Resumo do livro Free To Focus by Michael Hyatt

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1. Produtividade não é fazer mais coisas

Os trabalhadores do século 21 são os mais distraídos da história. Um estudo realizado com trabalhadores do Reino Unido e do Canadá relata que os funcionários trabalham em média 1,5-2,5 horas das oito que deveriam trabalhar.

Os números são realmente surpreendentes. E não é válido apenas para funcionários. Os proprietários de empresas e os trabalhadores independentes também lutam para se manterem produtivos.

Tentamos resolver esse problema de produtividade pesquisando dicas e truques no Google e investindo em soluções de produtividade. Estas táticas ajudam, mas não são sustentáveis. Michael Hyatt estava no nosso lugar há vários anos. Depois de assumir o cargo de CEO da Thomas Nelson, Michael se viu fazendo tantas coisas diferentes em um dia que sempre ficava exausto depois do trabalho.

Ele tentou aplicativos e truques de produtividade, mas não ajudaram muito. Isso o fez começar a estudar o tema eficiência por si mesmo. Hyatt criou um blog onde compartilhou ideias com seus leitores. Logo, sua personalidade de CEO deixou de lado o status de especialista em produtividade.

Focar em tudo significa focar em nada. ~Michael Hyatt

Michael destilou seus anos de aprendizado e experiência pessoal em um sistema de produtividade de três etapas, e é isso que você está prestes a aprender:

• Pare e decida o que você quer.
• Crie um plano de ação. Elimine tarefas desnecessárias e concentre-se no trabalho que o inspira.
• Tome uma atitude.

Se você está com baixa produtividade, a solução não é trabalhar mais, mas recuar e reestruturar estratégias.

Não se preocupe. Passaremos por todas as etapas. Mas primeiro, um aviso: você pode descartar tudo o que acha que sabe sobre ser produtivo. Prepare-se para isso.

Você sabia? Levamos apenas três minutos para nos distrairmos, segundo estudos.

2. Limpe sua visão para ser produtivo

Muitos especialistas em produtividade citam esta citação: “Ninguém em seu leito de morte jamais disse: 'Gostaria de ter passado mais tempo no escritório'. O rabino americano Harold Kushner tornou esta frase popular, mas ela é frequentemente atribuída ao ex-senador dos EUA Paul Tsongas. Essa afirmação pode ser verdadeira para algumas pessoas, mas você não pode simplesmente generalizá-la. O trabalho constitui uma parte significativa de nossas vidas. Sim, algumas pessoas vão trabalhar só porque têm que pagar as contas, mas outras estão entusiasmadas com isso. Elas ficam felizes porque um novo dia é outra chance para elas fazerem uma diferença no universo através de seu trabalho. Esta categoria de pessoas fica feliz em passar o tempo no trabalho. E não, eles não precisam ser Steve Jobs ou Elon Musk. Eles são vendedores, escritores, advogados, contadores, etc., e felizes com seu trabalho. Eles valorizam sua profissão porque é um veículo por ajudar alguém a conseguir algo.

A diferença entre essas pessoas e aquelas que odeiam seus empregos é entre a produtividade impulsionada pela inspiração e o trabalho vazio.

Muitos funcionários estão descomprometidos com o trabalho, mas esse não deveria ser um veredicto trágico. Você está desperdiçando seu tempo – e, por extensão, o tempo de seu empregador – trabalhando em um emprego de que não gosta. Você pode estar em um emprego que odeia porque as circunstâncias o levaram a isso, como pagar as contas. Mas que seja temporário. Em vez disso, crie um plano de saída e comece a trabalhar nele o mais rápido possível.

Seu tempo na terra é limitado; não gaste-o trabalhando no trabalho que você não gosta.

E se você estiver fazendo um trabalho que gosta, mas ele estiver invadindo suas noites e fins de semana? Pode ser necessário criar um sistema de prevenção em torno disso se seu objetivo não for trabalhar muitas horas todas as semanas.

Comece criando uma visão de sua semana de trabalho ideal.

Quantas horas você gostaria de dedicar ao trabalho? Como você passará suas 24 horas ideais? Quantos irão para o tempo livre, para a família, recreação, trabalho e diversão? E seus finais de semana? Crie esta linha do tempo perfeita e mantenha-a onde você possa vê-la.

Você pode não ter os recursos para fazer isso acontecer agora, mas deixe que isso se torne algo pelo qual você está trabalhando.

