Resumo do livro How To Stop Procrastinating by Steve Scott

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1. O que é procrastinação?

Quantas pessoas você conhece que esperam até o último minuto para concluir uma tarefa? Alguém pode chamar isso de arte de fazer tudo em pouco tempo. Mas, na verdade, isso é procrastinação – um hábito prejudicial de atrasar as coisas. E geralmente tem um impacto negativo em sua vida.

Quer saber o maior segredo? Na maioria das vezes, as pessoas adiam tarefas que não gostam ou que as deixam desconfortáveis. Por exemplo, pode ser uma ligação de trabalho, redação de relatórios ou tarefas domésticas.

Mas, no que diz respeito à sua saúde, a procrastinação pode ser fatal. Veja como isso pode acontecer. Certa vez, o pai de Steve Scott sentiu dor no peito, mas decidiu adiar a consulta médica. Mais tarde, ele foi a um hospital para descobrir que precisava de uma cirurgia urgente, que não poderia esperar alguns dias e que acabou salvando sua vida. Ele não teria sobrevivido se tivesse adiado um pouco mais a visita.

Mas não se trata apenas de saúde. Também pode ser um obstáculo para alcançar seus principais objetivos de vida. Desenvolver o hábito antiprocrastinação requer uma abordagem em que você dê cada passo deliberadamente. Dedique tempo para fazer os exercícios e praticar rotinas.

Transforme as informações que você conhece em um plano para eliminar tendências de procrastinação.

Steve Scott ficou interessado em aprender mais sobre a procrastinação quando percebeu o quão improdutivo ele era no dia a dia. Embora ele pudesse definir e alcançar metas de longo prazo, sua lista básica de tarefas diárias foi prejudicada. Ele sempre adiou tarefas simples para a lista do dia, como pagar impostos em dia, até que esse hábito atingiu gravemente sua carteira. Um ano, ele se esqueceu de solicitar uma prorrogação de seus impostos comerciais e teve que pagar mais de US$ 2.000 em multas. Este incidente prova que alguns hábitos custam muito caro para mantê-los.

Esse erro caro levou Steve Scott a desenvolver um sistema de planejamento para realizar tarefas de longo e curto prazo no prazo. Com a experiência de Scott, você pode aprender lições importantes. Você descobrirá estratégias para mantê-lo no caminho certo e impedir que a procrastinação arruíne sua produtividade.

2. Conheça seus inimigos

Todo mundo tem explicações sobre por que está adiando uma tarefa, mas aqui estão oito motivos comuns. Eles têm algo em comum com seus pensamentos?

• Perfeccionismo: Tem a ver com medo de errar. É comum que pessoas com mentalidade fixa acreditem que suas habilidades são permanentes e não podem ser desenvolvidas com muito trabalho. Então, eles desistem de tentar porque não conseguem fazer seu trabalho parecer perfeito.
• Medo do desconhecido: Quando você prefere não saber a verdade e evitá-la a qualquer preço. Mas o tiro sai pela culatra com resultados adversos, especialmente no que diz respeito a questões de saúde.
• Atraso: Você garante a si mesmo que deixar de concluir esta tarefa agora não afetará seu sucesso futuro. Ele vai. Você se lembra da história de Steve Scott e do pagamento de impostos?
• Concentre-se em tarefas fáceis: Quando você realiza uma tarefa fácil, você recebe energia e uma sensação de sucesso.
• Falta de motivação: Quando sentir que seu interesse está diminuindo, lembre-se do seu propósito maior ao realizar esta tarefa.
  A falta de motivação surge quando os indivíduos não compreendem a importância de uma tarefa.
• Não tenho ideia de como começar: a tarefa pode ser nova, muito complexa ou muito difícil. A solução é dividir seu projeto complexo em partes menores. Anote-os, priorize-os, organize e revise sua lista e faça-os um por um.
• Você se distrai: use aplicativos como Self-Control ou Freedom para evitar navegar na web ou passar tempo nas redes sociais. Livre-se dos jogos no seu smartphone e desconecte-se da Internet sempre que precisar se concentrar. Você também pode mudar para o modo avião para evitar notificações push e usar fones de ouvido com cancelamento de ruído. Você pode até fechar a porta do seu quarto ou escritório.
• Tempo insuficiente: você pode corrigir isso de duas maneiras. Revise como você planeja sua programação e encontre tempo extra. Faça um pequeno esforço que leve minutos em vez de horas, eventualmente trazendo algum progresso. Não tem tempo para um treino de corpo inteiro? Faça uma caminhada de 15 minutos; um pequeno passo é melhor que nada.

Você sabia? De acordo com o professor Piers Steel da Universidade de Calgary, em 1978, apenas cerca de 5% dos americanos se consideravam procrastinadores, mas em 2007 esse número subiu para 26%.

