SPRINT por Jake Knapp

1. Reúna os pequenos detalhes do seu plano para o sucesso para não deixar de fora um passo importante

Nos negócios, às vezes pode-se descobrir que o trabalho feito está sendo mais ou menos em todos os sentidos. Isso não é necessariamente por causa de um esforço pobre, mas sim uma falta de foco. Foco é o que produz excelentes resultados, mas foco requer atenção em uma coisa. Isso é o que um sprint visa alcançar.

¿O que exatamente é um sprint então?

Um Sprint é um processo especial de cinco dias que responde a todas as perguntas cruciais com prototipagem e ideias do cliente. É o filho da estratégia de negócios, inovação, ciência comportamental e design, o produto, um processo bem definido que qualquer equipe pode usar.

O Sprint é dividido em cinco partes, cada uma para os cinco dias que estão em uma semana de trabalho. A segunda-feira é para ser gasta mapeando os problemas que precisam ser resolvidos e escolhendo um lugar para se concentrar, a terça-feira é para expor as diferentes maneiras possíveis de resolver o problema escolhido, a quarta-feira é para tomar as decisões difíceis e trabalhar para fazer sua ideia uma hipótese que pode ser testada, quinta-feira é para elaborar um protótipo realista e sexta-feira é para mostrar seu trabalho finalizado e testar seu protótipo com pessoas reais.

¿Parece bastante fácil não é? Bem, é, desde que você tenha certeza de fazer isso direito. Para que um sprint seja executado com sucesso, você precisa ter certeza de que várias chaves estão no lugar.

Para realmente sentir o efeito de um sprint, o desafio em que você o executa deve ser grande. Alguns tipos de desafios nos quais os sprints funcionam melhor são:

• Desafios de alto risco: Este é um desafio em que os custos são altos, exigindo muito dinheiro ou tempo ou ambos. Um sprint lhe dá a chance de escolher a direção certa.
• Desafios pressionados pelo tempo: Este é um desafio com um prazo fixado nele, onde você precisa encontrar soluções rapidamente. Um sprint, fiel ao seu nome, é rápido.
• Desafios emperrados: Este é um desafio que o deixou frustrado e sem inspiração, sem ideia de como enfrentá-lo. Um sprint é exatamente o que você precisa para sair do buraco e chegar com novas ideias.

Outro fator muito importante em um sprint, é a equipe. Para que um sprint funcione de forma eficaz, você precisará da equipe perfeita para resolver o problema, assim como no filme popular “Oceans Eleven”, onde um grupo de criminosos, cada mestre em seu campo, se uniu para realizar um grande assalto. .

Enquanto você não é um criminoso e não está fazendo nenhum assalto, você vai precisar de uma equipe perfeitamente afinada, trabalhando em perfeita harmonia, simples assim.

Idealmente, para um Sprint funcionar corretamente, você precisará de sete pessoas ou até menos em sua equipe de sprint. Ao contrário do filme que levou uma equipe de onze pessoas, para o seu sprint, uma equipe grande só irá atrasá-lo. Os itens a seguir são essenciais para sua equipe de sprint.

1. Decisor: Este é o chefe de sua equipe, aquele que toma as decisões e dá as ordens. O CEO, fundador, chefe de departamento ou um representante de qualquer um deles. Desde que seja alguém que está no comando.
2. Especialista em finanças: É alguém que pode lidar com o dinheiro, de onde vem, para que está sendo usado e para onde vai, como CEO, CFO ou gerente de desenvolvimento de negócios.
3. Especialista em marketing: Este é alguém responsável por comercializar o produto da sua empresa em publicidade e muito mais, como CMO, PR, Marketer ou gerente de comunidade.
4. Especialista do cliente: Esta é a pessoa responsável pelo atendimento ao cliente, que fala com os clientes individualmente, como o pesquisador, agente de vendas ou representante de suporte ao cliente.
5. Especialista em Tecnologia/Logística: Essa é a pessoa que entende o que sua empresa é capaz de produzir e entregar, como o CTO ou Engenheiro.
6. Especialista em design: é a pessoa encarregada de projetar quais produtos sua empresa fabrica, como um designer ou gerente de produto.
7. O Encrenqueiro: Este é alguém que pode ter uma opinião forte e contrária, se não for incluído. Quando adicionados, eles se sentirão investidos no projeto. Um encrenqueiro também verá os problemas de maneira diferente de todos os outros e sua ideia maluca pode estar certa. Se não for, apenas ter uma visão discordante na sala fará com que todos se esforcem mais para fazê-lo funcionar.

Todas essas pessoas juntas farão sua equipe de sprint estanque.

2. Os Sprints visam maximizar o trabalho realizado em períodos mais curtos e, para que isso aconteça, os cronogramas e processos de trabalho precisam ser um pouco sacudidos

Dias normais no escritório são sempre ocupados, mas não necessariamente produtivos. Isso é porque não é verdadeiramente ocupado, mas apenas aparentemente ocupado. Os dias de trabalho regulares são preenchidos com reuniões e verificações de email, com pouco tempo para trabalhar durante o dia, apesar de todas as horas passadas no escritório.

