Resumo do livro Make Time by Jake Knapp

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1. Os calendários estão cheios de tarefas e todos estão sempre ocupados hoje em dia

Você sabe como as pessoas se comunicam hoje em dia? Ocupado ocupado ocupado é a palavra na boca de todos. Nossos smartphones nunca param de apitar e nossas agendas estão sempre cheias de tarefas e reuniões. Estamos fazendo tanto, mas continuamos nos perguntando por que não estamos realizando muito com o passar do tempo. Algumas atividades e projetos agora estão presos na lista de algum dia.

Este resumo é sobre sair da esteira maluca e encontrar mais tempo para fazer coisas que importam, seja levar seu filho para a escola, fazer uma aula de dança, passar mais tempo com sua família ou dominar o coreano. É possível estar menos distraído, menos ocupado e mais no momento.

Mas por que nossa vida está tão ocupada e cheia de distrações nos dias de hoje? É por causa de duas forças poderosas que consomem nosso tempo. A primeira força é conhecida como “Busy Bandwagon”, que é nossa cultura de ocupação sem fim, ou seja, infinitas listas de tarefas, calendários cheios e caixas de entrada transbordando. A mentalidade dessa força é que você precisa preencher seu tempo com produtividade se quiser atender às necessidades do local de trabalho moderno. A segunda força é conhecida como “Infinity Pools”, que são os aplicativos e outras fontes de conteúdo infinito, por exemplo, e-mails. Essas forças se transformaram em nossas configurações padrão que estão presentes em todos os lugares em nossa cultura, local de trabalho e dispositivos. As Piscinas Infinitas nos levam a distrações infinitas e viciantes de nossas TVs, telefones e laptops.

Para ter sucesso, você precisa decidir em que focar, como obter energia para fazê-lo e como ser mais intencional sobre sua vida.

Quando você está preso no meio do Busy Bandwagon e Infinity Pools, a força de vontade ou a produtividade não o tirarão. Quanto mais você tentar, mais aprenderá sobre si mesmo e mais o sistema melhorará. Continue lendo para descobrir como você pode dominar as habilidades necessárias e aproveitar ao máximo sua vida.

2. Você pode otimizar seu dia com quatro etapas que você precisa aplicar diariamente

Enquanto Jake Knapp trabalhava no Google, ele iniciou um “design sprint” – uma semana de trabalho redesenhada em que a equipe se concentrava em resolver apenas um problema seguindo uma lista de verificação específica de atividades. A descoberta que Jake Knapp e John Zeratsky fizeram durante esses sprints tornou-se a base para os quatro passos diários de “Make Time”.

A primeira etapa envolve selecionar um destaque diário para se concentrar - decidir para o que você deseja reservar tempo. O ponto alto do dia pode ser fazer uma aula, fechar um negócio, brincar com seus filhos ou passear com seu cachorro. Seu destaque pode conter várias etapas para permitir que você conclua a tarefa. Você não precisa fazer uma única coisa em um dia, seu destaque será apenas uma prioridade. Isso permitirá que seu estado de espírito seja proativo e positivo.

O segundo passo é entrar no modo laser para vencer as distrações e ter tempo para o seu destaque. As distrações estão literalmente por toda parte e não vão sair tão cedo. Você também não pode jogar fora seus gadgets e evitar a tecnologia completamente.

A melhor maneira de acabar com o ciclo de distração é redesenhar sua maneira de usar a tecnologia.

O terceiro passo envolve carregar seu cérebro com sono, comida, exercícios e tempo cara a cara. No século XXI, nosso estilo de vida padrão descartou nossa história evolutiva e danificou nossa energia. A boa notícia é que isso pode ser corrigido implementando mudanças simples para obter a energia imediata de que você precisa.

O quarto passo envolve tomar notas antes de ir para a cama. Isso é para permitir que você refine ou abandone suas táticas atuais de ganhar tempo. Reflita sobre seu nível de energia, o progresso do seu destaque e as coisas agradáveis ​​que você fez naquele dia. Eventualmente, você desenvolverá um sistema diário personalizado que é melhor para suas rotinas, hábitos, cérebro, corpo, prioridades e objetivos exclusivos.

Existem dezenas de táticas para colocar o “Make Time” em prática, cabe a você escolher as táticas adequadas para destacar, evitar distrações e construir energia. Escolha, teste e repita até obter sua própria versão do sistema “Make Time”.

