Resumo do livro The First Minute by Chris Fenning

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1. Um minuto para vencer

Se você não precisasse mais perder tempo resolvendo confusões e mal-entendidos em seus processos de trabalho, o que faria com o tempo extra? Agora é o momento perfeito para considerar esta questão, porque em breve você possuirá habilidades de comunicação eficazes que lhe pouparão tempo no futuro.

Os culpados típicos de falta de comunicação no local de trabalho incluem:

• Falta de contexto
• Objetivos pouco claros
• Excesso de palavras
• Misturar vários tópicos em uma discussão
• Explicações longas e vagas

Para evitar essas armadilhas, inicie cada conversa – seja sobre simples materiais de escritório ou grandes projetos – com clareza e brevidade. Você não levará mais de um minuto para comunicar a essência.

Incorpore analogias em seu discurso para simplificar pontos complexos.

Para acertar o primeiro minuto de qualquer diálogo, tente esta abordagem:

1. Enquadre a discussão nos primeiros 15 segundos. Forneça contexto e um título.
2. Construa um resumo estruturado da sua mensagem. Articule o objetivo, identifique o problema e direcione a conversa para a solução.

Além disso, você se tornará especialista em resumir sua mensagem em 60 segundos em várias situações, setores e funções.
Pronto para fazer ondas? É hora de animar o primeiro minuto do seu discurso e cativar o público desde o início!

2. Prepare o cenário

As estratégias que você dominará baseiam-se em três princípios essenciais:

• Preparação: Certifique-se de que seu público esteja pronto para receber sua mensagem.
• Concisão: Respeite as agendas lotadas das pessoas sendo breve.
• Concentre-se em soluções: direcione a conversa para soluções viáveis ​​e não para problemas.

O enquadramento é uma técnica que define expectativas claras para a sua mensagem. Usar esse método garante que seu público entenda a ideia principal do seu anúncio nas primeiras frases. Este método consiste em três elementos:

• Contexto: Define o tema ou questão em questão.
• Intenção: Esclarece o que o público deve fazer com as informações fornecidas.
• Mensagem principal: destaca a parte mais crítica da sua mensagem, servindo como título.

Esses componentes permanecem constantes, independentemente do tópico, do palestrante ou do público. Quando sequenciados corretamente, eles criam efetivamente uma estrutura para sua mensagem.

Para começar, forneça um contexto claro:

• Identificar o projeto ou problema.
• Mencionar o processo, sistema ou ferramenta envolvida.
• Especificar o cliente com o qual você está colaborando.
• Declarando a tarefa ou objetivo que você discutirá.

Em seguida, expresse sua intenção. A forma como as pessoas lidam e armazenam informações depende do uso pretendido. Se demorar muito para o seu público compreender o propósito, eles podem interpretá-lo mal ou considerá-lo irrelevante.

As intenções relacionadas ao trabalho normalmente se enquadram nas seguintes categorias:

• Procurando ajuda, aconselhamento ou sugestões
• Solicitando ação
• Procurando uma decisão
• Alertar alguém sobre um evento iminente para evitar surpresas
• Fornecer informações ou sugestões solicitadas anteriormente

Considere este exemplo de expressão de contexto e intenção: “Revisei a nova política de segurança da informação e encontrei algo que você deveria saber”.

À medida que você se comunica, introduza novos detalhes gradualmente, certificando-se de que eles se sigam logicamente.

Por último, transmita sua mensagem principal. Deve capturar as informações vitais de que seu público precisa, evitando a tentação de cobrir todos os detalhes. Antes de falar ou escrever, considere todos os detalhes que você pode incluir e reduza-os a uma mensagem central. Então, imagine seu público perguntando: "E daí?" — sua resposta normalmente conterá a mensagem principal.

Nenhum problema é complexo demais (para ser resumido em menos de um minuto). ~Chris Fenning

3. Preencha a lacuna com estrutura

Depois de estabelecer a estrutura, use os 45 segundos restantes do primeiro minuto para apresentar um resumo estruturado. Iniciar sua conversa com este resumo dará aos seus ouvintes uma prévia aparente e concisa dos pontos-chave que aprenderão, suas expectativas e os próximos passos. Essa abordagem permite que você defina uma agenda clara, independentemente de a mensagem inteira levar quatro ou 40 minutos para ser entregue.