3. Identifique seus projetos principais usando a regra 25-5

A abordagem Como parar de procrastinar de Steve Scott exige que você anote todos os compromissos e metas que deseja cumprir no ano seguinte. Inclua projetos pessoais e de trabalho, questões médicas, planos de férias, hábitos a serem construídos, eventos importantes e coisas que você tem adiado. Use um aplicativo ou notebook e mantenha esta lista perto de você. Esta tarefa pode ser desafiadora porque exige um alto nível de dedicação, mas também é gratificante. Isso o ajudará a priorizar e restringir sua atenção aos projetos principais.

Use a regra 25-5. A primeira etapa é escrever 25 metas que você deseja alcançar nos próximos anos. Em seguida, escolha cinco dos mais importantes. Faça desses cinco sua prioridade e evite a todo custo perder tempo com o resto da lista. Sem compromissos aqui. Você deve identificar esses cinco projetos de acordo com suas crenças internas; portanto, tente primeiro identificar seus valores essenciais. Pode ser sua família, carreira, casamento, espiritualidade ou finanças.

Revigore sua mente a partir das crenças dos outros e concentre-se em sua perspectiva.

A segunda etapa do uso desta regra está ligada aos seus valores. Pense no momento mais feliz da sua vida. O que foi que fez você se sentir satisfeito? Retroceda mentalmente sua vida e tente lembrar os momentos em que você sentiu uma felicidade sem limites e as razões desse sentimento. Seus valores muitas vezes estarão entre eles. Eles mostram quais pessoas, eventos, conquistas, pensamentos e experiências são “seus” e quais não são. Os valores principais o ajudarão a entender como você deseja ver sua vida no futuro.

Depois de ter sua lista de metas para o próximo ano, combine-as com seus valores para limpá-la até ter seus cinco projetos principais. Depois, passe os próximos meses trabalhando apenas nesses projetos principais. Você procrastinará propositalmente com o restante dos objetivos da lista, mas agora precisa pensar no resultado que deseja.

O medo de cometer erros é real e pode fazer com que as pessoas adiem algumas de suas obrigações importantes para outro dia. ~Steve Scott

4. Transforme projetos em metas SMART trimestrais

Use a sigla SMART para escolher seus critérios. Isso significa que sua meta deve ser específica, mensurável, atingível, relevante e com prazo determinado. Eventualmente, ele forma um plano com detalhes, como quem está envolvido no projeto e onde ele será realizado, focando no que você precisa e em um prazo específico.

Mantenha seu foco nesses cinco projetos principais. Não ceda a nenhuma outra oportunidade que o distraia do seu objetivo. Quanto mais específico for o seu plano, mais confiante você estará em sua execução e menos medo do fracasso. Portanto, cada um dos cinco objetivos deve ser viável (você tem os recursos para cumpri-lo) e descrito com precisão de forma que permita avaliar sua implementação após seu alcance.

Em seguida, transforme seus projetos principais em metas SMART. Para fazer isso, você divide seu projeto principal em metas SMART de curto prazo. Por exemplo, seu projeto é passar mais tempo com sua família. Para isso, você desligará o computador todos os dias às 17h, não trabalhará nos finais de semana, dedicará duas horas para ficar com os filhos, sairá com seu cônjuge duas vezes por mês e assim por diante.

Reserve um tempo no final da semana de trabalho ou no fim de semana para revisar seu progresso em direção à meta desejada nos últimos cinco dias. Você sempre ajustará seus projetos ou até mesmo mudará seu foco para outro projeto caso seu interesse mude para outra coisa.

Procrastinamos quando não sabemos como começar: escreva uma lista de ações para cada projeto.

Lembre-se de seguir os passos um por um. Use um aplicativo online como Evernote ou Todoist para manter tudo sob controle. Você pode adicionar fotos, vídeos e qualquer coisa digital ao seu caderno Evernote. Todoist é mais sobre como gerenciar listas diferentes – desde uma pessoal até uma separada para cada um dos seus projetos.

Reserve algum tempo diariamente para revisar seus marcos. A chave aqui é a consistência. Além das revisões diárias e semanais, reserve algum tempo para avaliar suas metas trimestrais e alterá-las se necessário.

5. Aprenda a dizer não cedo e educadamente

O que você gostaria de ver em seu obituário? Que você estava sobrecarregado e levou tudo em consideração, ou teve sucesso nas áreas que queria? Claro, a última seria sua escolha. Rejeite todos os projetos e tarefas que não se alinhem perfeitamente com seus projetos principais. Ao fazer isso, você não se sentirá sobrecarregado com uma enorme quantidade de trabalho, uma causa comum de procrastinação.

Você diz não aos seus projetos principais sempre que concorda com algo novo.

Experimente estas práticas para aprender a dizer não sem ter problemas no trabalho e sem sentir que está rejeitando as pessoas.