3. Concentre-se em um destaque diário para desacelerar, parar o desfoque e saborear os momentos incríveis da vida

Escolher um destaque diariamente é a única maneira de acabar com suas lutas entre as distrações nas Piscinas Infinitas e as demandas do Busy Bandwagon.

Vejamos o caso do autor, John Zeratsky. No início de 2008, ele acordou de repente e percebeu que não conseguia se lembrar do que havia acontecido nos últimos dois meses. As coisas estavam perfeitas em sua vida e ele queria se lembrar daquela época. Ele começou a experimentar e ficou obcecado em fazer valer cada hora. Isso não funcionou e o borrão piorou. Ele também tentou estabelecer metas de longo prazo, o que também não funcionou. Ele finalmente conseguiu diminuir o desfoque do tempo planejando atividades simples, mas satisfatórias – tudo o que ele precisava fazer era garantir que cada dia tivesse um destaque.

Quanto mais rápido você correr na roda do hamster, mais rápido ela gira. ~Jake Knapp e John Zeratsky

Embora nem sempre seja fácil escolher um destaque para o dia, você pode usar três estratégias para ajudá-lo a decidir. A primeira estratégia é a urgência. Se você tem uma tarefa que precisa ser concluída hoje, faça dela o seu destaque. Você pode encontrar facilmente tarefas de tamanho médio, importantes e urgentes em seu calendário, listas de tarefas ou e-mail. A segunda estratégia é sobre a satisfação. Pense nas coisas que você quer fazer e na sensação de realização bloqueada no destaque potencial. Exclua atividades urgentes, procure projetos vulneráveis ​​à procrastinação e não sensíveis ao tempo. A terceira estratégia é fazer coisas que você ama, ou seja, destaques alegres. Você não precisa orquestrar ou otimizar cada hora de sua vida. Você precisa ser mais alegre e menos reativo. Seus destaques alegres podem parecer uma piada para outras pessoas, mas nenhum tempo é realmente desperdiçado quando você está sendo intencional sobre como o gasta.

Você pode escolher seu destaque a qualquer hora do dia, então se o selecionado não estiver dando certo, descarte-o e escolha outro que esteja alinhado com sua condição atual.

É recomendável que você fique com um destaque que leva de 60 a 90 minutos. Isso ocorre porque você pode não entrar na zona em menos de 60 minutos e a maioria das pessoas precisa de uma pausa de 90 minutos para se concentrar em uma tarefa.

4. Há muitas táticas divertidas, desafiadoras e úteis para escolher um destaque diário

Para escolher um destaque, comece identificando o trabalho, os projetos e as pessoas que mais significam para você. Aqui estão algumas das táticas para selecionar um destaque diário:

• Anote. Se você quiser ter tempo para seus destaques, você precisa começar escrevendo-os – isso fará com que eles aconteçam. Faça um ritual diário para escrever seus destaques antes de ir para a cama ou no início da manhã. Você pode anotá-lo em um caderno ou defini-lo como um evento de dia inteiro em seu calendário.
• Persista. Você não precisa criar novos destaques todos os dias. Se você não completou o de ontem, hoje é outro dia para continuar. Você também pode optar por repeti-lo para criar um hábito.
• Junte as pequenas coisas. É difícil se concentrar no seu destaque se as tarefas não destacadas continuarem se acumulando. A solução é agrupar essas pequenas tarefas em uma sessão de destaque e usar o processamento em lote para completá-las. Colocar em dia coisas como seus e-mails manterá sua caixa de entrada vazia e fará você se sentir realizado.
• Lista de possíveis tarefas. Isso ajuda a evitar a esteira das listas de tarefas. Simplesmente adicione as coisas que você gostaria de fazer na lista de coisas a fazer. Quando você quiser fazê-los, basta movê-los um de cada vez para destaques e agendar no calendário.
• Faça um sprint pessoal. O cérebro é como um computador quando você está iniciando um novo projeto – ele inicializa, carrega informações, processos e regras necessários em sua memória de trabalho – esse processo leva tempo e você precisa repetir esse processo toda vez que iniciar o projeto.

Para trabalhar melhor e mais rápido, você pode agendar o mesmo destaque por vários dias seguidos para manter seu computador mental no modo de inicialização.

