Resumo do livro Kaizen by Sarah Harvey

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1. Transforme seus hábitos em pequenos passos.

Você já fez uma resolução de Ano Novo e acabou jogando a toalha na segunda semana de janeiro? Se você tem dificuldade para fazer mudanças em sua rotina, não está sozinho.

Dar um salto no escuro pode ser assustador quando se trata de mudança de hábitos. Para vencer esse medo natural, a abordagem kaizen concentra-se em dar passos lentos e constantes. Originalmente uma teoria de gestão japonesa, é agora uma filosofia amplamente aplicada que valoriza a melhoria contínua em direção a mudanças duradouras.

Nesse resumo, você descobrirá como pode adotar técnicas de kaizen para dar pequenos passos para transformar hábitos diários em sua vida pessoal e alcançar metas ambiciosas.

Você também aprenderá:

• Como o kaizen foi creditado pelo sucesso da marca de automóveis Toyota;
• Sobre o yokoten, o conceito japonês de copiar mudanças positivas; e
• Como a melhoria nas margens de 1 por cento levou a equipe de ciclismo britânica a repetidas vitórias.

2. Kaizen valoriza o crescimento incremental.

Digamos que você queira vencer o vício do açúcar. Então você se inscreve em um hipnoterapeuta que promete fazer com que seus desejos por doces desapareçam em cinco sessões. Pode ser uma solução cara, mas você sente que já tentou de tudo.

Após a última sessão de hipnoterapia, você sai sentindo-se fortalecido. Na verdade, você consegue passar toda a semana seguinte sem nenhum desejo por açúcar. Mas avance para uma manhã ruim na semana seguinte e você se verá em uma máquina de venda automática, pressionando a contragosto por uma barra de chocolate. Ao jogar as moedas frias na máquina, você se arrepende do dinheiro gasto com o hipnotizador.

A mensagem principal aqui é: Kaizen valoriza o crescimento incremental.

Vivemos numa cultura que espera resultados instantâneos, por isso não é surpresa que muitas tendências de saúde e autoajuda prometam sucesso instantâneo. Mas uma forma muito mais eficaz de transformar hábitos é realizar uma pequena ação de cada vez, repetindo-a até obter resultados. Isto sustenta a filosofia japonesa de kaizen.

Embora kaizen seja uma palavra japonesa para mudança, o método kaizen originou-se como uma teoria empresarial, criada pelo governo dos EUA para ajudar o Japão a reiniciar a sua economia após a Segunda Guerra Mundial. Kaizen é creditado por influenciar o sucesso de muitas empresas japonesas, principalmente a Toyota. Rotulado como “o Estilo Toyota” pela empresa, o kaizen tem sido usado como uma estratégia para aprimorar as linhas de produtos, reduzindo gradativamente o desperdício de produção e melhorando a qualidade.

Ironicamente, na década de 1980, as empresas japonesas estavam a ir tão bem que isso dava às empresas americanas motivos para se preocuparem. Assim, o kaizen regressou aos EUA, como teoria organizacional, num livro intitulado Kaizen: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão, de Masaaki Imai.

Em seu livro, Imai incentiva os gerentes a definirem metas de curto, médio e longo prazo em torno de quatro critérios: crescimento do negócio, qualidade do produto, atendimento ao cliente e motivação da equipe. Além disso, todos os funcionários – desde a recepcionista ao CEO – são convidados a contribuir com sugestões de formas de melhorar. A ênfase está sempre nos objetivos de longo prazo e na melhoria contínua por meio de pequenas mudanças.

Como reconhece Imai, o kaizen tem aplicações mais amplas, muito além do mundo dos negócios. Se você deseja adotar um estilo de vida mais saudável, economizar dinheiro ou repensar sua carreira, o kaizen pode colocá-lo no caminho do sucesso. Mas primeiro, você precisa saber onde você está.

3.  A primeira etapa do kaizen é dar um passo atrás e analisar seus hábitos.

Pense nas atividades mais básicas que você realiza todos os dias, como beber água ou verificar seu telefone. Agora, imagine se você tivesse que concentrar toda a sua energia mental em cada uma dessas tarefas, sempre que as realizasse. Provavelmente, você rapidamente ficará mentalmente exausto.

