Resumo do livro Work Simply by Carson Tate

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1. Trabalhe de forma mais produtiva sendo você mesmo.

Quem não quer administrar melhor seu tempo? Todo executivo ocupado em um ponto ou outro foi seduzido por truques ou ferramentas de gerenciamento de tempo que prometem enormes ganhos de produtividade.

O problema com essas abordagens é que muitas vezes são soluções de tamanho único - o que significa que não são uma solução.

Essas ferramentas não levam em consideração que cada pessoa usa seu tempo de maneira diferente e, portanto, precisa de uma solução individual para gerenciar o tempo de maneira mais eficaz.

Nas piscadas seguintes, você verá que não consegue administrar o tempo como se fosse um funcionário indisciplinado. Depois de perceber isso, você encontrará um caminho melhor para trabalhar com mais eficiência; uma maneira que melhor corresponda à sua personalidade, com o resultado de que você será capaz de fazer mais.

Depois de ler essas piscadelas, você aprenderá

• qual personalidade de produtividade você é;
• por que você simplesmente não consegue planejar o tempo; e
• como prestar mais atenção ao funcionamento do seu cérebro.

2. Encontre o seu estilo de produtividade. Descobrir que tipo de pessoa você realmente é ajudará.

Já lhe disseram que você é um pensador do “cérebro esquerdo” ou do “cérebro direito”?

Se sim, você já sabe o que há de errado com tantas teorias de gerenciamento de tempo e produtividade. Essas ferramentas pensam que “um tamanho serve para todos”. Portanto, faça mais listas, dizem eles, e você melhorará.

No entanto, todo mundo tem sua própria maneira de trabalhar, e o que ajuda uma pessoa a ser mais produtiva pode ser contraproducente para outra. É por isso que a maneira mais eficaz de começar a trabalhar melhor é examinar a si mesmo e abordar seu trabalho de uma forma que se adapte à sua personalidade.

É aqui que a avaliação do estilo de produtividade pode ajudar.

Uma avaliação de estilo de produtividade é um teste baseado nas descobertas do gerente de educação gerencial da General Electric, Ned Herrmann. Ele examina como o cérebro percebe, processa, compreende, gerencia e comunica informações.

Em outras palavras, uma avaliação de estilo de produtividade explica como as pessoas trabalham!

Embora existam muitas personalidades diferentes, o modelo de Hermann oferece quatro estilos específicos como um guia para iniciar sua avaliação. Qual estilo você é?

O primeiro é o priorizador. Ela é eficiente com seu tempo e usa dados, análises criteriosas e lógica para abordar e resolver problemas. No trabalho, ela prioriza as tarefas mais importantes e se irrita quando os colegas conversam enquanto há trabalho a ser feito.

O segundo é o planejador. Ele adora fazer listas, organizar dados e fazer as coisas em uma determinada ordem. Quando ele chega ao trabalho, ele revisa sua agenda e balança a cabeça para algum projeto de última hora que seus colegas mais desorganizados estão lutando para terminar.

O terceiro é o arranjador, que confia em seu instinto para tomar decisões. Ele trabalha bem com outras pessoas e gosta de apresentar informações visualmente, como em um fluxograma colorido. Sua principal preocupação: “Como essa decisão fará as pessoas se sentirem?”

E, por último, há o visualizador, que pode entrar em uma discussão acalorada e encontrar uma maneira de reorganizar todos os pontos-chave que resolvam os problemas de todos. Ao tomar decisões, ela odeia ser arrastada pelos dados, mas coletará as informações de todos e as sintetizará em algo novo - mesmo que seja contrário "à maneira como sempre foi feito".

3. Você pode ganhar dinheiro, mas não pode ganhar tempo. Faça uma lista de tarefas principais para organizar seu tempo com sabedoria.

Depois de entender que você pode controlar seu presente e seu futuro, é hora de agir! A melhor maneira de fazer isso é pensar de forma diferente sobre como você aborda o gerenciamento de tempo.

O problema é que o tempo não é realmente administrável. Não podemos fazer o tempo se curvar às nossas regras. É, no entanto, o nosso recurso mais importante.

Isso é o que o professor Randy Pausch enfatizou em sua famosa palestra e livro de 2007, The Last Lecture. Pausch sofria de câncer terminal e, como parte de sua palestra, disse a seus alunos que, embora muitas vezes seja possível ganhar mais dinheiro, ganhar mais tempo não é.

Considere, então, como seria seu orçamento de tempo.

Para lidar com o desafio do tempo, você deve planejar suas atividades diariamente, semanalmente e mensalmente, para que possa gastar seu tempo da maneira mais eficiente possível. Também ajuda a escrever uma lista de tarefas principal.

Uma lista de tarefas mestre contém todas as coisas que você precisa fazer para atingir seus objetivos. Depois de fazer isso, organize essas coisas em duas categorias: ações do projeto e próximas ações.

As ações do projeto são tarefas abrangentes que exigem etapas de ação menores e podem levar dias ou meses para serem concluídas, como reorganizar sua cozinha ou planejar uma oficina externa.

A próxima ação é um único passo, algo que o leva adiante. Estes devem ser listados começando com um verbo de ação, por exemplo: Ligue para Adam. Ou talvez: Revise o discurso.

O objetivo de uma lista principal de tarefas é liberá-lo do fardo de manter a quantidade inumerável de tarefas que você deseja concluir nadando em sua cabeça, tudo ao mesmo tempo.

