Resumo do livro Creating A Second Brain by Tiago Forte

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1. Duplique o poder do seu cérebro.

Quantas vezes algo assim acontece com você: você tem uma ideia brilhante no seu trajeto matinal, mas quando chega ao escritório ela já desapareceu. Ou você acabou de ler sobre um novo estudo que é totalmente relevante para a reunião em que você está, mas não consegue se lembrar do que era.

Se você é como a maioria das pessoas, coisas assim acontecem com você o tempo todo. Estamos vivendo em uma era de sobrecarga de informações. De acordo com o New York Times, uma pessoa média processa o equivalente a 34 gigabytes de informação todos os dias. Isso é simplesmente demais para um cérebro lidar.

Felizmente, a tecnologia nos oferece as ferramentas para arquivar, recuperar e recombinar informações de forma tão eficiente e intuitiva quanto um segundo cérebro. Neste Blink, você aprenderá como construir um segundo cérebro digital. No processo, você liberará seu cérebro para pensamentos profundos e criatividade. E você nunca mais esquecerá uma informação importante. Parece bom? Vamos começar.

2. A construção de um segundo cérebro começa com a captura eficaz de informações.

Conheça John e Amélia. Ambos são trabalhadores do conhecimento. John tem um segundo cérebro; Amélia não.

Um dia típico para Amelia é mais ou menos assim:

Amelia acorda e sua mente está inundada com pensamentos e ideias dispersas, mas antes que ela possa segui-los, ela é distraída pelo ping de notificações por e-mail. Ela passa a manhã apagando incêndios em sua caixa de entrada. Não há tempo para organizar seus pensamentos antes de uma reunião à tarde. Pior ainda, ela passa metade da reunião vasculhando arquivos tentando encontrar os números de que precisa – e perde completamente o fio da discussão. Depois do trabalho, exausta, ela reserva um pouco de tempo para trabalhar em seu projeto apaixonante, mas rapidamente fica desanimada – ela não consegue se lembrar de onde parou da última vez e não tem ideia do que priorizar agora. Ela vai para a cama e o ciclo se repete no dia seguinte.

O dia típico de John parece um pouco diferente.

John também acorda com pensamentos dispersos – mas rapidamente digita ideias promissoras em seu aplicativo de anotações. No caminho para o trabalho, ele reflete as ideias com mais detalhes, fazendo uma anotação em áudio sobre possíveis desafios e soluções. Quando chega a reunião da tarde, ele tem a agenda pronta, bem como informações extras que acha que podem ser pertinentes para a discussão. E aquela ideia que ele anotou esta manhã? Já está refinado o suficiente para ser apresentado ao conselho. Naquela noite, com tempo para dedicar ao seu projeto apaixonante, ele sabe exatamente por onde começar a trabalhar.

John não é mais inteligente ou mais capaz que Amelia. Ele simplesmente tem um segundo cérebro.

Então, como você constrói um segundo cérebro que funciona tão bem quanto o de John? É fácil… depois de decifrar o código. Esse é o código como em C-O-D-E. Cada letra representa uma das quatro etapas para construir um segundo cérebro: Capturar, Organizar, Destilar e Expressar. Esta seção, e as três a seguir, detalharão cada uma dessas etapas. E cada seção terminará com uma tarefa de crédito extra, projetada para ajudá-lo a construir seu segundo cérebro enquanto ouve.

Vamos começar com esse primeiro passo. Capturar.

Estamos cercados por informações, tanto externas – como citações, imagens, artigos, notas de reuniões – quanto internas, como memórias, reflexões e insights. Capitalize essas entradas. Ao encontrar uma informação que deseja lembrar, você deve capturá-la – pode ser como fazer uma captura de tela, adicionar um artigo aos favoritos ou até mesmo gravar uma nota de voz rápida. Simples!

Agora, você pode estar pensando: “Espere aí – eu já faço isso. E definitivamente não sinto que tenho um segundo cérebro!” Bem, você provavelmente está cometendo dois erros.