Isso revela por que formamos hábitos em primeiro lugar. De acordo com Ben Gardner, professor sênior de psicologia no King's College London, nossos cérebros “bloqueiam” comportamentos repetidos para preservar os recursos mentais necessários para tarefas maiores e mais importantes.

Aqui está a mensagem principal: o primeiro estágio do kaizen é dar um passo atrás e analisar seus hábitos.

A desvantagem de bloquear comportamentos torna-se óbvia quando queremos mudá-los. Gardner explica que aprendemos hábitos por meio de dicas gratificantes que se repetem ao longo do tempo. Se você consome guloseimas açucaradas em situações estressantes, por exemplo, e isso ajuda a lidar com o estresse, seu cérebro desenvolve uma associação entre sinais de estresse e consumo de açúcar. A associação se fortalece com a repetição até que você pegue uma barra de chocolate sempre que surge uma situação estressante.

Analisar seu comportamento existente pode ajudá-lo a identificar os hábitos que deseja criar ou abandonar. Portanto, o primeiro passo do kaizen é interrogar os seus hábitos, fazendo um inventário da sua vida.

Pegue um pedaço de papel e divida-o em seções. Todos terão prioridades de vida diferentes, mas as categorias podem incluir coisas como casa, saúde, carreira e relacionamentos. Para cada área, questione se você está fazendo o máximo que pode para alcançar a felicidade. Se a categoria for sua carreira e você tiver apenas uma vaga sensação de que está infeliz com seu trabalho, divida-a em partes – por exemplo, pesquisa, administração, networking – e escreva o que você ama ou odeia em cada parte. Não tenha pressa com suas respostas e seja honesto consigo mesmo. Talvez você descubra que o verdadeiro problema é a falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Em vez de apenas listar o que o deixa insatisfeito, você ficará mais motivado se seu inventário também incluir novos desafios que deseja experimentar. Há alguma atividade que você gostaria de nunca ter abandonado? Ou talvez um desafio físico que você sempre desejou? Faça um brainstorming de atividades pelas quais você se sente atraído.

Quando você se sentir bem com seu inventário, deverá ter uma meta – ou várias – para escolher. Em seguida, é hora de planejar suas ações.

4. Seu primeiro compromisso deve ser tão pequeno que você quase não notará nenhuma diferença.

Quando Sir David Brailsford se tornou chefe da equipe britânica de ciclismo em 2002, a equipe estava indo mal. Para melhorar o desempenho, Brailsford fez com que a equipe dividisse todos os aspectos do ciclismo em pequenas partes – desde a nutrição dos ciclistas até a manutenção da bicicleta – e deu-lhes a meta de melhorar cada parte em apenas 1%.

Em vez de buscar a perfeição desde o início, Brailsford adotou a abordagem kaizen, visando pequenos ganhos que se somassem. Com o tempo, esta acumulação começou a gerar um “entusiasmo contagiante” entre a equipa outrora em dificuldades, que conquistou a maioria das medalhas de ouro nos Jogos Olímpicos de 2008 e 2012.

A mensagem principal deste piscar de olhos é: seu primeiro compromisso deve ser tão pequeno que você mal notará qualquer diferença.

Como explica Benjamin Gardner, professor sênior do King's College, o sistema motivacional humano é caótico, uma vez que as pessoas não experimentam recompensas imediatas pelo bom comportamento. Isto torna difícil mudar os hábitos que proporcionam recompensas imediatas, como abrir mão de um bife ou de um cigarro. As técnicas Kaizen são uma forma eficaz de transformar esses hábitos precisamente porque envolvem interrupções mínimas e, ao mesmo tempo, promovem o progresso.

Ecoando o conceito de “entusiasmo contagiante” de Brailsford, o primeiro pequeno passo para alcançar seu objetivo serve para encorajá-lo a dar o próximo passo e o seguinte.

Pergunte a si mesmo: qual é o passo menor e mais facilmente alcançável que você pode dar em direção ao seu objetivo? Por exemplo, se quiser eliminar a carne da sua dieta, poderia começar a ser vegetariano duas noites por semana em vez de uma? Ou você poderia adicionar mais uma receita vegetariana à sua rotina alimentar regular? A mudança deve ser tão pequena que você mal sinta seu impacto.