Depois de alocar um horário ideal para o seu destaque, não agende nenhuma tarefa ou reunião nesse horário. Mantenha quaisquer novas tarefas em seu tempo livre ou em uma lista de espera.

5. Geralmente é difícil focar a atenção no presente por causa de tantas distrações

O modo laser simplesmente aparece quando você tem energia para se concentrar e está fazendo o que está perto do seu coração. É quando você está no fluxo e se sente completamente imerso e envolvido no momento. É bom estar focado no seu destaque porque você está selecionando proativamente a coisa mais importante para você. Quando estiver nesse modo, seu único inimigo são as distrações das Piscinas Infinitas ⁠ - uma bola de discoteca para o seu raio laser que espalha a luz do laser em todos os lugares além do seu foco.

Mas o que causa o fascínio irresistível das Piscinas Infinitas? A primeira razão é que os trabalhadores de tecnologia amam seu trabalho e colocam amor no que fazem. Eles estão lançando regularmente tecnologias e gadgets mais sofisticados e rápidos. A segunda razão é que as melhorias são feitas continuamente nos produtos para manter os clientes satisfeitos. A terceira razão é que novas melhorias ou recursos levam os concorrentes a melhorar seu jogo. A quarta razão é que as tecnologias aproveitam os cérebros de nossos homens das cavernas – evoluímos para ser distraídos para nos mantermos seguros. Também adoramos os mistérios, histórias e recompensas imprevisíveis que recebemos das notificações do smartphone.

As empresas de tecnologia ganham milhões quando você usa seus produtos, então você pode apostar que elas continuarão oferecendo novos produtos.

Temos distrações viciantes e superpoderes futuristas em todas as telas. À medida que a tecnologia melhora, nossos superpoderes ficarão mais frios e as máquinas continuarão roubando nossa atenção e tempo. Os designers de produtos passaram décadas tornando os produtos mais fáceis de acessar. Você precisa usar algumas táticas para trazer essas barreiras de volta e derrotar a distração.

6. Você pode implementar alguns truques e táticas para entrar no modo laser e durar mais para aproveitar seu destaque

Uma das maneiras mais poderosas e simples de recuperar sua atenção e tempo é remover o e-mail e outros aplicativos Infinity Pool de seus telefones. Tanto Jake Knapp quanto John Zeratsky usam telefones sem distrações desde 2012. Isso permitiu que eles prosperassem e se tornassem eficazes.

Sem o Infinity Pool, um smartphone ainda é super útil. Você pode ouvir música, usar mapas, tirar fotos com a câmera e assim por diante sem perder o tempo. Torne-se o chefe do seu telefone excluindo aplicativos sociais, Infinity Pools, aplicativos de e-mail e navegadores da web. Se você não puder excluí-los, limpe sua tela inicial, desligue todas as notificações, bloqueie sua distração Kryptonita e saia dos aplicativos de mídia social.

Você já notou que seu cérebro se sente tão descansado e revigorado depois de uma boa noite de sono? Não acesse as notícias, e-mail ou Facebook imediatamente. Se você conseguir adiar esse horário de check-in, poderá preservar essa sensação de mente descansada por mais tempo para entrar no modo laser.

É importante buscar seus momentos apaixonados se quiser aumentar sua produtividade.

Durante anos, especialistas como David Allen marcaram uma caixa de entrada de e-mail vazia como símbolo de alta produtividade. A lógica é boa, pois fora da caixa de entrada é igual a fora da mente, mas isso só funcionará se você receber apenas alguns e-mails por dia. Para entrar no modo laser, você precisa desacelerar sua caixa de entrada e verificá-la com menos frequência. Você pode decidir verificar no final do dia ou adicionar o horário do e-mail ao seu calendário. Também ajuda a esvaziar seu calendário até o final da semana.

7. É bom se concentrar e evitar distrações, mas você também precisa aumentar seu nível de energia diariamente

A energia é a principal coisa que lhe dá tempo para gastar suas madeixas, que podem ter sido perdidas devido ao cansaço físico e mental. Imagine seu corpo tendo uma bateria como a de um laptop que pode carregar 100% ou drenar até 0%. Quando você está se sentindo exausto e deprimido por causa de uma bateria fraca, você está propenso a se distrair com as Piscinas Infinitas. O inverso é o caso quando a bateria está cheia.

Cuidar bem do seu corpo é a maneira certa de obter a energia necessária para manter um cérebro focado e de alto desempenho.