Primeiro, você está capturando as coisas erradas. Freqüentemente, capturamos coisas porque achamos que deveríamos, mesmo quando não sentimos nenhuma conexão com elas. Acabamos com muitas informações que não significam muito para nós. Tente capturar apenas informações que despertem algo dentro de você. Pode ser útil pensar nas informações que você deseja capturar como ativos de conhecimento. Eles são mais do que um fato ou uma observação. São soluções, economizadores de tempo, faíscas de inspiração, transformadores de perspectiva.

Em segundo lugar, você não está centralizando o conhecimento que captura. Existem todos os tipos de ferramentas digitais que permitem capturar ativos de conhecimento. Você pode destacar e-books, curtir e marcar nas redes sociais, extrair clipes de áudio de podcasts… a lista continua. Mas essas ferramentas não são tudo. Pense em tudo que você captura com essas ferramentas como terminações nervosas. Todos eles deveriam levar de volta a um sistema nervoso central: seu segundo cérebro. Qualquer aplicativo de notas digitais padrão deve resolver o problema. Defina todos os seus modos de captura para exportar e atualizar automaticamente tudo o que você salva naquele espaço digital central.

Ainda se sente sobrecarregado com todas as informações que está capturando? Siga o exemplo do físico vencedor do Prêmio Nobel Richard Feynman, que tinha uma reputação de pensamento inovador e inovador. Feynman escreveu uma lista de cerca de uma dúzia de questões centrais que queria responder em sua pesquisa. Sempre que encontrava uma nova informação, ele a testava em relação a essas questões centrais. Usando este método, ele frequentemente encontrava soluções nos lugares mais inesperados! Manter uma lista de questões centrais ajudará você a focar suas capturas, mesmo enquanto constrói uma biblioteca eclética de ativos de conhecimento.

Pronto para começar a capturar a si mesmo? Aqui está sua atribuição de crédito extra:

Tudo o que você captura deve parecer potente e urgente. Tiago Forte, criador do sistema CODE, capta em média apenas dois ativos por dia. Então, pense nas suas últimas 24 horas. Quais são as suas duas principais conclusões de conhecimento? Capture-os!

3. Crie um espaço digital projetado para otimizar a produtividade.

Já ouviu falar do efeito catedral? Basicamente, o espaço em que você está afeta o seu pensamento. É mais provável que você tenha pensamentos elevados sobre o propósito da sua vida quando está em uma catedral com arcos góticos, tetos abobadados e piso de mármore do que na sala de espera de um dentista. E é mais provável que você encontre foco em um estúdio vazio e com pouca mobília do que em uma sala repleta de desordem e bagunça.

Este mesmo efeito se aplica quando se trata do espaço digital. Pense nos ativos de conhecimento que você capturou como os blocos de construção do seu segundo cérebro. Com o próximo passo, Organizar, é hora de começar a transformá-los em uma catedral, que irá inspirar pensamentos incríveis.

Se você capturar sem organizar, todos os seus preciosos ativos de conhecimento começarão a parecer menos inspiradores e mais opressores. Você está enfrentando ainda mais sobrecarga de informações. E dessa vez o responsável por essa sobrecarga é você!

Então, você tem que ser um construtor de catedrais e organizar esses ativos. Seu primeiro instinto pode ser organizar por categoria de assunto. Ignore esse instinto. Seu segundo cérebro não deveria parecer uma biblioteca, mas uma cozinha. Confuso? Bom, imagine se você organizasse sua cozinha por comida. Não funcionaria. As cozinhas são organizadas por processo e resultado – panelas no armário acima do fogão, um escorredor de pratos ao lado da pia e assim por diante. Para tornar seu segundo cérebro orientado para resultados, organize seus ativos de conhecimento em ordem de ação.

Pronto para outra sigla? PARA significa Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos. Estes são os quatro domínios do seu segundo cérebro. Cada domínio pode conter quantas pastas dedicadas você desejar.

Projetos são objetivos de curto prazo, geralmente com prazo, que você está trabalhando ativamente para concluir. Um projeto de trabalho pode ser criar um novo site. Um projeto pessoal pode ser planejar férias.

As áreas são compromissos contínuos. Suas finanças pessoais, por exemplo, são uma área, não um projeto. Eles não têm data de entrega. Eles são dinâmicos e precisam de supervisão consistente.

