficaz: divida seu trabalho em blocos de 25 minutos mais gerenciáveis, durante os quais você trabalha totalmente ininterrupto. Depois, faça uma pausa para relaxar e recarregar as baterias, para que você possa começar seus próximos 25 minutos de trabalho concentrado sem se cansar.

Conselho acionável:

Não seja pego em uma teia de distrações!

Se você está no meio de um trabalho focado e seus colegas, de quem você gosta e respeita, querem conversar com você sobre o jogo da noite passada, simplesmente diga-lhes educadamente, mas com firmeza, que entrará em contato com eles em breve. Os relacionamentos pessoais são importantes, mas permitir esse tipo de interrupção simplesmente resultará em outro dia perdido em que nada será feito!