Os humanos pré-históricos comiam diferentes tipos de comida e estavam constantemente em movimento, mas ainda tinham tempo para a família e diversão. Eles se comunicaram cara a cara com as pessoas em suas comunidades unidas. Nós nos originamos deles e nosso estilo de vida ainda está conectado como o deles. No entanto, o mundo moderno com a ajuda da revolução agrícola transformou nosso estilo de vida em um estilo de vida sedentário.

Se queremos que nossos corpos e cérebros tenham a energia necessária para fazer o trabalho moderno, precisamos voltar ao básico e agir como um homem das cavernas.

Se você não conseguir arranjar tempo para o seu Destaque no meio do dia, tente criar algum espaço no início da manhã ou no final da noite. ~Jake Knapp e John Zeratsky

8. Tirar algum tempo para se refrescar aumentará seu nível de energia e permitirá que você pense melhor, sinta-se melhor e descanse melhor

Existem várias maneiras eficazes e práticas do homem das cavernas para carregar sua bateria. O movimento é uma das melhores maneiras de fazê-lo. Não é necessária nenhuma rotina de treino sofisticada, apenas faça um treino de 20 minutos diariamente. Isso melhorará seu humor, reduzirá o estresse e fará você dormir melhor – os principais ingredientes para um nível de energia mais alto no dia seguinte.

Você não precisa mudar completamente sua dieta. Evite alimentos não saudáveis ​​e tente comer comida de verdade, como carne, nozes, frutas e legumes. Se você não gosta de comer vegetais, coloque-os no centro do prato e adicione outros alimentos ao redor.

É fácil ficar viciado em tomar uma xícara de café durante os intervalos. O café na verdade não aumenta seu nível de energia, a cafeína nele apenas evita a queda de energia causada pela sonolência induzida por moléculas de adenosina. A cafeína é tão poderosa e você precisa ser mais intencional ao bebê-la.

Você pode tentar meditar para aliviar o estresse e aumentar seu foco e felicidade. O único problema é que é difícil manter a motivação para meditar porque o efeito não é visível externamente, como o do exercício. Também demora um pouco para se acostumar. Comece com sessões de 3 minutos e tente usar um aplicativo de meditação guiada.

Os humanos evoluíram para prosperar em comunidades unidas e anseiam por conexões humanas, até mesmo introvertidos. Neste século XXI de comunicação digital, você precisa gastar tempo tendo conversas reais com sua tribo para energizar seu corpo.

Sua hora de dormir deve marcar o fim do seu dia. Pare de sabotar sua hora de dormir mexendo no seu smartphone antes de dormir. Em vez de relaxar, você acabará bombeando seu cérebro. Remova os gadgets do seu quarto para mantê-lo como um santuário para dormir.

Você sabia? O especialista em café, Ryan Brown, recomenda que, para aumentar a produtividade, tome a primeira xícara entre 9h30 e 10h30 e a última entre 13h30 e 14h30.

10. Conclusão

Sua vida não tem um grande botão de reset. Não é possível fazer com que todas as tarefas do seu calendário desapareçam repentinamente da noite para o dia. Você só precisa fazer pequenas mudanças para obter mais controle sobre sua vida.

Uma vez que você esteja confiante sobre as táticas e ferramentas do “Make Time”, você verá que está pronto para mudar seu estado de espírito. Você só precisa começar diminuindo suas distrações e aumentar sua energia física e mental. Ao se concentrar em um ponto brilhante em sua vida, você pode facilmente transformar um dia chato em um ótimo dia. Seu calendário não precisa estar vazio para que você ganhe de 60 a 90 minutos livres para fazer o que quiser. Seu objetivo é ter tempo para coisas importantes, encontrar equilíbrio e aproveitar mais sua vida.

No final do dia, você precisa refletir sobre as coisas que conseguiu alcançar e avaliá-las. A reflexão é um método científico bastante simples e consiste em quatro etapas: observar o que está acontecendo, prever/adivinhar por que está acontecendo dessa maneira, provar sua hipótese certa ou errada e acompanhar os resultados.

Tente isso

Escreva uma lista das coisas mais importantes em sua vida, escolha um destaque para se concentrar em cada dia. Melhore suas chances de entrar no modo laser excluindo aplicativos desnecessários e viciantes em seu smartphone. Coloque o telefone no modo silencioso antes de dormir para ter uma boa noite de sono.