3. Quatro faces do trabalho

Ao contrário da maioria das opiniões, a produtividade não consiste apenas em fazer mais. Na verdade, é o oposto. Produtividade real significa fazer as coisas certas e deixar todo o resto. Pode parecer difícil de acreditar, mas à medida que prosseguirmos, você entenderá mais e perceberá como isso é verdade.

Existem quatro zonas de produtividade dependendo das habilidades e do contentamento pessoal. Começaremos pela zona que nos faz arrepiar.

• Zona 4: O trabalho pesado. Com base na falta de habilidades e entusiasmo, você tem um trabalho que detesta fazer. Você pode citar algumas tarefas diárias em sua zona de trabalho penoso? Se você pensar muito, provavelmente o fará. A boa notícia é que o que é um trabalho pesado para você é emocionante para outra pessoa. É por isso que a divisão do trabalho funciona.
• Zona 3: O desinteresse. Esta zona inclui trabalhos nos quais você é habilidoso, mas não está ansioso para realizar. As pessoas podem ficar presas trabalhando nesta zona simplesmente porque isso paga as contas.
• Zona 2: A interrupção. O trabalho começa a ficar interessante aqui. Nesta zona, você é apaixonado pelo seu trabalho. Você pode fazer isso o dia todo sem se cansar, mas precisa ter mais habilidade nisso. Você tropeça em dificuldades por causa de pouca experiência. Mas é claro que, se você estiver entusiasmado, poderá gastar tempo e dinheiro atualizando e fazendo a transição para a zona 1, a melhor.
• Zona 1: O desejo. Esta é a zona onde a paixão encontra a proficiência. As pessoas aqui amam o que fazem e podem fazer contribuições notáveis para sua empresa, indústria e para o mundo.

Seu objetivo deve ser trabalhar na zona do desejo. Para a maioria de nós, isso exigirá tempo e esforço, mas experimente. Você pode estar trabalhando em um trabalho no qual é qualificado, mas pelo qual não tem paixão. Você pode começar a pensar em mudar de emprego ou de tarefa dentro da empresa, para assumir uma função em que sua paixão e proficiência sejam de alto nível.

Ajuste seu fluxo de trabalho para se adequar ao seu estilo de vida ideal, e não o contrário.

O tempo e o esforço necessários para fazer a transição para a zona 1 serão diferentes dependendo de onde você estiver. Mas não importa o que aconteça, a transição valerá a pena.

4. Seja intencional ao reenergizar sua mente e corpo

Quando você está trabalhando, entende como o tempo é um recurso tão limitado. Todos nós sabemos disso, mas muitas vezes não conseguimos perceber que a energia também pode acabar.

Sua energia pode flexibilizar e alternar entre níveis de eficiência rapidamente, mas ainda é um recurso limitado. Você não tem energia emocional, mental e física infinita, portanto, é sábio tomar medidas para conservar o que você tem.

Você realmente se esforça para economizar e renovar sua produtividade, ou apenas pega o que vê porque “não dá tempo”?

Na economia distraída, as pessoas correm por aí fazendo as coisas sem parar, sem conseguir descansar e reenergizar-se. Depois, eles se esgotam e tiram licença médica, apenas para repetir o mesmo ciclo vicioso. Isso explica por que nossa produtividade raramente corresponde às horas que marcamos.

Não sacrifique seu corpo e sua mente no altar do trabalho porque ele voltará para te assombrar.

E se você criasse um sistema holístico para garantir que você trabalhe e se recarregue quando necessário? O que isso significaria para sua vida pessoal e profissional? Claro, entre outras coisas, isso significará realizar um trabalho de qualidade durante o tempo conectado e ter mais tempo pessoal. Não é isso que todos nós queremos?

Bem, aqui está como conseguir isso. Seja intencional sobre as sete práticas a seguir.

• Tenha um sono de qualidade todas as noites. Os especialistas recomendam dormir oito horas por noite; tente não ficar aquém. Dormir o suficiente melhora nossas habilidades cognitivas, o que significa criatividade e clareza.
• Coma saudavelmente. Se precisar consultar um nutricionista para recomendações, vá. Ao mesmo tempo, não caia nos rótulos de “baixo teor de gordura” e “saudável” sem uma pesquisa adequada.
• Mexa seu corpo. Crie um regime de exercícios semanais e cumpra-o. De acordo com um estudo, mesmo vinte e cinco minutos de exercício diário reduzem os riscos para a saúde.
• Conecte-se com familiares e amigos diariamente e semanalmente.
• Jogar. Envolva-se regularmente em seus hobbies. Não os empurre para segundo plano.
• Reflita diariamente. Você pode fazer isso através da meditação, escrita ou adoração.
• Desligue. A vida não é só trabalho. Encontre tempo pelo menos uma vez por ano para desligar do trabalho e aproveitar a vida.