O método Objetivo-Problema-Solução (GPS) é uma abordagem prática para resumir e iniciar discussões no local de trabalho. Esta estrutura de três partes consiste em:

• Meta: O que você pretende alcançar.
• Problema: O obstáculo que está impedindo o seu progresso.
• Solução: As ações que você tomará para superar o problema.

Tal como o seu homólogo orientado para a navegação, este método ajuda-o a mostrar claramente aos outros o seu destino desejado, identificar obstáculos e delinear os passos para alcançar o seu propósito. Vamos considerar um exemplo:

• Objetivo: Garantir a entrega oportuna de atualizações de produtos.
• Problema: Vários conflitos de agendamento podem atrasar a data de entrada em operação.
• Solução: Colabore com sua equipe e elabore um plano de ação.

Um resumo estruturado baseado em GPS mantém a conversa focada na solução do problema sem se perder em todos os detalhes. Também permite que o seu público ou interlocutor tenha uma palavra a dizer sobre o desenrolar da discussão.

Você não precisa saber a solução no início da conversa; pedir ajuda está bem. Mas se você também puder propor uma solução, poderá se distinguir como alguém de alto desempenho. Quando os profissionais de alto desempenho procuram ajuda, normalmente trazem suas próprias ideias para iniciar a conversa. Além disso, é útil descrever as etapas que você já executou para resolver o problema. Mesmo que ainda não tenha tomado nenhuma ação, você pode descrever o curso de ação proposto. E se você não tiver certeza das etapas a seguir, não há problema em perguntar: "Você pode me ajudar a resolver esse problema?"

Use um tom de voz calmo e claro para ajudar na compreensão do ouvinte.

4. Tempo é tudo

Agora que você sabe como criar um resumo atraente, certifique-se de que seu público esteja pronto para ouvir. Existem duas etapas cruciais para conseguir isso:

1. Verificação do tempo: informe ao seu público o tempo que você precisará. Este método define expectativas claras desde o início.
2. Ponto de verificação de validação: confirme se o seu público está disponível para interagir.

Integrar essas fases no início da sua mensagem é vital. Pular essas etapas pode prejudicar sua credibilidade junto ao público. Incluí-los prepara você para o sucesso desde o início.

Definir expectativas realistas gerencia a expectativa do seu público e ajuda a evitar decepções. Subestimar o tempo necessário pode prejudicar sua reputação como comunicador e profissional. O não cumprimento de um prazo auto-imposto pode levar outras pessoas a questionar sua confiabilidade ou, pelo menos, frustrar seu ouvinte se ele tiver pouco tempo livre.

Depois de obter o acordo do seu interlocutor para estender o tempo, aproveite ao máximo. Apresente seus pontos-chave rapidamente, enquadrando-os e resumindo-os para liberar o restante do tempo para uma discussão mais valiosa. Essa abordagem maximiza a oportunidade de envolvimento significativo, ajudando você a atingir seus objetivos de conversação.

Ao procurar assistência, certifique-se de que a pessoa pode e está disponível para ajudar. Habilidade refere-se a ter o conhecimento, acesso ou autoridade necessários. Entretanto, disponibilidade significa ter tempo e vontade de ajudar. É essencial confirmar se a conversa pode prosseguir de forma eficaz. Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer após apresentar seu resumo:

• Você é a pessoa certa para ajudar nisso?
• Será agora uma boa altura para discutir isto?
• Você tem alguma dúvida sobre o que descrevi?

Essas perguntas permitem que a pessoa informe se ela pode continuar a discussão.

Seja paciente e dê tempo ao ouvinte para formular respostas ou perguntas.

5. Escreva certo: E-mails

Além das interações presenciais, a maior parte da comunicação no local de trabalho ocorre por meio de e-mails e reuniões. A boa notícia é que você pode usar as mesmas técnicas de enquadramento e resumos estruturados na comunicação escrita que usaria nas conversas.

Considere este formato para otimizar seus e-mails:

• Contexto: inclua na linha de assunto.
• Intenção: Coloque na linha de assunto ou no início do e-mail.
• Mensagem principal: indique isso claramente na primeira linha do e-mail.
• Objetivo-Problema-Solução: Apresente-os como marcadores rotulados ou breves parágrafos separados no corpo do e-mail.

Incorporar marcadores e texto em negrito para destacar objetivos, problemas e soluções garante clareza aos seus leitores sobre o propósito de cada informação. Blocos de texto longos são menos fáceis de ler e podem dissuadir o seu público porque:

• O e-mail parece ser demorado.
• Não há nenhuma urgência aparente que leve à leitura imediata.
• É difícil diferenciar as diferentes seções.
• Não há nenhum ponto focal para chamar a atenção deles.

