Resumo do livro Procrastinate On Purpose por Rory Vaden

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1. Não encontre tempo - faça-o.

Em nosso agitado mundo moderno, alguns de nós pensam que estar ocupado é uma medalha de honra. Acreditamos que correr de uma tarefa para outra e fazer malabarismos com várias prioridades mostra a todos que somos produtivos. Mas, apesar desse culto à ocupação, muitas pessoas ainda se sentem sobrecarregadas, desorganizadas e permanentemente atrasadas. Onde estamos errando?

Felizmente, há uma solução. Prepare-se para descobrir que tudo o que você achava que sabia sobre produtividade e gerenciamento de tempo está errado. Essas piscadelas vão virar a sabedoria convencional de cabeça para baixo e mostrar como esticar seu tempo, seu dinheiro e sua eficácia. Baseando-se nas percepções e experiências do famoso consultor de gestão Rory Vaden, você aprenderá os segredos de alcançar mais fazendo menos e descobrirá técnicas poderosas para multiplicar suas horas produtivas.

Nessas piscadas, você descobrirá

• como as pessoas bem-sucedidas evitam estar ocupadas;
• o que os agricultores podem ensinar sobre concentração; e
• por que seu café de US$ 5 está realmente custando US$ 35.

2. As pessoas mais bem-sucedidas nunca reclamam de estarem ocupadas.

Você já se sentiu sobrecarregado com as demandas do seu tempo? Se você fizer isso, você não está sozinho. Pesquisas mostram que o tempo que gastamos em tarefas rotineiras como se vestir, tarefas domésticas e comer pode levar 5 horas! De acordo com uma reportagem da Newsweek, simplesmente tentar encontrar nossos pertences leva sessenta minutos do dia. Adicione um trabalho em tempo integral e é uma maravilha que façamos tudo. Então, como podemos administrar melhor nosso tempo?

Surpreendentemente, o primeiro passo é parar de reclamar do quanto você tem que fazer.

Para muitos de nós, isso é difícil. Rory Vaden, por exemplo, costumava se orgulhar de dizer às pessoas como sua vida era ocupada. Quando perguntavam, ele suspirava e explicava o quanto tinha que fazer. Claro, ele estava ocupado. Pesquisas mostram que o executivo médio agora recebe impressionantes 116 e-mails por dia. Como cofundador de uma prática de consultoria global, a caixa de entrada de Vaden estava sempre cheia de demandas de seu tempo.

No entanto, olhando para trás, ele acredita que criou essa imagem de estar ocupado porque o fazia se sentir importante. Depois de conversar com pessoas altamente bem-sucedidas que maximizam suas horas produtivas, conhecidas como multiplicadores, ele percebeu que esses grandes realizadores nunca reclamam de como suas agendas estão lotadas.

Vaden perguntou a um desses multiplicadores por que eles não estavam tão ocupados quanto ele. Ela respondeu que não era que ela não tivesse muito o que fazer. Ela apenas sentiu que não fazia sentido reclamar sobre as demandas de seu tempo – isso seria um desperdício de energia mental valiosa. Em vez de se preocupar com sua lista de tarefas, ela segue em frente.

Depois de passar algum tempo com esses multiplicadores prolíficos, Vaden percebeu que aceitar suas agendas lotadas lhes dava um estado de espírito mais pacífico. Eles podem estar ocupados, mas não parecem estressados. Em vez disso, os multiplicadores assumiram a responsabilidade por suas próprias vidas e evitaram uma mentalidade de vítima.

Você pode seguir o exemplo lembrando que assumiu os compromissos que exigem seu tempo. Ao assumir esses compromissos, você se capacitará para encontrar uma solução para sua agenda sobrecarregada. Você não é vítima de suas responsabilidades – e não está muito ocupado para cuidar delas.

3. Os multiplicadores eliminam em vez de adicionar tarefas à sua programação.

A sabedoria convencional nos diz que menos é mais. No entanto, quando tentamos ser mais bem-sucedidos, tendemos a pensar no que podemos acrescentar à nossa vida para potencializar nossas conquistas. Adotamos uma nova estratégia inteligente, por exemplo, ou adicionamos aquela etapa de aumento de produtividade à nossa rotina matinal. Mas a verdade é que aumentar sua lista de tarefas não multiplicará seu tempo ou seu sucesso. Na verdade, o caminho para a produtividade está em eliminar as atividades da sua vida.