A área que chamamos de Recursos é um repositório para tópicos que você tem interesse em explorar, mas que ainda não foram traduzidos em projetos ou áreas. Seus hobbies e devaneios mais estranhos e selvagens podem encontrar um lar aqui, da apicultura à astrofísica.

Por fim, seus Arquivos são para projetos finalizados, áreas que não são mais relevantes e interesses que não estão falando com você no momento. Só porque eles não são imediatamente relevantes não significa que você deva eliminá-los do seu segundo cérebro – mas você deve movê-los para um armazenamento refrigerado, por assim dizer, para que não atrapalhem ativos de conhecimento mais acionáveis.

Destas categorias, os Projetos são os mais acionáveis; Arquiva o mínimo. Cada ativo de conhecimento capturado deve ser atribuído a uma dessas quatro áreas. Dessa forma, eles são colocados em ordem de ação imediata. Mas não fique muito animado – é melhor não se organizar assim que capturar. Espere até ter um lote de ativos para classificar e depois organize-os. Isso lhe dá a distância necessária para analisar cada ativo analiticamente e como parte de um contexto mais amplo de informações.

Pronto para algum crédito extra?

Sua missão é limpar seu espaço de trabalho digital. Arquive tudo. Seriamente. Ter que vasculhar uma montanha de arquivos antigos é o maior impedimento para a construção de um segundo cérebro eficaz. Depois de ter um espaço limpo e fresco, faça um balanço mental. Que projetos você tem em andamento agora? Pense em dois ou três e atribua pastas a eles. Você está pronto para começar a construir sua catedral digital.

4. Pegue o que você precisa, esqueça o resto.

Você acorda no meio da noite. Você teve uma ideia incrível que mudou sua vida. Você anota e volta a dormir. Quando você acorda de manhã e lê o bilhete ao lado da sua cama, você pensa – né? Pepinos alienígenas?

Deixe passar tempo suficiente entre preencher uma nota e encontrá-la novamente e – não importa o quanto isso ressoou em você no momento – seis meses depois ela faz tanto sentido quanto pepinos alienígenas.

Como você pode evitar esse problema? Bem, você não quer apenas salvar o conhecimento, mas salvá-lo de uma forma que seja acessível e relevante na próxima vez que você o encontrar. A ironia é que quanto melhor você captura e organiza, menos detectáveis se tornam todas as suas informações.

Existe um antigo provérbio chinês que diz mais ou menos assim: Se você quer adquirir conhecimento, acrescente algo todos os dias. Se você deseja alcançar a sabedoria, subtraia algo todos os dias.

A próxima etapa no sistema CODE – Distill – trata da subtração. Trabalhando em camadas, você identifica, extrai e destila informações importantes. Quanto mais camadas, mais potentemente destilados seus ativos de conhecimento podem se tornar.

Esta é a aparência de quatro camadas de destilação em ação.

• Primeiro, você salva um artigo que desperta seu interesse.
• Segundo, você o lê e destaca as passagens principais.
• Terceiro, você tem ideias e frases ousadas dentro dessas passagens.
• Quarto, você escreve um resumo executivo dessas ideias-chave – não mais do que algumas frases.

Lembre-se, ao destilar, você não precisa resumir o artigo inteiro – apenas as partes que despertaram seu interesse e são relevantes para seus objetivos. E certifique-se de que as informações mais refinadas também sejam as mais detectáveis. Por exemplo, seu resumo executivo deve ser a primeira coisa que você vê ao navegar de volta para um ativo de conhecimento, facilitando a refamiliarização com as conclusões mais críticas de qualquer ativo.

A destilação leva tempo. Mas eu prometo que você economiza muito mais tempo do que leva. Da próxima vez que você se envolver com o conhecimento adquirido, não precisará repassar tudo para lembrar por que ele é relevante. E você pode escolher o nível de envolvimento – folhear o resumo, atualizar as ideias principais destacadas ou revisar o conteúdo novamente.

Se precisar de mais incentivo para começar a destilar, inspire-se no premiado documentarista Ken Burns. Seus documentários sobre temas como jazz ou a Guerra Civil Americana são aulas magistrais de destilação. Burns depende muito de imagens encontradas e de arquivo – segundo ele, para cada 50 horas de filmagem que ele captura, apenas uma hora chega ao corte final.