5. Pratique dizer “Não”

Temos um desejo inerente de ajudar os outros e contribuir para projetos significativos. Pode ser tanto uma maldição quanto uma bênção, dependendo de como a utilizamos. As pessoas virão até você em busca de ajuda, direta ou indiretamente, e se você não tomar cuidado, continuará dizendo sim até encher as mãos com mais do que pode suportar.

Você deve aprender a dizer não.

Não está em debate se o seu objetivo é ser um super performer que se destaca em todas as áreas da vida.

Nem todo pedido merece o seu sim.

Você se encolheu com a ideia de recusar pedidos? Essa é uma reação completamente normal. Você pode até se sentir culpado por dizer não às pessoas, e isso também é um sentimento natural, mas você deve superar isso.

Na verdade, estamos sempre dizendo não sem perceber.

Para cada sim que você diz, há um não por trás disso. Para cada pedido que você aceita, você recusa outro. Suponha que um cliente em potencial lhe convide para almoçar no mesmo dia em que você deveria estar na competição de dança de seu filho.

Dizer sim ao cliente significa dizer não à participação no evento do seu filho.

Sempre considere a compensação antes de aceitar convites e solicitações.

Use esta estratégia de afirmação para recusar solicitações que você não pode aceitar.

• Comece a priorizar suas necessidades; pratique essa mentalidade sempre que alguém pedir serviço, pesando o sacrifício potencial.
• Segundo, diga não ao pedido. Deixe claro que você não pode fazer isso agora ou em qualquer outro momento.
• Terceiro, diga sim novamente. Não sim ao pedido, mas sim ao seu relacionamento. Afirme seu relacionamento com a pessoa e ofereça ajuda para encontrar uma solução ou outra pessoa que possa ajudar.

Digamos que alguém lhe pediu para cuidar dos filhos por um dia, mas você não pode devido ao prazo de trabalho apertado. Usando nosso modelo, você começa dizendo sim a si mesmo e ao seu trabalho; essa é a única maneira de diminuir a resistência mental. Em seguida, recuse o pedido, informando-lhes sobre o seu prazo apertado. E, finalmente, você pode se oferecer para ajudar a encontrar uma babá.

6. Automatize suas atividades

Seus dias são repletos de atenção - recebendo solicitações do trabalho, da Internet, da família, dos amigos e até de estranhos. Você nunca conseguirá fazer nada se decidir prestar atenção em tudo. E algumas dessas coisas são importantes e urgentes, por isso você não pode adiá-las. O que você faz?

Encontre maneiras de automatizar.

Michael Hyatt propõe quatro métodos de automação que você deve usar para facilitar sua vida. Vamos começar.

1. AutomaçãoA mente é uma poderosa ferramenta de automação. As máquinas de automação mais eficazes foram criadas pela replicação do mecanismo da mente. Depois de praticar algo específico, sua mente aprende a fazê-lo com pouco ou nenhum pensamento ativo. Por exemplo, se você usa um aplicativo há muito tempo, sua mente ensinará seu corpo a identificar sua posição no telefone. O processo de localização desse aplicativo será automatizado. A mesma explicação vale para sua rotina matinal. Você faz as mesmas coisas depois de sair da cama todas as manhãs porque sua mente aprendeu como fazer e ensinou seu corpo depois de aprender.A mente aprende por meio de rotinas, então, para automatizar as coisas, comece a construir hábitos em torno de suas atividades.
2. Automação de modelosOs modelos podem automatizar todo trabalho de conhecimento que você realiza. Crie modelos adequados ao seu fluxo de trabalho ou pesquise no Google para encontrar modelos úteis. Por exemplo, se você envia o mesmo tipo de e-mail diariamente, pode transformá-lo em um modelo para economizar tempo.
3. Automação de processosEsta etapa refere-se ao detalhamento do processo de realização das tarefas, para que você ou seu colega não percam horas preciosas resolvendo a mesma tarefa repetidamente.
4. Automação tecnológicaInvista em produtos de software para economizar tempo e energia. O segredo para ter sucesso com a automação tecnológica é não se limitar a apenas uma solução. Seja flexível o suficiente para mudar quando sua solução atual não atender mais às suas necessidades.