Claro, isso pode ser mais fácil dizer do que fazer. Por que? Porque a natureza humana anseia pela satisfação da realização. Assim, muitas vezes nos envolvemos em atividades triviais simplesmente para nos assegurarmos de que realizamos algo. Isso explica a prática comum, mas sem sentido, de concluir uma atividade aleatória e adicioná-la à nossa lista de tarefas simplesmente para marcá-la como concluída!

No entanto, os mais produtivos entre nós estão constantemente se perguntando quais tarefas podemos eliminar. Os multiplicadores não focam em atividades, mas em resultados. Eles sabem que o sucesso não tem a ver com o número de tarefas que você conclui, mas com a importância dessas tarefas.

Comece a multiplicar seu próprio tempo passando por tudo que você faz em um dia com uma mentalidade de eliminação. Se você está lutando, aqui estão alguns notórios desperdiçadores de tempo apenas esperando pelo empurrão.

Primeiro, elimine a televisão. O americano típico assiste mais de 34 horas de TV por semana. Isso é quase tanto tempo quanto um trabalho das 9 às 5! Some todas essas horas e você descobrirá que a pessoa média passa nove anos completos de sua vida na frente da caixa. Portanto, a menos que você já tenha eliminado essa distração desnecessária, não pode chegar ao trabalho reclamando que está muito ocupado.

Em segundo lugar, elimine algumas reuniões do seu dia de trabalho. Uma pesquisa realizada pela salario.com descobriu que 47% dos entrevistados acreditam que as reuniões são a maior perda de tempo. Da próxima vez que receber um convite para uma reunião, faça a si mesmo duas perguntas importantes: Eu realmente preciso saber o que será compartilhado nesta reunião? E eu serei chamado para tomar decisões nesta reunião? Se a resposta para ambas for não, elimine essa perda de tempo incômoda de sua agenda.

4. Os multiplicadores investem dinheiro para ganhar tempo.

Você pensa como uma pessoa rica ou como uma pessoa comum? Você pode descobrir conduzindo o seguinte experimento mental simples. Ao decidir comprar um café de $ 5, o que você pensa? A pessoa média considera apenas se tem US$ 5 no bolso para gastar. Embora essa abordagem possa inicialmente parecer sensata, a pessoa rica pensa mais alto. Em vez disso, eles consideram que, se gastarem esses $ 5 agora, é dinheiro que não podem investir em outra coisa. Em outras palavras, ter uma mentalidade rica significa ter uma mentalidade de investimento.

Crucialmente, os multiplicadores arranjam tempo para si mesmos da mesma forma que as pessoas ricas ganham dinheiro – com uma mentalidade de investimento. Vamos dar uma olhada em como o investimento gera tempo e dinheiro.

Se você não gastasse US$ 5 em café hoje, poderia investir esse dinheiro a uma taxa de juros moderada de, digamos, 8%. E, graças à mágica dos juros compostos, em 30 anos esses US$ 5 se tornarão US$ 30. Assim, uma pessoa rica entende que o custo real daquele café é de $ 35 – os $ 5 de hoje e a oportunidade perdida de ganhar $ 30 no futuro. Você realmente gastaria tanto dinheiro com café?

Os multiplicadores entendem que investimentos astutos também podem gerar tempo e dinheiro.

Por exemplo, pense em todas as horas que você gasta repetindo a mesma tarefa. Isso pode ser enviar o mesmo e-mail para vários clientes ou reinserir informações em um banco de dados. Quanto tempo você economizaria automatizando todos esses processos repetitivos? Provavelmente muito.

Infelizmente, muitas empresas não têm uma mentalidade de investimento. Como consultor de gerenciamento, o autor ouviu inúmeros executivos dizerem que adorariam usar mais automação, mas não podem pagar. Essa relutância pode parecer razoável, mas a verdade é que as empresas não podem deixar de investir em automação. Assim como os $ 30 futuros que você perde se comprar aquele café hoje, o custo oculto de não investir seu dinheiro em automação está desperdiçando seu tempo amanhã.

Portanto, não perca mais tempo do seu futuro. Em vez disso, dê a si mesmo permissão para automatizar hoje.

5. Economize tempo e dinheiro delegando tarefas.

Algumas coisas na vida só precisam ser feitas. Se você tem uma tarefa que não pode ser eliminada ou automatizada, ela é importante o suficiente para receber atenção humana. Mas se você é um trabalhador com pouco tempo, não entre em pânico – você pode apenas delegar. Considere tudo o que você faz diariamente, desde tarefas domésticas até atualizações de planilhas. Agora pergunte a si mesmo: outra pessoa poderia fazer isso por mim? Para a maioria das tarefas, a resposta provavelmente é sim.