Dada a concorrência de inúmeros outros e-mails, mensagens longas e densas costumam ser deixadas de lado. Incorpore títulos, listas e amplos espaços em branco para melhorar a legibilidade e capturar a atenção rapidamente.

Atenha-se a um ponto central por e-mail.

Ao encaminhar uma cadeia de e-mail, trate-a como uma nova conversa. Comece fornecendo contexto e declarando claramente seu propósito. Resuma informações críticas para garantir que o destinatário entenda seu ponto principal sem examinar e-mails anteriores. Esse método aumenta a probabilidade de eles se envolverem com o conteúdo de maneira eficaz.
Para conversas por e-mail com inúmeras respostas, considere pausar a troca de e-mails e mudar para uma ligação telefônica ou reunião presencial. Comece essas reuniões com uma sinopse clara para garantir que todos estejam na mesma página.

Nunca presuma que a outra pessoa sabe do que você está falando. ~Chris Fenning

Você sabia? A pesquisa indica que um desempenho consistentemente forte pode ajudar a superar uma primeira impressão ruim. Especificamente, são necessárias cerca de oito impressões positivas para neutralizar uma negativa.

6. Saiba por que antes de se inscrever

Imagine um cenário em que um colega de trabalho diz abruptamente para você estar na sala de reuniões 5 às 9h e depois sai sem maiores explicações. Você participaria da reunião?

Esta situação é surpreendentemente comum, já que muitos trabalhadores recebem diariamente convites vagos para reuniões. Esses convites muitas vezes carecem de detalhes ou explicações, gerando confusão e ineficiência. Um propósito claro ajuda os participantes a compreenderem seu papel, determinarem se alguma preparação é necessária e como priorizar a reunião.

Os convites para reuniões devem iniciar uma conversa. Os participantes precisam compreender o propósito da reunião e os resultados esperados, quer envolvam a tomada de decisões, o envolvimento em discussões informadas ou o brainstorming de ideias e soluções.

Todos os participantes devem compreender o que pretendem alcançar coletivamente.

Para aprimorar seus convites para reuniões, considere usar um enquadramento para incorporar dois elementos vitais:

• Propósito da reunião: Uma única linha descrevendo o objetivo da reunião.
• Resultado da reunião: Uma única linha detalhando o resultado esperado da reunião.

Uma agenda também é valiosa para reuniões que abrangem múltiplos temas, pois descreve os assuntos e sua ordem, especialmente quando estão envolvidos diferentes oradores.

Além disso, é essencial repetir os detalhes da reunião no início por vários motivos, como:

• Nem todos os participantes podem ter lido o convite.
• Aqueles que leram o convite podem já o ter feito há muito tempo e não se lembram de todos os detalhes.
• A introdução permite que os participantes façam perguntas e esclareçam pontos sobre os objetivos, problemas ou soluções.
• Para aqueles que lideram a reunião, começar com uma revisão pode ajudar a suavizar a transição para o próximo tópico e acalmar os nervos.

Trazer anotações garante que detalhes essenciais não passem despercebidos durante uma conversa.

Considere facilitar a saída dos participantes da reunião após a apresentação. Simplesmente afirmar: “Se esta reunião não for relevante para o seu trabalho, sinta-se à vontade para sair”, demonstra respeito pelo tempo deles, levando a uma maior apreciação. Além disso, esta prática promove a responsabilização; aqueles que optam por ficar normalmente estão mais envolvidos na discussão.

7. Conclusão

As estratégias que exploramos são simples, mas dominá-las requer tempo, prática e aplicação em vários cenários.

À medida que você cresce, você pensará com mais naturalidade em relação ao contexto, à intenção e às mensagens principais. Com o tempo, talvez você não precise mais fazer anotações antes de uma conversa, embora preparar anotações ainda possa ser útil em situações complexas ou críticas.

Adote essas técnicas de forma consistente para se tornar um comunicador habilidoso, conhecido por produzir resultados eficazes por meio de conversas claras. Experimente isso

• Para aplicar boas práticas de comunicação de forma consistente, crie um lembrete visual para você mesmo. Escreva os componentes principais em um post-it e coloque-o em sua mesa ou monitor.
• Se uma conversa parecer pouco clara após o primeiro minuto, peça educadamente ao orador que esclareça as suas intenções.