É por isso que um sprint agita um pouco as coisas. Nos primeiros quatro dias de sprint, você começará a trabalhar às 10 da manhã e terminará às 5 da tarde. Começar às 10 dá a todos o tempo para revisar e-mails e tudo mais, para que eles se sintam bem preparados para a manhã antes do início do trabalho. Na sexta-feira, que é hora do show, você começará um pouco mais cedo, às 9h. Fechar às 5h faz com que todos voltem para casa antes que estejam muito cansados.

Serão 3 pausas ao longo do dia. Uma pequena pausa matinal às 11h30, uma pausa de uma hora para o almoço e outra pequena pausa noturna às 15h30. Fazer pausas dessa maneira o ajudará a ser ainda mais produtivo à medida que você descansar seu cérebro e acompanhar o trabalho que está acontecendo fora do sprint.

O tempo é super importante em um sprint, para garantir que todo o trabalho seja feito corretamente, para que não haja distrações. Para que seu sprint funcione, você precisará de uma regra rígida de “Sem dispositivos”. Você não pode usar seus iPads, telefones ou laptops. Isso mesmo, indo à velha escola.

Definitivamente, será estranho no começo, mas você entenderá rapidamente por que isso é necessário. Quando você está com seus dispositivos durante o trabalho de sprint, fica muito fácil perder o interesse no que está sendo discutido ou feito. Quando você está olhando para a tela, qualquer coisa pode rapidamente se tornar chata em comparação.

Não há problema em usar seus dispositivos durante os intervalos, e também não há problema em sair da sala para atender chamadas ou verificar mensagens, desde que seja feito do lado de fora. Os dispositivos Plus podem ser usados ​​para coisas como exibição para a equipe e às quintas-feiras com prototipagem, então não é tão ruim.

Pode parecer muito arcaico, especialmente em um mundo com tanta tecnologia, mas para sprints, você usará quadros brancos. Sim, isso mesmo, dois grandes quadros brancos e marcadores. Os seres humanos não têm exatamente uma ótima memória de curto prazo, mas temos uma ótima memória espacial, como tal, preencher uma sala de sprint com notas, diagramas e impressões, aproveitar essa memória espacial e tornar a sala uma espécie de cérebro compartilhado para a equipe .

Com isso dito, deve ser óbvio que uma sala de sprint deve ser uma sala usada durante toda a semana. Assim como os detetives têm um quadro de investigação que não é retirado até que um caso seja concluído, sua sala de sprint deve ser revisitada todos os dias com todo o trabalho restante para ser visto no dia seguinte. O cérebro compartilhado não deve ser apagado da noite para o dia.

3. Em um sprint, cada dia é reservado para uma tarefa diferente e, para garantir que isso seja mantido, é importante lidar com as tarefas de cada dia com mais eficiência.

Vimos quanto trabalho será feito em dias de sprint, agora vemos qual trabalho será feito em cada dia. O sprint de cinco dias é perfeito para cobrir todas as partes importantes do projeto de sprint sem sobrecarregar ou estressar ninguém, e ainda produzir resultados máximos.

Segunda-feira: O primeiro dia da semana do sprint marca o início do sprint. Na segunda-feira você começará pelo final e escolherá um objetivo de longo prazo, depois fará um mapa do desafio detalhando como você vai atingir esse objetivo, então pedirá aos especialistas da sua empresa que compartilhem seus conhecimentos sobre seu desafio escolhido e, finalmente, você escolherá um alvo, que é uma parte ambiciosa, mas gerenciável do problema, que você poderá resolver em uma semana.

Terça-feira: Este é o dia das soluções. Sua terça-feira deve começar com inspiração, que é uma revisão das ideias existentes que você vai remixar e melhorar. Depois disso, cada membro de sua equipe esboçaria um processo de quatro etapas que enfatiza o pensamento crítico sobre a arte.

Quarta-feira: Este é o meio da sua semana de sprint, então, na quarta-feira de manhã, você terá uma pilha de soluções. Isso é bom, mas também é um problema, pois muitas respostas não significam a resposta certa, então você passará a quarta-feira examinando cada solução e separando-as até decidir quais têm a melhor chance de ajudá-lo a atingir seu objetivo. Quando tiver decidido, você pegará essas soluções e as unirá com um storyboard que é o plano passo a passo para o seu protótipo.

Quinta-feira: O sprint está quase no fim e as coisas estão, sem dúvida, esquentando agora. Na quinta-feira, sua equipe adotará uma filosofia de 'fake it' e transformará esse storyboard em um protótipo realista. Com a mentalidade, a estratégia e as ferramentas certas, isso pode ser alcançado em apenas sete horas.

Sexta-feira: Este é o ponto culminante de todo o seu trabalho durante a semana do sprint. Na sexta-feira, você e sua equipe teriam criado soluções promissoras, escolhido as melhores e construído um protótipo realista. Isso já é bastante impressionante, mas sexta-feira está dando um passo adiante. Você não fez seu protótipo só para olhar e dar um tapinha nas costas, não. Você criou seu protótipo para testar, e isso é exatamente o que você faria. Na sexta-feira, você entrevistará seus clientes e aprenderá observando-os reagir ao seu protótipo. Isso vai te ensinar o quanto você alcançou, o quão longe você ainda tem que ir e o que fazer a seguir.