Então, por que mais de nós não economizamos tempo delegando?

Com muita frequência, nos preocupamos que a outra pessoa não atenda aos nossos padrões exigentes ou conclua o trabalho a tempo. E logo, começamos a contar a nós mesmos a mesma velha história - é mais rápido se eu fizer isso. Mas isso provavelmente não é verdade.

Vamos imaginar, por exemplo, que você gaste cinco minutos de cada dia de trabalho realizando uma determinada tarefa. Depois de decidir delegar essa tarefa, você também dedicará 150 minutos do seu tempo para ensinar alguém a fazê-lo. Por que 150 minutos? Bem, os especialistas das escolas de negócios aconselham que, para cada minuto que uma tarefa leva para você terminar, você deve investir trinta minutos treinando outra pessoa para concluí-la. Isso é conhecido como a regra 30x.

Neste ponto, você pode pensar que realmente seria mais rápido fazer a tarefa sozinho. Mas agora considere que o tempo que você gasta nessa tarefa de cinco minutos funciona como 1.250 minutos em um ano de trabalho de 250 dias. Portanto, mesmo que você gaste 150 minutos ensinando, ainda economizará 1.100 minutos por ano.

Muitas pessoas acreditam que não podem delegar. Afinal, ninguém vai trabalhar de graça. Mas antes de tomar essa decisão, lembre-se de que tempo também é dinheiro. Se, por exemplo, você ganha um salário anual de $ 100.000 por ano, isso é uma taxa horária de $ 40. Assim, delegar esses 1.100 minutos liberará mais do seu tempo para gastá-lo ganhando dinheiro. E desde que a taxa horária da outra pessoa seja menor que a sua, você ainda terá lucro.

Portanto, não tente fazer tudo sozinho. Use outro par de mãos para multiplicar seu tempo.

6. Esperar até o último minuto pode economizar seu tempo.

Visite um lago ao pôr do sol e poderá encontrar um pescador com uma linha de peixes recém-pescados. Mas dê uma olhada no meio da manhã e você não o verá pescando nenhum peixe, não importa quanto tempo ele fique lá. Por que? Porque os peixes mordem ao entardecer e ao amanhecer, não às 11h. Isso mostra que o sucesso não é apenas agir ou quanto tempo você gasta fazendo algo. Na vida, assim como na pesca, também é esperar o momento certo.

Com isso em mente, dê a si mesmo permissão para procrastinar.

Mas antes de começar a assistir TV em vez de ir à academia, vamos esclarecer algumas coisas. A procrastinação de que estamos falando aqui não é adiar algo que você deveria fazer porque não quer. Em vez disso, estamos falando de ter paciência para esperar até o momento ideal para agir. E como todo multiplicador sabe, a paciência pode economizar muito tempo.

Vamos considerar um empresário que gosta de terminar sua lista de tarefas mensais o mais rápido possível. Quando chega um pedido de um produto com vencimento em quinze dias, ela o empacota assim que desliga o telefone com o cliente. Mas e se esse cliente ligar de volta para alterar ou cancelar o pedido? Nesse cenário, ela gastaria tempo e possivelmente dinheiro desempacotando tudo e começando tudo de novo. Em contraste, se ela tivesse esperado pacientemente até o dia anterior ao parto, poderia ter levado em consideração as alterações e economizado minutos preciosos.

Esta história destaca a principal razão pela qual a paciência é tão importante. Ele permite que você se adapte a mudanças imprevisíveis, seja uma mudança no clima, no mercado de ações ou nos requisitos de um cliente. Em nosso mundo moderno acelerado, as coisas tendem a mudar a uma velocidade vertiginosa. Portanto, não tenha medo de um pouco de procrastinação e tenha paciência para esperar e ver.

7. Os multiplicadores focam toda a sua concentração em suas prioridades.

Durante a época da colheita, um agricultor trabalha 18 horas por dia. Ficar doente, cansado ou fazer uma pausa na carreira não é uma opção. Ela tem apenas uma pequena janela para colher suas colheitas e garantir seu sustento pelo resto do ano. O resto de nós pode aprender algo com o agricultor da colheita. Às vezes, sua única opção é concentrar toda a sua energia na tarefa em mãos.

Até agora, aprendemos como multiplicar seu tempo eliminando, automatizando, delegando e procrastinando. Mas se você não pode fazer nenhuma dessas coisas, então a tarefa deve se tornar sua prioridade. Quando se trata de prioridades, a melhor maneira de lidar com elas é dar-lhes toda a atenção.