Algumas outras dicas para estimular sua produtividade:

• Concentre-se em uma tarefa de cada vez. A multitarefa pode esgotar e frustrar você.
• Ouça música de fundo simples e repetitiva para criar um ambiente de trabalho.
• Organize sua mesa de trabalho. Além disso, altere o espaço de trabalho de vez em quando.
• Observe quando você se distrai e encontre uma maneira de refletir sobre por que você faz isso. O registro no diário é um bom exemplo de como examinar seus sentimentos.

7. Megabatching para megadesempenho

Você provavelmente já ouviu falar em lote antes. Caso contrário, é uma tática de produtividade que coleta tarefas iguais ou semelhantes e as resolve simultaneamente, sem distrações. Megabatching está fazendo a mesma coisa em maior escala.

Você pode pensar nessa tática como uma solução para multitarefa. Nossos cérebros são incapazes de realizar diversas tarefas, não importa o esforço. Você realiza muito mais quando se concentra em uma atividade por vez do que quando tenta fazer várias coisas simultaneamente.

Quando você pula de uma atividade para outra em uma onda de multitarefa, o cérebro leva tempo para conciliar a nova atividade com a que você estava fazendo antes. Portanto, partes do cérebro serão divididas entre ambas as atividades, o que se torna contraproducente se as tarefas forem diferentes. Em vez disso, use megalotes.

Decida atividades iguais ou semelhantes e reserve tempo para executá-las juntos.

Megabatching envolve um grupo de tarefas semelhantes que você pode realizar no mesmo horário designado. A alta dinâmica dos projetos relacionados ajuda a concluí-los com mais rapidez e eficiência.

Digamos que as reuniões sejam uma parte regular da sua semana. Em vez de espalhar suas reuniões internas e externas, você pode dedicar um ou dois dias, reservando outros dias para outras tarefas. Por exemplo, quintas e sextas-feiras podem ser dias de reunião, enquanto os três primeiros dias úteis serão dedicados à conclusão de tarefas.

Num mundo onde a informação está disponível gratuitamente, o foco torna-se um dos bens mais valiosos no local de trabalho. ~Michael Hyatt

Conduzimos nossas vidas em três etapas:

• Frente
• Voltar
• Fora do palco

O palco da frente implica o trabalho que você realiza como forma de se sustentar. É a sua parte profissional que o mundo vê. Se você é um coach, seu trabalho inicial são reuniões com clientes e elaboração de conteúdo. Depois, há o trabalho nos bastidores que você faz como preparação para o palco principal. Usando o exemplo do coaching, isso pode ser cobrança ou atualização do seu site. Finalmente, há o tempo fora do palco, o tempo rejuvenescedor que você passa relaxando, conectando-se com amigos e familiares ou brincando.

Determine as atividades que se encaixam em seus palcos dianteiro, traseiro e externo e, em seguida, planeje sua semana para agrupá-las adequadamente.

8. Conclusão

A era industrial popularizou a produtividade. Especialistas como Frederick Winslow Taylor sugeriram que exigir mais resultados dos trabalhadores em menos tempo aumentaria a eficiência.

O esquema foi eficaz para as fábricas. A ideia deles era produzir o máximo possível. Mas este conceito económico já não resiste à concorrência na moderna economia do conhecimento.

Se você é um trabalhador do conhecimento, seu trabalho não consiste em trabalhar diretamente com máquinas para produzir coisas. Seu trabalho envolve principalmente resolver problemas e apresentar novas ideias. Infelizmente, os problemas nunca acabam. Quando você resolve um problema, surge outro diferente. Então, se você seguir a métrica de eficiência da era industrial, nunca vai parar de trabalhar.

Na economia moderna, produtividade não significa fazer mais coisas com mais rapidez. Trata-se de focar nas coisas certas e realizá-las na hora certa, ao mesmo tempo em que elimina tarefas que não se enquadram no seu trabalho ideal. Trabalhar em tarefas alegres e delegar tarefas menos desejáveis a colegas mais competentes trará mais benefícios para a equipe. Lembre-se do sistema de três etapas: pare, corte e aja sempre que se sentir sobrecarregado e improdutivo. Pare para pensar sobre seu trabalho e trace um curso de ação, depois elimine tarefas desnecessárias e entre em ação. Discutimos vários pontos do sistema de três etapas neste resumo. Esperamos que você tenha aprendido insights úteis para ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua vida pessoal e profissional.

Experimente isso

• Faça do megabatching um hábito semanal. Agrupe rotinas semelhantes e crie tempo para executar cada grupo em trechos específicos.
• Acompanhe seu progresso para identificar quando você está mais produtivo.
• Estabeleça um limite de tempo para qualquer tarefa. Ajuda a criar um mapa mental do seu dia com antecedência.