Seguir o plano configurado para cada dia garantirá um sprint bem-sucedido e um projeto bem-sucedido para você e sua equipe.

4. Sprints são um traço pouco ortodoxo para o passado nos negócios, então as ferramentas necessárias para realizar um sprint são um pouco diferentes do que pode ser usual em seu escritório

Como mencionado anteriormente, em um sprint, os dispositivos não são permitidos. Como tal, você precisará ir um pouco à velha escola com seus materiais de trabalho, e essas são algumas coisas que você precisará.

Quadros brancos: Como mencionado anteriormente em seu sprint, você precisará de pelo menos dois quadros brancos grandes. Seu quadro branco é onde toda a ação acontecerá. Você também pode alternar com papel pardo colado nas paredes.

Notas adesivas amarelas 3 por 5: A cor amarela é especificada porque obter notas multicoloridas causará sobrecarga cognitiva desnecessária. Você precisará de 15 blocos, pois essas notas adesivas são onde você anota as coisas e cola em toda a sua sala de sprint.

Marcadores de quadro branco preto: Como esperado, passando pelos quadros brancos, você precisará de marcadores. Usar um marcador grosso manterá suas ideias claras e fáceis para todos lerem. Os marcadores são melhores do que os canetinhas porque os marcadores são mais versáteis, os marcadores não têm cheiro e, com marcadores, você não precisa se preocupar se usou ou não acidentalmente um marcador permanente no quadro branco. O ideal é que você precise de cerca de dez marcadores pretos.

Marcadores de quadro branco verde e vermelho: Até agora, uma cor tem sido importante para evitar sobrecarga cognitiva desnecessária, mas, neste caso, marcadores verdes e vermelhos são importantes para as notas de observação que você fará na sexta-feira. Você vai precisar de dez em vermelho e dez em verde.

Canetas de feltro pretas: As canetas de feltro pretas são para os esboços que você e sua equipe farão na terça-feira. Tente não pegar as canetas superfinas que encorajam a escrita microscópica. Em vez disso, pegue canetas de ponta média. Você vai precisar de dez canetas.

Papel de impressora: O papel de impressora é necessário para seus esboços de terça-feira. É sobre isso que você escreverá, pois é impossível que tudo caiba em uma nota adesiva. Você precisará de cem folhas de papel para impressora em tamanho carta ou A4.

Fita adesiva: Dissemos que você precisará de ferramentas pouco ortodoxas. A fita adesiva tem um bom uso, no entanto, o papel da impressora não é pegajoso e, como tal, você precisará de fita adesiva para colar seus esboços de solução nas paredes. Você vai precisar de um rolo.

Adesivos de pontos pequenos: Os adesivos de pontos pequenos costumam ser chamados de "Etiquetas de codificação de cores redondas" caso você precise procurá-los on-line. Estes são para os votos do seu mapa de calor e devem estar em uma cor de sua escolha. Você precisará de cerca de duzentos desses pontos de 1/4 de polegada.

Adesivos de ponto grande: Os adesivos de ponto grande serão usados ​​para seus votos “Como podemos”, enquetes e supervotos. Mais uma vez, todos devem ser da mesma cor, mas apenas de uma cor diferente dos pequenos pontos. Você precisará de cem desses pontos de 3/4 de polegada.

Cronômetros de tempo: você precisará de cronômetros para manter o tempo em seu sprint. Dois temporizadores são ideais. Um temporizador para manter a atividade atual no horário e outro para lembrá-lo quando fazer uma pausa.

Lanches saudáveis: Sim, você precisará de lanches, não tem permissão para usar seus dispositivos, mas poderá mastigar, pois precisará manter sua energia para continuar correndo no seu melhor durante todo o dia do sprint. Você vai precisar de comida saudável, não de donuts e cheeseburgers, não. Coma alimentos como maçãs, bananas, queijo, iogurte e nozes. Você também pode adicionar um impulso com chocolate amargo, café e chá. Certifique-se de estocar mais do que o suficiente para todos.

5. Conclusão

Sprints são a maneira mais eficaz e super rápida de obter soluções nos negócios, mas também são pouco ortodoxas e exigem muito empenho e muito trabalho e sacrifício da equipe perfeitamente escolhida. Embora muito do seu tempo, energia e inteligência sejam usados, bem como um corte de tecnologia com seu telefone na cesta de telefones, você certamente não se arrependerá da escolha de correr, pois certamente ficará surpreso com os resultados que obterá. acumular em tão pouco tempo.

Tente isto:

Ao fazer seu protótipo rápido na quinta-feira, lembre-se de que é apenas um teste e a solução pode não funcionar. Tudo o que você precisa é de algo para apresentar, então não se esforce para criar um protótipo que você pode não querer descartar se falhar. Não ceda à tentação e faça mais apenas para fazer um protótipo que pode falhar no final do dia.