Pronto para tentar destilar você mesmo? Reserve trinta minutos, pegue sua bebida preferida e relaxe lendo um artigo que você gostaria de ler. Em seguida, passe pelas camadas de destilação: leia o texto, destaque as passagens principais, ideias críticas ousadas e crie um resumo executivo.

5. Não armazene apenas conhecimento – use-o!

Chegamos à última etapa do sistema CODE: Express. Esta etapa é bastante autoexplicativa. Você construiu um segundo cérebro funcional. Você reuniu informações, organizou-as e destilou-as em conclusões importantes. Agora, é hora de colocar esse conhecimento em prática: criar novos resultados no trabalho, realizar projetos pessoais, realizar atividades secundárias e inovar em novas soluções para problemas incômodos.

Bem, o que você está esperando? Vá embora! Divirta-se!

Não se preocupe, ainda não terminamos. Para muitas pessoas, esta etapa final é a mais assustadora. Então, aqui está um truque final para ajudar a garantir que você use todo o conhecimento que capturou, organizou e destilou.

Tire seus projetos do papel usando pacotes intermediários. O que são pacotes intermediários? Eles são pedaços pequenos e acionáveis de um processo maior.

Pense no Lego – quanto mais peças você tiver, mais construções complexas e inspiradoras você poderá criar. Da mesma forma, você será capaz de realizar projetos surpreendentemente grandes e complexos se simplesmente dividi-los em etapas discretas e realizáveis.

Na verdade, muitas profissões já fazem isso – os desenvolvedores de software trabalham em módulos e os produtores de TV desenvolvem pilotos antes de criarem temporadas inteiras de televisão.

Lidar com um pacote intermediário é, obviamente, mais viável e à prova de interrupções do que tentar resolver um projeto inteiro de uma só vez. Mas há outra vantagem. Os pacotes intermediários permitem que você solicite feedback com antecedência e frequência – dessa forma, se precisar mudar de rumo, você poderá fazê-lo com o mínimo de trabalho perdido.

Melhor ainda? Depois de criar um pacote intermediário – uma agenda de reunião ou uma declaração de missão – você poderá usá-lo repetidamente, reaproveitando-o e modificando-o para se adequar aos seus projetos atuais. Na verdade, se você já usa seu segundo cérebro há algum tempo, provavelmente já possui dezenas de pacotes intermediários pré-construídos.

A função de marcação e a barra de pesquisa são suas amigas quando se trata de recuperar pacotes intermediários. Você precisará estabelecer as bases aqui, marcando as informações e os ativos de conhecimento capturados com uma seção transversal de palavras-chave relevantes. Acredite em mim, você se agradecerá mais tarde.

Digamos que você precise escrever uma seção de perguntas frequentes para o site da sua empresa. Felizmente, você marcou tudo que aparece com frequência como “FAQ”. Pesquise a tag e, voilà, suas perguntas frequentes foram basicamente escritas para você. Se você notar quaisquer novas perguntas frequentes, marque-as à medida que surgirem. Quando chegar a hora de atualizar, pesquise a tag novamente e incorpore todas as novas informações. É realmente tão simples.

Mas o melhor incentivo para se expressar? É bem resumido pelo filósofo do século XVIII Giambattista Vico: verum ipsum factum. Isso significa em latim: só sabemos o que fazemos. Em outras palavras, não podemos compreender verdadeiramente alguma coisa até que coloquemos a mão na massa. Quando você usa o conhecimento e os insights que reuniu para criar algo novo, é aí que você pode realmente se considerar um especialista.

Uma última lição de casa antes de ir. Experimente e conclua um projeto. Não precisa ser perfeito, só precisa ser feito. E se você não finaliza as coisas em série, tente esta regra prática: apenas comece um projeto que esteja 80% concluído - quando a base já estiver estabelecida, é muito mais provável que você conclua as coisas.

6. Resumo final

Você pode mudar sua relação com a informação ao criar um segundo cérebro digital que permite armazenar e classificar informações intuitivamente. Usando o sistema CODE, você pode capturar, organizar, destilar e expressar conhecimento. Depois de adquirir esse hábito, você nunca mais se esquecerá de informações ou ideias críticas.