• Seja educado e honesto e explique o mais rápido possível que você não está disponível para realizar o trabalho. Se você é próximo de alguns de seus colegas de trabalho, pode contar-lhes sobre sua estratégia para atingir metas e combater a procrastinação. Seu exemplo pode inspirá-los.
• Combine as tarefas domésticas ou tarefas secundárias com as que são mais importantes para você. Ajuda quando você os relaciona com seus projetos principais – por exemplo, cozinhar enquanto passa tempo com sua família.
• Reserve um momento para comparar as solicitações recebidas com seus principais projetos e resultados. Se eles não estiverem alinhados, rejeite essas solicitações por sua vez. Além disso, considere por que você deseja iniciar um novo projeto em vez de algo que já tem em sua lista de tarefas. Pode ser um sinal para mudar seus projetos principais. Pense se você gostaria de sacrificar seu tempo por outra atividade, como um hobby ou lazer.
• Pense antecipadamente nas tarefas que impactam o seu negócio ou a empresa onde você trabalha. Marque uma reunião com sua equipe, colegas ou supervisor e explique os motivos. Admita que você não consegue lidar com a carga de trabalho e deseja se concentrar em suas prioridades. Você pode eliminar tarefas desnecessárias, delegar certas tarefas e pular algumas reuniões.
• Faça escolhas sobre valores que realmente importam.

Você trabalha duro em seus objetivos todos os dias. O problema? Algumas pessoas nunca dão um passo atrás e entendem o “porquê” de cada objetivo. ~Steve Scott

6. Você pode vencer a procrastinação com várias práticas

Certas estratégias podem ajudá-lo a começar, mesmo em momentos de falta de motivação.

Você pode resolver todas as emergências de uma vez. Ignorá-los pode levar a resultados catastróficos, por isso é melhor abordá-los imediatamente. Você também pode achar útil fazer sessões de revisão diárias. Isso o ajudará a se lembrar de quais tarefas são essenciais. Ao gastar cerca de 5 a 10 minutos por dia nisso, você saberá o que precisa alcançar e o que pode ser agendado para outro horário.

Escolha 2 a 3 das tarefas mais importantes do dia para mantê-lo no caminho certo e comprometa-se a concluí-las até o final do dia. Dê tapinhas nas costas quando fizer isso! Concluir a tarefa mais desafiadora seria útil e depois trabalhar a partir daí. Mas você também pode preferir realizar as tarefas rápidas imediatamente. Se demorar apenas dois minutos, é melhor fazê-lo do que adicioná-lo à sua lista de tarefas. Ou se precisar apenas de algumas ações extras simples, execute-as imediatamente.

Crie o hábito de gastar pouco tempo diariamente em tarefas complexas e desafiadoras. Pode levar 15 ou 20 minutos, mas é mais fácil se convencer a fazer isso, principalmente quando se trata de tarefas desagradáveis. Mas é claro que sempre há tarefas das quais não gostamos. Para superar isso, conecte ações com recompensas. Quando algo desagradável acontecer, associe-o à sua rotina favorita para facilitar as coisas.

As metas também são importantes. Portanto, conecte seus projetos a objetivos maiores. Mesmo que parte do seu plano inclua tarefas que você não gosta, valerá a pena. Isto é particularmente importante se você tende a relaxar antes de fazer as coisas.

Se você precisar trabalhar mais no gerenciamento do tempo, considere estas práticas:

• Aplique a regra 80/20. Apenas 20% dos seus esforços produzem 80% dos resultados. Concentre-se nas atividades que têm consequências e estruture sua programação de acordo.
• Use o Google Agenda para planejar suas atividades, dedicando de 30 a 60 minutos cada.
• Agende um horário para seus hobbies.
• Reserve tempo para pensar em quaisquer ideias que lhe venham à mente, escreva um plano de ação para elas, se possível, ou guarde-as num arquivo para revisão todos os meses.

Remova todas as distrações ao focar em um trabalho que exige alta concentração.

7. Conclusão

A procrastinação pode parecer inofensiva, mas pode impedir que você alcance seus objetivos e sonhos de vida ou até mesmo ser fatal quando se trata de problemas médicos. Para superá-lo, você precisa de autodisciplina e trabalho duro. Quando você sabe o que precisa fazer e por quê, é muito mais fácil se concentrar e concluí-lo. Clareza é vital.

A lição principal é implementar os exercícios e rotinas que você acabou de aprender. Superar a procrastinação é um trabalho árduo, mas quem disse que não é gratificante? Evite todas as distrações e concentre-se no seu objetivo. Isso não apenas elimina o estresse e a ansiedade, mas também libera tempo que você pode gastar em coisas realmente valiosas. Você descobrirá que terá mais tempo para se divertir com seus entes queridos e fazer as coisas que deseja, simplesmente eliminando a procrastinação de sua vida.

Lembre-se do quanto você ainda deseja alcançar, ver e sentir nesta vida! Não deixe que o medo do desconhecido ou a dúvida atrapalhem a realização desses desejos. Evite o perfeccionismo, busque motivação, inspire-se nos seus sucessos e siga em frente. Não deixe sua vida para depois. Se você tem pouco tempo para todas as coisas interessantes agora, quando poderá encontrá-las?

Experimente isso

• Identifique seus cinco projetos principais e concentre-se exclusivamente neles.
• Remova toda a desordem e distrações e não concorde com nada que tire seu foco ou tempo.
• Acompanhe seu progresso com uma série de ações e análises semanais. Siga seu plano mesmo que você tenha apenas cinco minutos de sobra.