Em um mundo agitado, isso nem sempre é uma tarefa simples. Mas, surpreendentemente, os melhores multiplicadores do mundo usam certas ferramentas para ajudá-los a se concentrar.

A pesquisa da empresa de consultoria do autor descobriu que menos de 10% das pessoas relatam usar um plano abrangente por escrito para alocar seu tempo a cada semana. No entanto, impressionantes 85% dos multiplicadores usam esse tipo de programação. Por que? Porque os multiplicadores entendem como as distrações podem ser prejudiciais para alcançar suas prioridades, então eles os excluem de sua rigorosa agenda.

No entanto, fazer um cronograma e cumpri-lo não é suficiente. Quando você se senta para se concentrar em sua prioridade, precisa trazer toda a sua mente, não apenas seu corpo, para a mesa. Muitas vezes, nossas mentes vagam em vez de se concentrar na tarefa à nossa frente. Deixe que o que você está trabalhando absorva completamente sua atenção. Somente concentrando-se totalmente, você pode realmente tornar algo sua prioridade.

Por fim, lembre-se de que você só pode ter uma prioridade por vez. Por sua própria definição, uma prioridade é algo que vem antes de tudo. Portanto, não comece a pensar em sua família quando se sentar para se concentrar em um problema de negócios. Embora essas duas coisas possam ser suas prioridades, quando você se senta para se concentrar em algo, esse deve ser seu foco principal. Caso contrário, não é realmente uma prioridade.

8. A boa gestão do tempo também deve ser uma prioridade para as organizações.

Quanto tempo você e seus colegas estão perdendo no local de trabalho? Pode ser muito mais do que você pensa. Uma pesquisa com 10.000 pessoas conduzida pela consultoria do autor constatou que o entrevistado médio perde 2,09 horas em atividades irrelevantes por dia! Essas estatísticas chocantes provam que o gerenciamento de tempo não deve ser apenas uma aspiração pessoal, mas um imperativo comercial.

Vamos calcular quanto todo esse tempo perdido custa às empresas nos Estados Unidos. O americano médio, por exemplo, ganha $ 39.795 anualmente, o que equivale a cerca de $ 19 por hora. Portanto, essas 2,09 horas somam um custo anual de US$ 10.396 para os empregadores. E isso é apenas para um funcionário!

Mas, apesar do alto preço do tempo perdido, as empresas geralmente estão mais interessadas em economizar dinheiro.

A maioria das empresas nunca operaria sem definir orçamentos, controlar suas despesas ou revisar suas demonstrações financeiras. Em contraste, a maioria das empresas não tem nenhuma estratégia formal para lidar com a questão do que está desperdiçando o tempo da empresa. Essa falha em reconhecer o tempo como um recurso valioso e finito é um grande problema para as organizações. Afinal, sua empresa sempre pode recuperar o dinheiro perdido, mas o tempo, uma vez gasto, acaba para sempre.

Felizmente, há uma solução. Sua empresa precisa começar a pensar como um multiplicador, e cada um de seus funcionários também. Essa mudança radical pode não ser fácil, mas pense nos benefícios. Imagine um local de trabalho onde todas as tarefas inúteis são eliminadas e as atividades são delegadas à pessoa com o conjunto certo de habilidades. Nesse tipo de negócio, cada equipe sabe quando agir e quando ser paciente, e os indivíduos se concentram em sua prioridade atual sem distrações.

Não seria um lugar produtivo e lucrativo para trabalhar? Se você pensa assim, comece a fazer acontecer sendo a mudança que deseja ver e procrastinando de propósito. Aumente seus próprios resultados e não demorará muito para que seus colegas comecem a seguir seu exemplo.

9. Conclusão

Indivíduos e organizações estão desperdiçando seu precioso tempo todos os dias, resultando em enormes custos financeiros e de produtividade. Recupere o controle de sua programação diária avaliando cuidadosamente suas atividades diárias e determinando o que pode ser eliminado, o que pode ser delegado e o que deve se tornar uma prioridade atual ou futura.

Conselho acionável:

Multiplique sua vida útil.

Uma das maneiras mais profundas de ter mais tempo para si mesmo é cuidar do seu corpo. Afinal, se você deixar de se exercitar e se alimentar de forma saudável hoje, é mais provável que tenha problemas de saúde no futuro. Portanto, gaste alguns de seus preciosos minutos e dinheiro cozinhando comida de verdade todas as noites e não pule uma ida à academia. Lembre-se, investir em sua saúde hoje pode multiplicar seus anos na terra.