Anotar tudo o que você precisa fazer - social e  profissionalmente - dá a você a chance de agir e permite repensar e revisar quaisquer ações futuras.

4. Você precisa de força de vontade para controlar sua própria atenção. Conheça suas fraquezas e encontre um equilíbrio.

Você já se sentiu como se não conseguisse prestar a devida atenção? É vital que você aproveite essa habilidade, pois o que você presta atenção tem um impacto significativo na sua produtividade e na sua felicidade.
A atenção é um recurso precioso e você precisa de força de vontade para dirigi-la e controlá-la.

A cada dia, você pode dedicar sua atenção a um número limitado de coisas, pois a atenção não é infinita. No entanto, quanto melhor você for capaz de controlar seu foco, mais poderá alcançar. Isso ocorre porque focar claramente em uma tarefa evitará que você se distraia com outros objetivos.

Concentrar sua atenção contém diferentes desafios para diferentes tipos de personalidade. Lembre-se do seu tipo de personalidade e veja se algum desses detalhes se aplica a você.

Um visualizador pode se envolver em detalhes irrelevantes e perder a noção do objetivo principal. Arranjadores tendem a esquecer seus verdadeiros objetivos e se tornar submissos, devido a sua necessidade de serem apreciados. Os priorizadores podem forçar demais sua primeira prioridade, deixando pouco espaço para qualquer outro trabalho; enquanto os planejadores muitas vezes perdem grandes oportunidades quando se esquivam de ideias mais abstratas.

Embora diferentes peculiaridades de personalidade certamente tornem o gerenciamento de atenção um desafio, a realidade é que todos nós precisamos lutar por nossa atenção diariamente.

Em 2005, a Basex, uma empresa de pesquisa de tecnologia da informação, informou que quase um terço das horas de trabalho são desperdiçadas em interrupções e distrações. Como os smartphones se tornaram comuns, essa estatística provavelmente é excessivamente otimista.

A atenção ao trabalho deve ser equilibrada com a atenção a outras coisas da vida. Suas rotinas diárias devem complementar sua atenção. Algumas pessoas ficam mais concentradas depois de uma caminhada, enquanto outras se concentram melhor depois de malhar.

Os hábitos alimentares e de sono devem funcionar com seus padrões de atenção da mesma forma que ouvir música ou alternar o tempo sozinho ou socializar.

A chave é encontrar as atividades que apóiam sua atenção e cumpri-las!

5. Como você pensa e como você trabalha é o que é único para você – aceite isso, não lute contra isso!

Pare por um momento e considere como sua mente trabalha a seu favor ou contra você. A verdade é que nossas mentes podem realmente nos sabotar! Mas nós temos o poder de mudar isso.

Primeiro, você precisa perceber que só pode processar uma certa quantidade de informações de uma só vez. Isso geralmente significa receber cerca de dois a três blocos de informações por vez. É por isso que a maioria de nós luta para lembrar mais do que alguns nomes de pessoas que acabamos de conhecer.

Processamos informações de forma subconsciente e não sistemática, mas existem padrões de acordo com nosso estilo de produtividade.

Lembra como não podemos administrar o tempo? Tentar fazer isso é como tentar forçar pinos quadrados em buracos redondos. É por isso que as abordagens de gerenciamento de tempo são ineficazes e geralmente se baseiam em cronogramas sem sentido, sem levar em consideração a personalidade ou o estilo de produtividade de um indivíduo.

Se você prioriza e o design da web é a coisa mais importante para você no momento, pode ser útil dedicar o máximo de tempo possível, mesmo que pareça muito a princípio. A longo prazo, você obterá os melhores resultados, porque é uma tarefa que você tinha que fazer.

O que não faria sentido é se você lidasse com seu problema de produtividade exatamente da mesma maneira que qualquer outro web designer. Você é você mesmo; você tem sua própria personalidade e estilo de produtividade. Descubra o que funciona para você e não aceite uma abordagem padronizada como regra!

Como o tempo é linear, muitas vezes sentimos que precisamos fazer as coisas de maneira linear. No entanto, a menos que você já seja um planejador ou priorizador, essa abordagem pode funcionar contra seu estilo de produtividade.

Por exemplo, como visualizador, você pode coletar informações de vários lugares diferentes, o que pode lhe dar inspiração para seu próximo projeto. Porém, se você se forçar a pensar de maneira mais linear, acabará prejudicando sua criatividade.

Resumindo, encontrar e manter seu próprio estilo de pensar e trabalhar o ajudará a atingir todo o seu potencial!

6. Conclusão

A mensagem principal deste livro:

Para lembrar as principais lições dessas piscadelas, lembre-se da frase "Conheça o TWIST": você precisa se conhecer, aprender a administrar seu tempo, ter força de vontade para se concentrar nas tarefas em mãos e encontrar seu próprio ESTILO de produtividade.

Conselho acionável:

Conheça a si mesmo e como você trabalha.

Da próxima vez que iniciar um projeto, faça anotações sobre a tarefa, especialmente como ela se encaixa em seu objetivo e o quanto você gostou de executá-la. Faça isso alguns dias seguidos e você obterá informações práticas sobre como ajustar seu estilo de trabalho para melhor se adequar à sua personalidade e tornar o trabalho mais leve em suas tarefas diárias.