Se você quiser adquirir um hábito físico como correr, primeiro basta planejar sua rota. Em seguida, caminhe algumas vezes antes de introduzir gradualmente corridas curtas. Essa técnica passo a passo é recomendada por especialistas e torna muito mais fácil sustentar a mudança no estágio inicial. Também torna mais provável uma mudança duradoura.

Depois de estabelecer seus objetivos e primeiros passos, anote-os. A seguir, vamos definir um prazo para concluí-los.

5. Defina um prazo para suas metas de curto, médio e longo prazo.

Já falamos sobre estabelecer metas para transformar seus hábitos. Mas depois de estabelecer sua meta e o “primeiro passo do kaizen”, para onde você vai a partir daí?

Bem, uma vez que você tenha uma meta de longo prazo, a próxima etapa do kaizen é dividi-la em metas menores de curto e médio prazo. Dividir sua meta em partes não apenas fará com que ela pareça mais gerenciável, mas também ajudará você a planejar suas ações em torno de um prazo claro.

Aqui está a mensagem principal: estabeleça um prazo para suas metas de curto, médio e longo prazo.

Digamos que seu objetivo de longo prazo seja aprender uma nova peça no violão. A menor coisa que você poderia fazer para começar seria apenas ouvir a peça. Então, você pode alocar cinco minutos por dia para praticar parte disso – esse seria seu objetivo de médio prazo. Você pode praticar a mesma parte até dominá-la, antes de passar para a próxima. Seguindo a abordagem de entusiasmo contagiante da equipe de ciclismo de Brailsford, você provavelmente desejará aumentar a duração do tempo de prática todos os dias até conseguir tocar bem a peça.

Mas e as metas que não têm um ponto final? Se você deseja incorporar hábitos contínuos em sua vida, como uma alimentação mais saudável ou um hobby, é especialmente importante ter uma forma de medir o progresso. Portanto, se o seu objetivo é praticar ioga, você pode torná-lo mensurável escrevendo: “Quero participar de uma aula de ioga por semana”.

A filosofia kaizen defende o ajuste do seu período de tempo conforme você avança, de acordo com o seu ritmo natural. Portanto, se você perceber que está se sentindo exausto ao longo do caminho, em vez de aumentar a duração da sua prática, diminua-a ainda mais. Por exemplo, se você está lutando para escrever 200 palavras de um romance por dia, reduza para apenas 100. Pode parecer muito pouco, mas ter 700 palavras no final de cada semana é melhor do que não ter nenhuma. E quanto mais palavras você acumular, maior será a probabilidade de você manter o curso.

Tenha em mente que no kaizen o foco não é riscar atividades de uma lista de tarefas pendentes. Em vez disso, é buscar a melhoria contínua através de pequenos passos. O importante é ficar de olho em onde você está pisando.

6. Monitore seus hábitos de perto e analise seu progresso regularmente.

Hani Motoko, a mulher conhecida como a primeira jornalista feminina do Japão, acreditava que manter o controle das finanças era essencial para a felicidade. Então, em 1904, ela inventou um método de registro no diário conhecido como kakeibo, destinado a ajudar as mulheres da época a controlar os gastos.

Prática ainda popular no Japão hoje, o objetivo é manter um registro de todas as entradas e saídas de despesas. Motoko enfatizou a necessidade de colocar fisicamente a caneta no papel como uma forma consciente de processar o que você gasta. Ela incentivou a verificação mensal do livro-razão para analisar o progresso de seus gastos e relatar quais metas se concentrar no mês seguinte.

A mensagem principal aqui é: monitore seus hábitos de perto e analise seu progresso regularmente.

Da mesma forma, uma das partes mais importantes do processo kaizen é acompanhar o progresso. Não é apenas motivador olhar para as semanas e meses anteriores para ver como seus comportamentos mudaram, mas também coloca em foco coisas onde você precisa melhorar.

O autor recomenda iniciar um bullet journal, que é uma técnica para criar seu próprio tipo de diário semelhante ao kakeibo. O layout dependerá dos hábitos que você está monitorando. Uma forma de fazer isso é virar a página do caderno na horizontal e escrever os dias do mês na parte superior, deixando uma coluna em branco na lateral. Nessa coluna, liste todos os objetivos que você tem em marcadores. Se você adquirir o hábito em um determinado dia, marque-o colorindo o espaço horizontal correspondente. Dessa forma, você terá uma representação visual clara do seu progresso.

Se você não gosta de registrar um diário, pode simplesmente manter marcadores em um aplicativo de anotações em seu telefone. Na verdade, seu smartphone pode ser um ótimo recurso para acompanhar o progresso graças aos inúmeros aplicativos disponíveis para medir hábitos, incluindo quantos passos você dá por dia ou a qualidade do seu sono. Use o que funcionar melhor para você, desde que use um método para rastrear os hábitos que está se comprometendo a mudar.

Quando chegar ao final do mês, lembre-se de relembrar o que você conquistou. Isso o ajudará a identificar o que você gostaria de mudar durante o próximo mês. Em seguida, estabeleça novas metas mensais e ajuste seus rastreadores de hábitos de forma adequada.

7. Kaizen é uma abordagem personalizada para mudanças ao longo da vida. Vá em seu próprio ritmo.

Digamos que você queira começar a desenhar. Então você aloca uma hora por semana para sua nova atividade. Tudo corre bem por algumas semanas até que, um dia, você recebe uma má notícia: o contrato do seu apartamento não será renovado conforme planejado. Você tem que se mudar no próximo mês. Diante dessa nova realidade angustiante, é provável que você tenha que largar seu caderno de desenho por um tempo.

Esta é a mensagem principal: Kaizen é uma abordagem personalizada para mudanças ao longo da vida. Vá em seu próprio ritmo.

É sempre emocionante iniciar novos hábitos ou livrar-se daqueles que não são saudáveis. Mas situações angustiantes, como uma mudança repentina de casa ou perda de emprego, podem facilitar o desvio do caminho da mudança. A chave é ser paciente consigo mesmo. Não importa a situação, culpar-se por não atingir seus objetivos é completamente improdutivo.

Lembre-se de que cada pessoa se move em um ritmo diferente. De acordo com vários estudos, pode levar de 18 a 254 dias para que um comportamento se torne automático. Evidentemente, se alguma conclusão pode ser tirada de uma gama tão ampla, é que o tempo necessário para formar hábitos varia dramaticamente de pessoa para pessoa e de hábito para hábito.

A beleza do kaizen é que ele é uma abordagem flexível e personalizada para mudanças ao longo da vida – portanto, esteja atento ao que funciona para você. Ficar atento aos seus sentimentos e comportamentos o ajudará a identificar quando é hora de recuar. Só porque todo mundo está elogiando essa rotina extrema de exercícios, não significa que ela funcione para você.

Se você não atingir as metas de curto prazo, simplesmente retorne à menor ação possível que possa realizar. Se você estiver se sentindo muito deprimido para correr 5 quilômetros, por exemplo, faça uma caminhada curta. Realizar uma pequena ação é melhor do que nenhuma, e permite que você trabalhe gradualmente até atingir seu objetivo. Se você tropeçar no caminho, espere até estar pronto e tome a menor ação para se recuperar novamente.

Mais importante ainda, lembre-se de não se deixar levar pelos objetivos finais. A abordagem kaizen consiste em concentrar sua atenção na melhoria contínua. Trazendo de volta à linha de produção de automóveis da Toyota, onde tudo começou, trata-se de refinar seus métodos à medida que você avança lentamente.

8. Resumo final

Kaizen é uma teoria de gestão japonesa que incentiva a tomada de medidas incrementais para transformar hábitos. Mas antes de decidir o que mudar, você precisa dar um passo atrás e questionar seus hábitos. Defina seus objetivos de longo prazo e faça um plano para começar a trabalhar em direção a eles gradualmente. À medida que avança, acompanhe seu progresso para garantir que sua abordagem mude de uma maneira que funcione para você. Ao avançar em direção aos seus objetivos em um ritmo constante, com o mínimo de interrupção em sua rotina, você mantém os riscos baixos. Mas não se preocupe se você encontrar algum obstáculo no caminho – você sempre pode ajustar seu ritmo e recuperar o ritmo.

Conselhos acionáveis:

Organize seu espaço pessoal.

Pode parecer assustador organizar uma gaveta desordenada de arquivos ou uma área de trabalho bagunçada. Então decompô-lo. Uma vez por semana, reserve cinco minutos para uma única gaveta – ou mesmo apenas um único arquivo – que você deseja arrumar. Concentre-se na menor tarefa de cada vez e observe lentamente a desordem desaparecer.